Les dossiers sont l'une des meilleures solutions pour garder votre espace de travail et votre bibliothèque bien rangés, surtout lorsque vous travaillez avec beaucoup d'enregistrements ou une équipe occupée !

Comment créer un dossier :

Dans votre onglet Réunions et dossiers, cliquez sur Dossiers tout en haut
Si vous avez déjà créé des dossiers, vous les verrez empilés dans un groupe appelé « Dossiers de la version précédente »
En cliquant sur « Nouveau dossier » dans le coin supérieur droit et en le nommant, vous créerez un dossier privé

Super ! Vous avez maintenant un dossier vide prêt pour vos enregistrements.

Comment ajouter vos enregistrements à un dossier :

Ouvrez votre page Réunions
Recherchez les réunions que vous souhaitez déplacer vers votre dossier
Ouvrez chacune d'elles individuellement
Vous trouverez un bouton « Ajouter à un dossier »

Vous ne pouvez ajouter une réunion à un dossier ou supprimer une réunion d'un dossier que si vous êtes éditeur ou administrateur de la réunion. Si vous disposez uniquement d'un accès en lecture à un enregistrement, vous ne pouvez pas déplacer une réunion vers ou depuis un dossier.

Remarque : nous allons bientôt vous permettre d'ajouter des enregistrements en masse à vos dossiers !

Partage de l'accès à un dossier :

Le partage d'un dossier avec vos collègues améliore considérablement les dossiers en tant qu'outil de collaboration, en particulier pour le travail interfonctionnel et les équipes plus importantes.

Les dossiers peuvent être partagés avec :

Utilisateurs individuels
Équipes
Organisations entières

Lorsqu'un dossier est partagé, toutes les réunions qu'il contient deviennent accessibles aux personnes, aux équipes ou aux organisations avec lesquelles le dossier est partagé. Toute personne ayant accès à un dossier obtient automatiquement un accès en lecture à toutes les réunions qu'il contient, mais le niveau d'accès le plus élevé prévaudra. Voir le chapitre suivant à ce sujet 👇

✅ Exemple : si votre organisation est ajoutée à un dossier, chaque membre de l'organisation peut afficher les réunions qu'il contient.

C'est un excellent moyen de garder les enregistrements organisés et facilement accessibles !

Niveaux d'accès à un dossier :

Désormais, lorsque vous partagez un dossier avec quelqu'un, cela inclut le partage de l'accès à toutes les vidéos de ce dossier et la conservation du niveau d'accès le plus élevé à chaque enregistrement.

Imaginez ce scénario :

Votre collègue Ana a créé un dossier pour rassembler tous les enregistrements des réunions avec un client externe
Vous avez enregistré certaines de ces réunions, Ana a enregistré les autres
Ana est éditrice de vos enregistrements car elle fait partie de votre équipe
Vous êtes éditeur des enregistrements d'Ana car vous faites partie de son équipe
Elle ajoute vos enregistrements de réunions avec le client externe à ce nouveau dossier
Elle partage le dossier avec vous, mais pas avec toute l'équipe
Vous devenez éditeur du dossier et restez l'administrateur de vos vidéos
Ana est l'administratrice du dossier, mais continue d'être éditrice de vos vidéos

Mais si Ana partageait ce dossier avec l'organisation ou avec l'équipe, vos autres collègues ne seraient que des lecteurs des réunions du dossier.

Qu'advient-il de mes anciens dossiers ?

Ne vous inquiétez pas, vos dossiers originaux sont toujours là !

Vos anciens dossiers apparaîtront dans un nouveau sous-dossier « Dossiers de la version précédente ».
Une fois que vous avez ouvert l'un de vos anciens dossiers, vous verrez un bouton « Mettre à jour le dossier vers la nouvelle version ».
Seuls les administrateurs de dossiers peuvent migrer ces dossiers vers le nouveau système.
Seules les réunions pour lesquelles l'administrateur du dossier dispose d'au moins des droits d'éditeur seront incluses dans la migration.
Des bannières et des fenêtres contextuelles vous guideront tout au long du processus.