Una tariffa è un elemento che comprende delle quote. Le tariffe sono associate ai servizi che si possono prenotare.

In TIMP, le tariffe servono per collegare i servizi alle quote che vendiamo ai clienti affinché possano prenotare tali servizi.

In poche parole, le tariffe contengono diversi tipi di quote che danno accesso agli stessi servizi.

Generalmente, creiamo una tariffa per ciascuno dei nostri servizi.

Per esempio, abbiamo il servizio di Fisioterapia, Studio e Allenamento Individuale. Nella sezione Tariffe creiamo una tariffa per ognuno di questi servizi con lo stesso nome: Fisioterapia, Studio ed Allenamento Individuale.

Possiamo anche avere un'unica tariffa che dà accesso a più di un servizio.

Per esempio, abbiamo i servizi Studio e MAT a cui i clienti possono accedere con la stessa quota. In questo caso, creiamo una tariffa chiamata Pilates che associamo ad entrambi i servizi.

Per creare una tariffa, accediamo alla sezione Tariffe del menù laterale e facciamo click su Creare tariffa.

In questo modo, è possibile associare le tariffe a ciascun servizio nel campo Tariffa applicata delle impostazioni dei servizi. 

Una volta che abbiamo le tariffe dovremo configurare le quote.

Le quote rappresentano quello che nel linguaggio colloquiale sarebbero abbonamenti, quote mensili o sessioni singole. È l'elemento che vendiamo al cliente e che gli consentirà di prenotarsi nei servizi che offriamo.

Per creare una quota, accediamo alla sezione Tariffe, selezioniamo la tariffa in cui vogliamo aggiungere la quota e facciamo click su Aggiungi quota.

Nella finestra Nuova quota, inseriamo il nome, il numero di sessioni, il prezzo e configuriamo il funzionamento generale della quota.

Nel caso precedente, abbiamo configurato una quota mensile, in cui il cliente viene due volte alla settimana e paga 80 euro mensili. L'IVA è inclusa nel prezzo.

Una delle sezioni più importanti della configurazione delle quote è il Periodo, in quanto determina la scadenza della quota e il numero di sessioni concesse al cliente.

Di seguito trovi la spiegazione delle diverse opzioni di questa sezione:

Nel Centro di assistenza troverai tutte le informazioni relative alla Configurazione avanzata delle quote. Non esitare a contattare il Team di supporto per ricevere assistenza e impostare le tue quote.

L'opzione Giorni extra di scadenza serve per dare al cliente un margine di tempo più ampio per recuperare le proprie lezioni.

I Giorni extra di scadenza hanno l'obiettivo di concedere al cliente di recuperare le sedute cancellate (entro il tempo consentito) o non consumate. Per questo motivo, le prenotazioni automatiche possono essere riscattate solo durante il periodo di validità della quota del cliente.

Inoltre, è importante sapere che i Giorni extra di scadenza sono disponibili solo se il cliente ha una quota in vigore di qualsiasi tariffa associata al servizio.

Questo significa che il cliente potrà godere del saldo nei Giorni extra di scadenza solo se sta pagando una quota con una data di scadenza valida.

Un cliente che disponga di una sola quota nel periodo Giorni extra di scadenza non potrà prenotare con questo saldo.

Perciò, per poter utilizzare i Giorni extra di scadenza devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:

Da TIMP, consigliamo l'uso dei Giorni extra di scadenza solo nel caso in cui siano disponibili servizi con acquisti automatici e prenotazioni automatiche. Per il resto dei casi, i Giorni extra di scadenza non sono realmente utili e quindi l'opzione migliore è quella di disporre di un periodo di validità più lungo o di utilizzare l'opzione Giorni di tolleranza.

Un cliente ha una quota di 1 sessione/settimana della tariffa di Yoga. Questa quota dispone di 30 giorni extra di scadenza. Al cliente restano due sessioni da utilizzare perché ha cancellato le prenotazioni entro il termine consentito.

Questa quota è già scaduta, per cui queste due sessioni restanti possono essere utilizzate nei 30 giorni extra di scadenza, a condizione che il cliente abbia un'altra quota di qualsiasi tariffa associata al servizio.

Puoi aggiungere Giorni extra di scadenza ad una quota già venduta al cliente. In questo modo, potrà continuare a recuperare le lezioni della quota una volta terminato il periodo di validità.

Accediamo alla Scheda del cliente / scheda Saldo / Più opzioni (tre punti) e Modifica:

Nella finestra che appare di seguito, indichiamo i Giorni extra di scadenza che vogliamo applicare alla quota. Nell'esempio, 30 giorni extra:

Selezionando Aggiorna vendita il programma aggiunge giorni extra alla quota mantenendo il saldo nella stessa situazione in cui si trovava (in uso, usato o scaduto):

I Giorni extra di scadenza appaiono sempre fra parentesi.

