Una tarifa es un elemento que engloba cuotas. Las tarifas sirven para enlazar los servicios con las cuotas que vendemos a los clientes para que puedan reservar en estos servicios.

En otras palabras, las tarifas contienen diferentes tipos de cuotas que dan acceso al mismo servicio/s. Generalmente, creamos una tarifa para cada uno de nuestros servicios. 

Uno de los apartados más importantes de la configuración de la cuota es el Periodo. Ya que determina la caducidad de la cuota y el número de sesiones otorgadas al cliente.

A continuación, tienes la explicación de las diferentes opciones de este apartado:

En el Centro de ayuda encontrarás toda la información de la Configuración avanzada de las cuotas y no dudes en contactar con Soporte para que te ayudemos a perfilar tus cuotas.

Los Días extra de caducidad sirven para dar al cliente un margen de tiempo más amplio en el que recuperar sus clases.

Los Días extra de caducidad están creados con el fin de que el cliente pueda recuperar sesiones canceladas (dentro del plazo permitido) o no consumidas. Por este motivo, las reservas automáticas solamente podrán ser canjeadas durante el periodo de vigencia de su cuota.

Además, es importante conocer que los Días extra de caducidad solamente funcionan mientras el cliente tenga una cuota vigente de cualquier tarifa que el servicio tenga asociada.

Esto significa que el cliente sólo podrá disfrutar del saldo en los Días extra de caducidad mientras esté pagando una cuota con fecha de caducidad vigente.

Por lo tanto, para poder utilizar los Días extra de caducidad deben cumplirse las siguientes condiciones:

Desde TIMP, solamente aconsejamos el uso de los Días extra de caducidad en el caso que tengamos actividades con autocompras y reservas automáticas. Para el resto de casos los Días extra de caducidad no son útiles y la mejor opción es tener un periodo de vigencia más largo o utilizar los Días de gracia.

Puedes añadir Días extra de caducidad a una cuota ya vendida al cliente. De este modo, podrá seguir recuperando las clases de la cuota una vez terminado su periodo de vigencia.

En la ficha del cliente seguimos los siguientes pasos:

En la ventana que aparece a continuación indicamos los Días extra de caducidad que queremos aplicar a la cuota. En el ejemplo, 30 días extra.

Al pulsar en Actualizar venta el programa añade los días extra a la cuota manteniendo el saldo en la misma situación que se encontraba (en uso, usado o consumido):

Los Días extra de caducidad siempre aparecen entre paréntesis.

Los Días de gracia sirven para alargar el periodo de vigencia de una cuota sin ningún tipo de condición. Ya que a diferencia de los Días extra de caducidad, los Días de gracia no necesitan tener ninguna cuota activa para que el cliente pueda utilizar el saldo.

Añadir Días de gracia a la cuota de un cliente es el modo más sencillo para alargar la vigencia de la cuota y que el cliente pueda seguir utilizándola más allá de su periodo de caducidad.

En la ficha del cliente seguimos los siguientes pasos:

En la ventana que aparece a continuación indicamos los Días de gracia que queremos aplicar a la cuota. En el ejemplo, 30 días de gracia.

Al pulsar en Actualizar venta el programa alarga la vigencia de la cuota manteniendo el resto del saldo en la misma situación que se encontraba (en uso, usado o consumido):

De este modo, las cuotas con Días de gracia aparecerán marcadas con una estrella para identificarlas a simple vista.

A continuación detallamos algunas de las opciones avanzadas en la configuración de la cuota.

Cuando configuramos una cuota con la opción Cada semana del mes (caducidad mensual o semanal) el programa calcula el número de semanas del mes y otorga el saldo necesario para cada una de estas semanas.

Por defecto, esta cuota tiene la peculiaridad de que las sesiones de la semana puente del cambio de mes son bloqueadas para no permitir su uso fuera de esa misma semana.

A continuación, vemos la visualización de una cuota con esta configuración:

Si no queremos que nuestros clientes tengan esta limitación de uso en su saldo, podemos desbloquear el saldo de la semana del cambio de mes para que pueda utilizarse a lo largo del mes.

Para ello, accedemos a la Configuración avanzada de la cuota desde el apartado Tarifas y desmarcamos la siguiente opción:

De este modo, eliminamos esta limitación y el cliente puede utilizar su saldo a lo largo de todo el mes.

De todos modos, TIMP sigue calculando semanas completas y en función de esto le asigna un número de sesiones u otro (cuatro o cinco semanas). El cliente podrá consumir este saldo a lo largo de todo el mes, incluidos los días que pertenecen al siguiente mes y que están en la semana puente.

Con esta opción desmarcada, la visualización de la cuota es la siguiente:

En ambos casos, la fecha de disponibilidad final de la cuota es el misma. La diferencia es que con la semana puente bloqueada no permitimos adelantar el saldo de esta semana. Y con la semana puente desbloqueada permitimos al cliente el uso del saldo a lo largo de todo el mes.

Esta opción aparece en las opciones avanzadas de la configuración de la cuota:

Seleccionar esta opción permite que las reservas automáticas se generen a futuro, más allá de la cuota que tiene comprada, sin necesidad de que el cliente tenga saldo.

Es decir, aunque el cliente solamente tenga saldo de la cuota del mes en curso; sus reservas automáticas estarán generadas a futuro, quedando Pendientes de canjeo hasta la venta de la nueva cuota.

