Los servicios son actividades que ofertamos en nuestro centro. Cada uno de los servicios tienen características propias como tarifa, horario, duración y otras funciones que veremos a continuación.
Para configurar nuestras servicios accedemos a la sección Servicios y pulsamos en el botón Añadir servicio.
Una vez seleccionada esta opción vemos la pantalla para configurar el servicio. En este apartado introducimos el nombre del servicio, la capacidad máxima por sesión y pulsamos en Crear servicio.
Configuración del servicio
Los servicios son las actividades que ofertamos en nuestro centro. Cada uno de los servicios tiene características propias como precio, horario, duración y otras funciones que veremos a continuación.
Los campos básicos para crear un servicio son los siguientes:
Nombre: nombre del servicio.
Grupo de actividades: permite asignar un grupo al servicio para mantener una buena organización. No es necesario que los servicios tengan un grupo asignado.
Descripción: descripción del servicio.
Modalidad: si es presencial, online vía Streaming o con un proveedor externo.
Tarifa aplicada: selecciona la tarifa (o tarifas) que proporcionan el saldo para reservar en el servicio.
Capacidad máxima por sesión: número máximo de personas que podrán reservar en la misma sesión.
Enviar una notificación al profesional asignado a las sesiones en caso de reservas o cancelaciones inminentes (sólo TIMP Express por el momento).
Configuración de aplicación y web
Una vez completadas las partes anteriores, configuramos la actividad en función de nuestro centro. Para ello, accedemos a la apartado de Aplicación y Web.
Este es el apartado más importante de la configuración de la actividad. Ya que en este apartado configuramos el modo en que nuestros clientes acceden al servicio.
Acepto reservas a: el tiempo antes en que los clientes pueden reservar una sesión en este servicio. Tienes la opción de configurar horas, días, meses y años.
Se admiten reservas hasta estas horas antes del inicio: el tiempo previo en el que permito que mis clientes reserven en este servicio.
Se aceptan cancelaciones sin coste hasta: tiempo antes en que permito que las cancelaciones de reserva no consuman saldo. Una vez pasado este tiempo no se devolverá el saldo de la reserva al cliente.
Enviar 2:30 horas antes una notificación a mis clientes para que confirmen asistencia: dos horas y media antes del tiempo máximo de cancelación sin coste se envía una notificación al cliente para recordarle la cita en la que puede cancelar la reserva.
Enviar recordatorio con anterioridad: tiempo antes en que enviamos una notificación para recordar la cita al cliente.
Aceptar reservas de clientes sin saldo y dejarlas pendientes de pago: una de las opciones más importantes de este apartado, ya que decidimos si vamos a dejar que los clientes reserven sin saldo.
Sólo permitir una reserva confirmada por persona y día: permitir más de una reserva el mismo día en el mismo servicio.
Sólo permitir una reserva confirmada por persona y día entre todos los servicios que tengan esta opción activa: permitir más de una reserva el mismo día en todos los servicios que selecciones esta opción.
Permitir a los clientes gestionar las autoreservas de este servicio: permites que los clientes puedan activar a sí mismos una reserva automática.
Mostrar el profesional que imparte cada sesión: aparece el nombre del profesional que imparte la sesión.
Mostrar los recursos de cada sesión: el cliente puede ver el recurso asociado a la sesión.
Mostrar la cantidad de personas que hay en cada sesión: el cliente puede ver cuántas personas hay en cada sesión. Si en una sesión caben 10 personas y hay 5 reservas, la sesión mostrará 5/10.
No listar este servicio en los flujos de reserva a los clientes sin saldo disponible o reservas a futuro: los clientes que no tengan una cuota con saldo disponible (Quedan y En uso) o reservas futuras para este servicio no podrán verlo en la aplicación.
Ocultar este servicio en las aplicaciones: los clientes no verán el servicio en la aplicación y no podrán reservar.
Permitir a los clientes dejarme una observación en sus reservas: los clientes que reserven una sesión podrán dejar un comentario en la reserva (Por ejemplo, "Llegaré 5 minutos tarde").
Mensaje a mostrar en las reservas: se habilita un cuadro de texto para que se pueda escribir cualquier detalle en la sesión (Por ejemplo, "Se ruega puntualidad").
Por último podrás elegir entre las siguientes opciones para configurar el proceso de Hueco en cola:
Minutos para aceptar un hueco libre al estar en cola: tiempo que tendrán los clientes para aceptar el hueco en cola. En este apartado tienes la opción de No permitir ponerse en cola para desactivar esta función.
Notificar hueco en cola:
Todos a la vez: envía la notificación a todos los clientes al mismo tiempo. El primero que acepta el hueco disponible realiza la reserva y el resto se mantiene en cola. Si nadie acepta el hueco en cola todas las reservas (en cola) son canceladas.
En orden de reserva: enviar una notificación siguiendo el orden de las reservas en cola. El cliente tiene el tiempo seleccionado para aceptar el hueco en cola y si no lo acepta se envía la notificación al siguiente cliente.
