En el siguiente artículo se explica qué es una reserva automática, cómo se activa y cómo gestionarla y desactivarla. También se explican los principales motivos por los que puede no generarse una reserva automática.
Una reserva automática es una reserva que activamos para los clientes que vayan a venir todas las semanas el mismo día y hora a la misma sesión.
La reserva automática nos permite generar la reserva a futuro para que el cliente tenga su plaza reservada y suele utilizarse en servicios recurrentes, como pilates, yoga o entrenamientos.
Activar una reserva automática
Tenemos la opción de activar la reserva automática de dos modos distintos.
Desde una reserva puntual
Una vez generada la reserva en la sesión, pulsamos en el botón más opciones (tres puntos) y en Crear reserva automática.
Es la opción más habitual, ya que en la ventana de Nueva reserva automática ya tenemos toda la información de la misma: servicio, día de la semana, fecha y hora de inicio y fin... Solo debemos revisar que todo es correcto y pulsar en Crear.
Crear la reserva automática desde la ficha del cliente
También tenemos la opción de activar la reserva automática desde:
La ficha del cliente,
Pestaña Reservas,
Automáticas,
Añadir.
En este caso, debemos introducir toda la información de la reserva en la ventana de Nueva reserva automática y pulsar en Crear.
Recomendamos crear las reservas automáticas desde el Calendario, desde una reserva puntual. El motivo es que es mucho más sencillo y, al tener todos los datos de la reserva automática introducidos, es menos probable que se cometa un error.
Preferencia del profesional
La opción Profesional preferente de las reservas automáticas permite que las reservas se generen con el profesional indicado. Utilizaremos esta opción cuando haya más de un profesional ofertando el mismo servicio el mismo día y a la misma hora. En el resto de los casos no es necesario especificar la preferencia.
De todos modos, la reserva automática se seguirá generando el día y a la hora indicados, aunque el profesional seleccionado no esté ofertando esa sesión.
En cambio, la opción de Exigir preferencia solo genera la reserva automática con el profesional seleccionado. En este caso, si el profesional no imparte la sesión, no se genera la reserva.
Por este motivo, solo recomendamos marcar la opción de Exigir la preferencia cuando exista la certeza de que el profesional está ofertando la sesión el día y a la hora indicados (no está de vacaciones ni se han producido cambios puntuales). De lo contrario, el cliente podría quedarse sin plaza reservada.
Modificar una reserva automática
Para acceder a la reserva automática seguimos la ruta:
Clientes,
accedemos a la ficha del cliente,
pestaña Reservas,
Automáticas.
Editar reserva automática
Al pulsar en Editar aparece la ventana de la reserva automática, donde se puede editar y crear una reserva automática completamente nueva.
En este apartado podemos cambiar el servicio, los días en los que queremos reservar la plaza del cliente, la preferencia del profesional, la hora de inicio y hora fin de la reserva automática, así como las fechas de inicio y fin de esta.
De este modo, el programa eliminará la reserva automática actual y la sustituirá por la nueva que hayamos generado.
Opciones para gestionar la reserva automática
Actualizar: esta acción es útil cuando queremos alargar la fecha final de la reserva automática durante más tiempo. Actualizamos para generar las nuevas reservas automáticas en ese periodo de tiempo.
Regenerar: esta acción nos sirve cuando hemos modificado el profesional, el día, la hora o cualquier otro dato que afecte a la reserva automática. Cuando pulsamos en Regenerar, se eliminan las reservas generadas sin dejar rastro y se actualiza con la nueva información. Esta opción realiza la misma acción que si pulsas en Eliminar todas las reservas generadas y, una vez eliminadas, pulsas en Actualizar.
Eliminar reservas generadas no canceladas: elimina todas las reservas generadas menos aquellas que aparecen como canceladas. No se cancelan, sino que se eliminan directamente.
Eliminar todas las reservas generadas: elimina todas las reservas generadas sin dejar rastro. No quedan como canceladas, se eliminan directamente.
Fecha final en la reserva automática
En el momento de realizar la reserva automática, tenemos la opción de introducir la fecha hasta la que queremos que esté activa. Si no indicamos ninguna, la reserva será ilimitada.
En la ventana de Editar reserva automática aparece el campo Hasta el día (incluido), en el que indicamos el día hasta el que queremos que se realice la reserva automática.
Una vez pasada la fecha final, la reserva automática aparecerá como desactivada.
Desactivar una reserva automática
Para desactivar una reserva automática, accedemos a:
la ficha del cliente,
pestaña Reservas,
Automáticas,
buscamos la reserva automática que queremos desactivar,
más opciones y Desactivar.
En la ventana de confirmación para desactivar la reserva automática, generalmente dejamos marcado el check de Cancelar las reservas vigentes para eliminar todas las reservas generadas. Si no queremos eliminar las reservas generadas por la reserva automática, desmarcamos esta opción.
Por lo general, se eliminan todas las reservas generadas por la reserva automática. En ocasiones, podemos mantenerlas hasta una fecha determinada porque queremos generar otra reserva automática para otro servicio el mismo día y a la misma hora.
Eliminar reservas de una reserva automática desactivada
En ocasiones, se cancela una reserva automática, pero no se eliminan las reservas generadas por esta reserva automática.
Para solucionarlo, accedemos a la pestaña reservas automáticas Eliminadas de la ficha del cliente. Buscamos la reserva automática desactivada que sigue generando reservas y, desde el botón más opciones, pulsamos en Eliminar todas las reservas generadas.
Desde este apartado también tenemos la opción de Reactivar una reserva automática previamente eliminada.
Motivos por los que no se genera la reserva automática
En el siguiente apartado veremos los motivos principales por los que una reserva automática no está generando reservas. Revisa los siguientes puntos para asegurarte de que la reserva automática está creada correctamente.
En primer lugar, asegúrate de que la reserva automática está actualizada. Para ello, accede a la ficha del cliente / pestaña Reservas / Automáticas y actualiza la reserva automática.
Si después de actualizar la reserva automática sigue sin generarse, revisa los siguientes puntos:
Que exista la sesión que estás intentando reservar. No es posible generar una reserva automática si previamente no existe la sesión.
Que la configuración de la reserva automática es correcta. En ocasiones, generamos reservas automáticas con una duración distinta o para un servicio con un nombre diferente. Aunque sea muy parecido, debe ser exactamente igual para que se genere.
Asegúrate de que el profesional está ofertando esas sesiones si tienes exigida la preferencia en la reserva automática.
Que el usuario tenga saldo. Este punto es muy importante en los casos en que el servicio requiere saldo para reservar. Además, comprueba que el saldo del cliente es válido para realizar esa reserva.
Relacionado con el último punto, ten en cuenta la opción avanzada de las cuotas que permite que las reservas automáticas se generen sin saldo. Si no está marcada, la reserva automática solo se genera durante el periodo en el que el usuario tiene saldo disponible.
Que la reserva que estás intentando generar no esté cancelada. Recuerda que no se genera una reserva automática si ya existe una reserva cancelada en la sesión que está intentando reservar.
En resumen, fíjate bien en la configuración y las condiciones de la reserva automática. Seguro que encuentras el motivo por el que no se está generando revisando los anteriores puntos.