La opción de Permitir adelantar el saldo de las reservas automáticas aparece en las opciones avanzadas de la configuración de la cuota.

Esta opción permite al cliente utilizar el saldo de su reserva automática en reservas previas.

Un cliente tiene una cuota de una sesión por semana y una reserva automática todos los miércoles a las 12h.

En este caso, el programa utiliza todo el saldo de la cuota y lo canjea con los miércoles de todo el mes que se han reservado con la reserva automática.

Si tenemos la opción de permitir adelantar el saldo seleccionada; el cliente podrá reservar otro día y dejar la reserva (de la reserva automática) Pendiente de canjeo. No necesita cancelar su reserva del miércoles para utilizar ese saldo.

En cambio, si no tenemos seleccionada la opción de permitir adelantar el saldo; el cliente tendrá que cancelar su reserva para liberar el saldo y poder utilizarlo en otra sesión.

Generalmente, esta opción suele desmarcarse en las cuotas tipo mensualidad y dejarse marcada en los bonos.

En la ventana de Nueva cuota, introducimos el nombre y configuramos el funcionamiento de la cuota tipo mensualidad:
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En el caso anterior, hemos configurado una mensualidad en la que el cliente viene dos veces por semana.

Del apartado de la Configuración avanzada, la acción más importante es desmarcar la opción de Permitir a los clientes adelantar el saldo de sus autoreservas.

Ya que no queremos que el cliente pueda adelantar el saldo de su reserva automática y deje sus reservas futuras Pendiente de canjeo. En resumen, no queremos que el cliente pueda venir al centro más veces de las contratadas.

De este modo, exigimos al cliente a cancelar en tiempo su reserva habitual (reserva automática) para liberar el saldo y posteriormente utilizarlo en otra reserva.

Además, aconsejamos desmarcar la última opción, la de Limitar uso de saldo en las semanas de intercambio de mes en las cuotas con este tipo de configuración.

La ventaja de no limitar el saldo durante la semana puente es lo de permitir al cliente de utilizar el saldo de su cuota durante todo el periodo de disponibilidad de la misma.

Te aconsejamos revisar la configuración más habitual que realicemos en los servicios en este tipo de centros. Ya que estas dos configuraciones (servicios y cuotas) se complementan entre sí para evitar que los clientes efectúen más reservas de las que deberían.

Una cuota ilimitada otorga un número indeterminado de sesiones a nuestro usuario.

Para configurar este tipo de cuotas debemos crear una cuota con más sesiones de las que el cliente pueda utilizar.

Para ello, calculamos el número máximo de sesiones que el cliente puede hacer semanalmente e incluimos más para que no se quede sin saldo antes de tiempo:
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En el ejemplo anterior hemos creado una cuota de acceso Ilimitado durante un mes al servicio.

Para ello, hemos calculado que el cliente no vendrá más de 15 veces por semana a este servicio y en el apartado Nº de sesiones introducimos 15 sesiones.

El resto de información de la configuración de la cuota la introducimos de manera habitual.

Las cuotas combinadas sirven para crear cuotas que nos den saldo para más de un tipo de servicio.

En estos casos, podemos configurar la cuota para dar al cliente el saldo necesario sin necesidad de realizar ventas de distintas cuotas.

Accedemos al apartado Tarifas, pulsamos en la tarifa que vamos a crear la cuota y en Nueva cuota.

Accedemos a la pantalla para crear la nueva cuota e introducimos toda la información como si se tratase de una cuota normal.

Y al ser una cuota combinada, pulsamos la opción de Añadir sesiones en el apartado Sesiones extra de otras tarifas.

Para crear correctamente la cuota combinada accedemos a una de las dos tarifas en la que vamos a dar sesiones al cliente. Y dentro de la cuota, añadimos las sesiones de la otra tarifa.

Para ello, necesitamos haber creado la tarifa que dé acceso al segundo servicio aunque dentro de ella no tenga ninguna cuota creada.

TIMP permite configurar un precio distinto a las cuotas para cada uno de los seguros con los que trabajamos. De este modo, el programa venderá la cuota al precio estipulado para cada uno de los seguros ignorando el precio estándar de la cuota.

En primer lugar, accedemos al apartado Tarifas, seleccionamos la tarifa en la que queremos modificar/crear la cuota y pulsamos en la cuota en la que queremos introducir los seguros.

En este caso anterior, hemos accedido a la cuota 1 sesión de la tarifa Fisioterapia.

En la parte inferior de la pantalla Editar cuota, buscamos la sección Seguros que aceptan este bono y pulsamos en el botón Añadir seguro para añadir el precio que desde el centro vamos a cobrarle a los seguros seleccionados.

En el caso anterior, hemos indicado al programa que 1 sesión de Fisioterapia la cobramos a 12 euros a los clientes de Adeslas, 9 euros a los de Caser y 10 euros a los de Plus Ultra Seguros.

De este modo, cuando realicemos una venta a un cliente de uno de estos seguros, automáticamente marcará el precio indicado para el seguro al que pertenece el cliente.

Además, nos resultará muy sencillo recuperar las ventas de un determinado seguro en el apartado Ventas de la Contabilidad.

Una cuota general con acceso a mas de un servicio es aquella cuyas sesiones pueden ser utilizadas en diversos servicios. Estas cuotas están englobadas dentro de tarifas asociadas a más de un servicio.

Básicamente, lo único que tenemos que hacer es crear una tarifa y asociarla a todos los servicios que queremos darle acceso.