I Giorni di tolleranza servono ad allungare il periodo di validità di una quota. Funzionano aggiungendo giorni supplementari al periodo di una quota senza alcun tipo di condizione. A differenza dei Giorni extra di scadenza, i Giorni di tolleranza non hanno bisogno di avere una quota attiva per consentire di utilizzare il saldo durante questo periodo di tempo.

Aggiungere giorni di tolleranza alla quota di un cliente è il modo più semplice per prolungare la durata della quota e il cliente può continuare ad utilizzarla anche oltre il periodo di scadenza.

Per introdurre i Giorni di tolleranza è necessario accedere alla sezione Configurazione avanzata della quota:

Nella finestra che compare successivamente, si indicano i Giorni di tolleranza che si desidera applicare alla quota. Nell'esempio 30 giorni di tolleranza:

Facendo click su aggiorna vendita, il programma allunga la durata della quota mantenendo il resto del saldo nella stessa situazione in cui si trovava (in uso, usato o scaduto):

In questo modo, le quote con giorni di tolleranza appariranno segnate da una stella per identificarle velocemente.

Si ha la possibilità di inserire i giorni di tolleranza dalla configurazione della quota, dalla sezione configurazione avanzata.

Quando configuriamo una quota con l'opzione Ogni settimana del mese (scadenza mensile o settimanale) il programma calcola il numero di settimane del mese e fornisce il saldo necessario per ciascuna di queste settimane.

Per default, questa quota ha la particolarità che le sedute della settimana ponte del cambio mese sono bloccate in modo da non consentirne l'uso al di fuori della stessa settimana.

Qui di seguito, troviamo la visualizzazione di una quota con questa configurazione:

Se non vogliamo che i nostri clienti abbiano questa limitazione d'uso sul loro saldo, possiamo sbloccare il saldo della settimana di cambio mese in modo che possa essere utilizzato per tutto il mese.

Al tal fine, accediamo alla Configurazione avanzata della quota dalla sezione Tariffe e deselezioniamo la seguente opzione:

In questo modo, eliminiamo questa limitazione e il cliente può utilizzare il suo saldo durante tutto il mese.

Ad ogni modo, TIMP continua a calcolare settimane intere e in base a ciò gli assegna un certo numero di sedute o altro. (quattro o cinque settimane). Il cliente potrà consumare questo saldo durante tutto il mese, compresi i giorni che appartengono al mese successivo e che si trovano nella settimana ponte.

Con questa opzione deselezionata, la visualizzazione della quota è la seguente:

In entrambi i casi, la data di disponibilità finale della quota è la stessa. La differenza è che con la settimana ponte bloccata non permettiamo che il saldo di questa settimana venga anticipato. Con la settimana ponte sbloccata, permettiamo al cliente di utilizzare il saldo durante tutto il mese.

Questa opzione compare nelle opzioni avanzate di configurazione della quota:

Selezionare quest'opzione consente di generare delle future prenotazioni automatiche, oltre la quota acquistata, senza la necessità che il cliente abbia saldo.

In altre parole, anche se il cliente ha solo il saldo della quota del mese in corso, le sue prenotazioni automatiche future si realizzano, rimanendo In attesa di riscatto fino alla vendita della nuova quota.

L'opzione Permettere di anticipare il saldo delle prenotazioni automatiche appare nelle opzioni avanzate di configurazione della quota.

Questa opzione consente al cliente di utilizzare il saldo della sua prenotazione automatica in prenotazioni precedenti.

Un cliente ha una quota di una seduta alla settimana e una prenotazione automatica ogni mercoledì alle 12.

In questo caso, il programma utilizza l'intero saldo della quota e la riscatta con i mercoledì dell'intero mese che sono stati prenotati con la prenotazione automatica.

Se l'opzione di permettere di anticipare il saldo è selezionata, il cliente può prenotare un altro giorno e lasciare la prenotazione (della prenotazione automatica) In attesa di riscatto. Non è necessario cancellare la prenotazione del mercoledì per utilizzare il saldo.

Se non si dà la possibilità di permettere che il saldo sia anticipato, il cliente dovrà cancellare la prenotazione esistente per liberare il saldo e poterlo utilizzare per un'altra seduta.

Di solito, non si consente questa opzione per le quote tipo quota mensile e si consente invece per gli abbonamenti.

Le quote di tipo mensile scadono sempre alla fine del mese e sono quelle che vengono utilizzate in TIMP per essere vendute a quei clienti che ci pagano una quota tutti i mesi.

In questo tipo di quota utilizziamo sempre l'opzione di X sessioni a settimana per 1 mese con scadenza mensile o settimanale.

In questo modo, è il programma a calcolare automaticamente le sessioni di cui il cliente ha bisogno per venire al centro tutte le settimane del mese.

Di solito, sono queste le quote che vengono sempre utilizzate negli acquisti automatici, assieme alla prenotazione automatica del cliente.

Nella finestra Nuova quota, inseriamo il nome e configuriamo il funzionamento della quota come mensile:

Nel caso precedente, abbiamo configurato una quota mensile in cui il cliente viene due

volte alla settimana.