En esta última opción tienes la posibilidad de Priorizar clientes sin otras reservas. Lo que provocará que los clientes que ya tengan una reserva de ese servicio el mismo día se pongan automáticamente en la última posición del hueco en cola para dar prioridad a los otros clientes.
Funcionamiento del apartado "Acepto reservas a..." de los Ajustes del servicio
En el apartado Acepto reservas a tenemos un desplegable en el que indicamos el plazo máximo en el que aceptamos una reserva.
¿Cómo funcionan los plazos que podemos establecer?
En la anterior imagen hemos indicado que permitimos reservar a 1 día vista, lo que significa que los clientes podrán reservar desde el principio del día anterior.
Es decir, si la sesión empieza a las 10h del miércoles día 13, los clientes podrán empezar a reservar a partir de las 00h del martes día 12.
En contra, tienes la opción de introducir 24 horas vista para que tus clientes puedan reservar desde la hora exacta del día anterior.
Por ejemplo, si la sesión empieza a las 10h del miércoles día 13 tus clientes podrán reservar a partir de las 10h del martes día 12.
Configuración de Calendario
En los Ajustes del servicio / Calendario también indicamos la duración de las sesiones.
El campo Ofertar cada se utiliza para establecer cada cuánto tiempo se oferta una sesión del servicio.
A continuación, aparecen las Opciones de calendario y vemos lo siguiente:
Ocultar sesiones en los calendarios de gestión del centro si no tienen reservas: el servicio no aparece en el calendario hasta que tenga un reserva (aunque esté fijada en la configuración horaria). Para visualizar las sesiones del servicio hay que pulsar la opción de Sesiones ocultas.
Fusionar las sesiones que sucedan en el mismo horario: si hay dos sesiones al mismo tiempo impartidas por dos profesionales distintos, en lugar de salir dos sesiones separadas; el Calendario mostrará un solo servicio con el doble de capacidad.
— Priorizar profesionales automáticamente para optimizar la disponibilidad de otros servicios: en las sesiones fusionadas, se coloca en primera posición a los profesionales que no estén ofertando otros servicios en la misma franja horaria.
Por último, en el color para estadísticas y listados: puedes elegir el color del servicio que aparecerá en el apartado Calendario.
Ajustes del servicio: Timpy
La configuración de los servicios en Timpy te permite ofertarlos en la app.
Para ofertar el servicio en Connect debes configurarlo desde los Ajustes de cada servicio. Accede a los Ajustes del servicio y busca el apartado Timpy.
Nombre del servicio*: elige un nombre genérico que permita encontrarlo con facilidad a través de la aplicación.
Descripción*: indica lo que incluye el servicio para que los clientes se sientan atraídos a reservar en tu centro.
Categoría*: categoría en la que se englobará el servicio dentro de la aplicación.
Palabras clave*: elige palabras clave que tienen que ver con tu negocio para facilitar la búsqueda del servicio en las aplicaciones.*
Avatar*: imagen que va aparecer destacada en el horario del servicio en Timpy.
Precio original del servicio*: precio estándar de una sesión en tu centro.
Precio con descuento para Timpy*: precio para los usuarios que reserven a través de Timpy. Debe ser un precio inferior al importe original del centro.
IVA: apartado destinado a configurar el porcentaje de IVA que se aplica a la venta.
Activar ofertas de última hora: apartado para activar promociones de ultima hora en el servicio. Aquí se puedo elegir las horas antes para activar la promoción y el descuento que se aplica.
Pago a través de la aplicación: indica si quieres que te realicen el pago a través de la aplicación o que puedan reservar sin necesidad de pagar y que te paguen en el centro.
A continuación, añade el tiempo de antelación con el que se puede cancelar la reserva sin coste, ya que mientras no haya empezado la sesión siempre podrán cancelar la plaza.
Por último, informar que los servicios ofertados en Timpy siempre se ofertan a siete días vista, nunca permiten ponerse en cola y las franjas tienen que estar fijadas en la configuración horaria.
*estos campos son obligatorios para que el servicio se oferte en Timpy.
Preguntas frecuentes:
Ejemplo configuración servicio grupal e individual.
Configuración servicio grupal:
La siguiente configuración la aconsejamos para todas aquellos servicios de carácter grupal en los que los clientes tienen una reserva automática activa y pagan una mensualidad.
En este caso, sugerimos la siguiente configuración en las opciones de Aplicación y Web:
El punto más importante de este apartado es que no permitimos a los clientes que reserven sin saldo: Aceptar reservas de clientes sin saldo y dejarlas pendientes de pago.
Ya que nuestro objetivo es conseguir que los clientes solamente reserven las clases por las que tengan saldo. Las clases que tienen contratadas. En resumen, que no disfruten de clases por las que no han pagado.
