En el siguiente artículo veremos cómo funciona el saldo de una cuota y los diferentes estados en que puede encontrarse. También explicaremos acciones más avanzadas para gestionar el saldo, como anular saldo, devolver saldo y regalar sesión. También veremos el apartado Sesión y fechas de uso.

El saldo se otorga en el momento en que se realiza una venta a un cliente. El saldo permite al cliente reservar en aquellos servicios a los que está vinculado el saldo recibido.

La situación del saldo de la cuota aparece en la pestaña Vista general de la ficha del cliente. En este apartado podemos ver las cuotas vigentes; si queremos ver las agotadas, debemos pulsar en Cuotas agotadas.

La disponibilidad indica el periodo de vigencia de la cuota. Este es uno de los apartados más importantes, ya que nos permite conocer el saldo disponible que del cliente. Saldo que puede utilizar hoy mismo.

La cuota se divide en tres apartados:

En la columna Disponibilidad se muestran las fechas de vigencia de la cuota. Es el periodo de tiempo en el que puede utilizarse ese saldo.

En el apartado Cuotas agotadas puedes consultar todas las cuotas que ya no están disponibles y la situación de su saldo. Si quieres recuperar alguna, puedes modificar la fecha de valor o ampliar la duración de la cuota con días de gracia o extra de caducidad.

La función Sesiones y fechas de uso nos permite revisar cuándo y en qué reservas el cliente ha utilizado cada sesión de su cuota.

Para acceder a esta opción, hay que ir a:

En la ventana Sesiones y fechas de uso se muestra el nombre de la cuota, las fechas de disponibilidad y, lo más importante, la reserva en la que se está utilizando (o ya se ha usado) cada una de las sesiones de la cuota.

Esta información resulta muy útil cuando el cliente cancela una reserva fuera de plazo y sigue consumiendo saldo. Además, indicar que desde este apartado puedes anular manualmente el saldo del cliente.

La opción de anular sesiones manualmente nos permite caducar el saldo que el cliente no debe tener disponible. Esto puede deberse a alguna clase no impartida que no queramos que el cliente recupere o a alguna venta que haya otorgado más saldo del deseado.

La opción de anular saldo se encuentra en la ventana Sesiones y fechas de uso. Simplemente, pulsa el botón de más opciones del saldo que deseas anular y, a continuación, Anular.

También puedes anular todo el saldo vigente de una cuota pulsando en la opción Anular todas las sesiones disponibles.

Si necesitamos devolver el saldo de una sesión a un cliente, accedemos a:

Esta opción puede ser útil cuando queramos devolver el saldo de una reserva cancelada fuera de plazo que haya consumido saldo.

De todos modos, es muy importante saber que si la reserva queda Pendiente de canjeo, el programa volverá a canjearla por el saldo que has devuelto al cliente.

Por este motivo, si quieres evitar esta situación, cuando la reserva esté Pendiente de canjeo, vuelve a pulsar el botón más opción y selecciona la opción Regalar sesión.

De este modo, el saldo no volverá a canjearse y el cliente lo tendrá disponible para utilizar en otra reserva.

La opción de regalar sesión a un cliente convierte una reserva Pendiente de canjeo en Reservada, lo que evita que consuma saldo.

Para regalar una sesión al cliente, debes:

Por último, recuerda que también puedes regalar saldo a un cliente realizando una venta personalizada a precio cero, para que pueda utilizarlo cuando y donde quiera.