Dalla sezione della Configurazione avanzata l'azione più importante è deselezionare l'opzione di Permettere ai clienti di anticipare il saldo delle loro autoprenotazioni.

Perché non vogliamo che il cliente possa anticipare il saldo delle sue prenotazioni automatiche lasciando le sue prenotazioni future In attesa di riscatto. Per riassumere, non vogliamo che il cliente possa venire al centro più volte di quelle stabilite nella quota.

In questo modo, chiediamo al cliente di cancellare per tempo la sua prenotazione abituale (prenotazione automatica) per sbloccare il saldo e successivamente utilizzarlo per un'altra prenotazione.

Inoltre, consigliamo deselezionare l'ultima opzione, quella di Limitare l'uso del saldo nelle settimane di cambio del mese nelle quote con questa configurazione.

Il vantaggio di non limitare il saldo nella settimana ponte è quello di permettere al cliente di utilizzare il saldo della propria quota durante tutto il periodo di disponibilità della stessa.

Ti consigliamo di verificare la configurazione più usuale che effettuiamo nei servizi in questo tipo di centri. Visto che queste due configurazioni (servizi e quote) si completano a vicenda per evitare che i clienti realizzino più prenotazioni di quante dovrebbero.

Per configurare questo tipo di quote dobbiamo creare una quota con più sedute di quelle che il cliente può utilizzare.

Per fare questo, calcoliamo il numero massimo di sessioni a cui il cliente può partecipare settimanalmente e includiamone di più per evitare che rimanga senza saldo residuo prima del tempo.

Nell'esempio precedente abbiamo creato una quota di accesso senza restrizioni per un mese al servizio.

Per fare ciò, abbiamo calcolato che il cliente non parteciperà più di 15 volte alla settimana a tale servizio e nella sezione N° di sedute introduciamo 15 sedute.

Il resto delle informazioni sulla configurazione della quota va inserito nel modo consueto.

Le quote combinate sono utilizzate per creare quote che diano un saldo per più di un tipo di servizio. Ad esempio, una quota combinata sarebbe quella che dà un saldo illimitato per accedere al Box e un saldo per andare una volta alla settimana all'Allenamento personale.

In questi casi, possiamo configurare la quota per dare al cliente il saldo necessario senza dover effettuare vendite di quote diverse.

Accediamo alla sezione Tariffe / clicchiamo sulla tariffa in cui va creata la quota e su Aggiungere quota.

Accediamo allo schermo per creare la nuova quota e inseriamo tutte le informazioni come se si trattasse di una quota normale.

E poiché si tratta di una quota combinata, clicchiamo l'opzione Aggiungere sessioni nella sezione Sessioni extra con altre tariffe.

Nell'esempio precedente, abbiamo aggiunto una quota extra di 1 sessione a settimana di Pilates reformer alla tariffa di Allenamento di gruppo.

Per creare correttamente la quota combinata accediamo a una delle due tariffe in cui faremo le sessioni al cliente. E all'interno della quota, aggiungiamo le sessioni dell'altra tariffa.

Per fare questo, è necessario aver creato la tariffa che dà accesso al secondo servizio, anche se all'interno di esso non è stata creata alcuna quota.

Ad esempio, nel caso precedente, abbiamo bisogno della tariffa Allenamento di gruppo per creare la quota combinata con accesso ad Allenamento e Pilates, ma è possibile che la tariffa Pilates non abbia alcuna quota al suo interno e serva solo a creare questa quota combinata.

Per ciascuna delle assicurazioni con cui lavoriamo, TIMP permette di configurare un prezzo diverso per le quote. In questo modo, il programma venderà la quota al prezzo stabilito per ciascuna delle assicurazioni ignorando il prezzo standard della quota.

In primo luogo, accediamo alla sezione Tariffe / selezioniamo la tariffa per la quale vogliamo modificare/creare la quota e clicchiamo sulla quota per la quale vogliamo inserire le assicurazioni.

Nel caso precedente, abbiamo selezionato la quota 1 sessione della tariffa Fisioterapia.

Nella parte inferiore dello schermo, clicchiamo su Modificare quota, cerchiamo la sezione Assicurazioni che accettano questo buono e facciamo clic sul pulsante Aggiungere assicurazione per aggiungere il prezzo che dal centro addebiteremo alle assicurazioni selezionate.

Nel caso precedente, abbiamo indicato al programma che per 1 sessione di Fisioterapia addebitiamo 12 euro ai clienti Adeslas, 9 euro ai clienti Caser e 10 euro ai clienti Plus Ultra Seguros.

In questo modo, quando effettuiamo una vendita a un cliente di una di queste assicurazioni, verrà selezionato automaticamente il prezzo indicato per l'assicurazione stipulata dal cliente.

Inoltre, sarà molto semplice recuperare le vendite di una determinata assicurazione dalla sezione Vendite all'interno di Contabilità.

Infine, ti ricordiamo che devi attivare il modulo di compagnie di assicurazioni per avere la possibilità di creare prezzi diversi per le quote a seconda dell'assicurazione.