De este modo, exigimos al cliente que para poder reservar otro día que no sea su habitual: primero cancele su reserva, libere el saldo y luego reserve otro día.
Por otra parte, deshabilitamos el apartado de Enviar recordatorio con anterioridad porque ya hemos activado una confirmación de asistencia que sirve como recordatorio. Al ser un cliente recurrente no es necesario recordarle la clase a la que acude todas las semanas el mismo día a la misma hora.
Por último, te aconsejamos leer el artículo para ver la configuración estándar de una cuota tipo mensualidad muy útil para este tipo de centros.
Configuración servicio individual:
La siguiente configuración la aconsejamos para todas aquellos servicios de carácter individual en los que los clientes no tienen una clase fija y pagan sesiones sueltas o bonos de mayor duración (no mensualidades).
En este caso, sugerimos la siguiente configuración en el apartado de Aplicación y web:
En este tipo de servicio es usual que el cliente nos pague una vez haya finalizado su sesión, por lo que debemos dejar marcada la opción de Aceptar reservas de clientes sin saldo y dejarlas pendientes de pago.
De este modo, los clientes con poca recurrencia al centro y que no tengan una cuota vigente podrán reservarnos sin ningún problema. Y una vez realizada la sesión haremos la venta desde el centro.
Además, en estos casos es interesante activar la opción de Enviar el recordatorio con anterioridad y activar el envío a través de SMS. Ya que hablamos de sesiones de carácter individual en las que si el cliente no viene perdemos un tiempo que podríamos invertir en otras reservas.
Para finalizar, en la siguiente imagen puedes ver el resto de opciones avanzadas que podríamos introducir en un servicio individual:
Únicamente mencionar la opción de Ocultar sesiones en los calendarios generales de gestión del centro si no tienen reservas. Ya que esta opción solamente la activaremos cuando tengamos más de tres servicios individuales ofertadas por un mismo profesional. En el resto de casos la dejaremos desmarcada.
Mismo servicio con diferente duración
En algunos centros es habitual que un mismo servicio tenga duraciones distintas. Por ejemplo, podemos realizar sesiones de Fisioterapia de 30' y sesiones de Fisioterapia de 60'.
En estos casos, lo mejor es crear un grupo con el nombre del servicio y dentro del mismo añadir ls distintos servicios detallando su duración.
De este modo, el cliente verá los servicios del mismo modo en la aplicación. Es decir, primero escogerá el grupo y luego decidirá si quiere reservar en un servicio de 30' o 60' minutos.
En el ejemplo anterior, hemos creado un grupo llamado Fisioterapia y luego dos servicios llamados Fisio 30' y Fisio 60' indicando la duración de cada una de ellas.
¿Cómo gestiono que mis clientes puedan reservar más de una vez por día?
En los Ajustes del servicio, en el apartado Aplicación y web tenemos la opción de Solo permitir una reserva confirmada por persona y día.
Marcando esta casilla indicamos al programa que el cliente solamente puede tener una reservada confirmada al día en este servicio.
¿Cómo permito a mis clientes reservar sin saldo?
Para permitir a nuestros clientes hacer reservas sin saldo tenemos que configurarlo desde los Ajustes del Servicio.
En el apartado Aplicación y web, simplemente tenemos que desmarcar la opción de Aceptar reservas de clientes sin saldo y dejarlas pendientes de pago.
De este modo, nuestros clientes podrán realizar reservas en este servicio sin necesidad de tener saldo.
¿Cómo gestiono que mis clientes puedan reservar más de una vez por día?
En los Ajustes del servicio, en el apartado Aplicación y web tenemos la opción de Solo permitir una reserva confirmada por persona y día.
Marcando esta casilla indicamos al programa que el cliente solamente puede tener una reservada confirmada al día en este servicio.
¿Por qué aparecen los servicios como "Sin sesiones futuras"?
En ocasiones, al acceder al apartado Servicios nos aparecen todos como Sin sesiones futuras.
Esto significa que actualmente estos servicios no están ofertados en nuestra configuración horaria. Por lo que no podremos hacer reservas en el Calendario del panel ni nuestros clientes podrán reservar desde la aplicación móvil.
También pueden aparecer de este modo debido a que en los Ajustes del servicio no se encuentra dentro del rango en que permitimos reservar en este servicio.
¿A qué se refiere la fecha de la columna "Disponible hasta" de los servicios?
Apartado 'Disponible hasta' de las actividades
En el apartado Servicios del menú lateral aparece la columna 'Disponible hasta' con la fecha hasta la que se puede reservar al servicio a través de la aplicación.
Esta fecha se calcula teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Sesiones propagadas a través de la configuración horaria.
Sesiones creadas de manera puntual en el Calendario del centro.
Respeto de las opciones de "se permiten reservas a X días vista y con X horas de antelación" configurado en los Ajustes del servicio.
Por tanto, la fecha hace referencia a la última sesión que el cliente puede reservar a través de la aplicación o la web de reservas.