自動振り分けとは
自動振り分けは、荷物の登録時にあらかじめ設定した条件に合致する荷物に対して、宛先・カテゴリー・保管場所・メッセージなどの情報を自動的に反映する機能です。
毎回同じ送付元から届く荷物や、特定の宛先に届くことが決まっている荷物など、定型的な振り分け作業を自動化することで、荷物登録の手間を大幅に削減できます。
この機能はオーナー権限を持つユーザーのみが設定できます。
画面へのアクセス方法
サイドメニューの 「ワークフロー」>「自動振り分け」 からアクセスできます。
画面の構成
自動振り分けの設定画面は、以下の3つのエリアで構成されています。
エリア | 説明 |
ヘッダー | ルールの件数表示、検索、ルール追加ボタン |
ルール一覧 | 優先度順に並んだルールの一覧 |
宛先不明荷物の振り分け（画面下部） | どのルールにも該当しなかった荷物に適用される既定のルール |
ルールの仕組み
ルールの構成要素
各ルールは「条件」と「変更内容」の2つで構成されています。
条件 — どのような荷物にルールを適用するかを定義します
変更内容 — 条件に合致した場合にフォームに自動反映する内容を定義します
条件の設定
条件は以下の3つのグループで設定できます。すべてのグループの条件を同時に満たす場合にルールが適用されます（AND条件）。
グループ | 設定できるフィールド |
送付元 | 組織名、部署名、氏名 |
宛先 | 組織名、部署名、氏名 |
カテゴリー | 名称 |
各フィールドには「一致タイプ」を指定します。
一致タイプ | 説明 | 例 |
含む | 指定した文字列が含まれていれば一致 | 「東京」を含む → 「東京商事株式会社」に一致 |
一致する | 指定した文字列と完全に一致する場合のみ | 「東京商事」と一致 → 「東京商事」のみ一致 |
条件の照合時にはスペース（全角・半角）は無視されます。 例：「東京 商事」と「東京商事」は同じものとして扱われます。
変更内容の設定
ルールに合致した場合、以下の項目をフォームに自動反映します。
項目 | 説明 | 必須 |
宛先 | 受取人（ユーザーまたはグループ）を指定します。To/CCも設定可能です | 必須 |
カテゴリー | 荷物のカテゴリーを指定します | 任意 |
保管場所 | 荷物の保管場所を指定します | 任意 |
メッセージ | 荷物に付与するメッセージを入力します | 任意 |
宛先にはアドレス帳に登録されているユーザーまたはグループのみ指定できます。
ルールの優先度
ルールは画面上の並び順（上が高優先）で評価されます。荷物が複数のルールの条件に合致する場合、最も優先度の高い（上にある）ルール1つだけが適用されます。
ルールの並び順は、ルール一覧でドラッグ&ドロップで変更できます。
検索中はドラッグ&ドロップによる並び替えが無効になります。
宛先不明荷物の振り分け（既定のルール）
画面下部にある「宛先不明荷物の振り分け」は、通常のルールにどれも合致しなかった荷物に対して適用される特別なルールです。
条件の設定は不要です（条件なしで適用されます）
変更内容（宛先・カテゴリーなど）のみを設定します
ルール一覧の下部に ∞ マークで固定表示されます
1つだけ設定できます
注意：AIが宛先の候補を特定できている荷物には、既定のルールは適用されません。これは、宛先候補がある荷物に対して誤った振り分けを防ぐためです。
重要：既定のルールを作成してから、通常のルールを追加できるようになります。まだ既定のルールがない場合は、先に既定のルールを作成してください。
ルールの操作
ルールの追加
画面右上の 「+ 追加」 ボタンをクリックします
右側にルール編集パネルが開きます
ルール名、条件、変更内容を設定します
「追加する」 ボタンをクリックして保存します
ルール名を空欄のままにすると、条件の内容から自動でルール名が生成されます。 例：「送付元の組織名に東京商事を含む」
ルールの編集
ルール一覧でルールをクリックします
右側にルール編集パネルが開きます
内容を変更し、「更新する」 ボタンをクリックして保存します
ルールの有効/無効の切り替え
ルール編集パネルの上部にある 「有効」/「無効」 トグルで切り替えできます。無効にしたルールは荷物のマッチング対象から除外されます。
ルールの複製
ルール編集パネルのメニュー（⋮ アイコン）から 「複製」 を選択すると、既存のルールをコピーして新しいルールを作成できます。
ルールの削除
ルール編集パネルのメニュー（⋮ アイコン）から 「削除」 を選択します。確認ダイアログが表示されます。
ルールの一括操作
ルール一覧のヘッダーにある件数表示をクリックすると全ルールを選択できます。また、ルールを長押し（またはShift+クリック）で複数選択できます。
選択後、以下の一括操作が可能です： - 一括削除 - 一括で有効/無効を切り替え
ルールの検索
画面上部の検索バーからルール名でキーワード検索ができます。
荷物登録時の自動振り分け
仮登録画面での適用
荷物の仮登録画面を開いた際、条件に合致するルールがあると以下のような通知が表示されます。
該当する自動振り分けがあります ルール：（ルール名がリンク表示） 「適用する」ボタン ／ 「×」閉じるボタン
「適用する」 をクリックすると、ルールの変更内容がフォームに自動反映されます。
適用後は「自動振り分けルールを適用しました」というメッセージが表示されます
適用を行った後に荷物を保存すると、適用した記録がシステムに残ります
荷物一覧での表示
自動振り分けが適用された荷物は、荷物一覧の宛先欄に ✨（スパークル）アイコン が表示されます。
アイコンにカーソルを合わせると「自動振り分け：（ルール名）」のツールチップが表示されます
ルール名をクリックすると、適用時点のルール内容を確認できます
警告表示について
シャドウ警告
上位の優先度のルールにより、下位のルールが実質的に適用されない状態（シャドウ状態）になると、該当ルールに警告が表示されます。
「『（上位ルール名）』が先に適用されるため、このルールは適用されません」
この警告が表示されたルールは、優先度を見直すか、条件を変更してください。
凡例
優先度 | ルール名 | 条件 | 宛先 |
1（高） | 東京商事ルール | 送付元の組織名に「東京商事」を含む | 田中太郎 |
2（低） | 東京商事（株）ルール | 送付元の組織名に「東京商事株式会社」を含む | 鈴木花子 |
この場合、「東京商事株式会社」から届いた荷物は、ルール1の条件（「東京商事」を含む）にも合致するため、優先度の高いルール1が先に適用されます。ルール2には以下のシャドウ警告が表示されます。
重複警告
既に同じ条件のルールが存在する状態で新しいルールを保存しようとすると、以下の警告が表示されます。
「すでに存在するルールです！」
凡例
ルール | 条件 |
既存ルール | 送付元の組織名に「東京商事」を含む |
新規ルール（保存しようとしている） | 送付元の組織名に「東京商事」を含む |
このように、既存のルールとまったく同じ条件で新しいルールを追加しようとすると、重複警告が表示されます。条件を変更するか、既存のルールの変更内容を編集してください。
無効な参照の警告
ルールの変更内容に設定されたユーザー・グループ・カテゴリー・保管場所が削除された場合、該当ルールにエラー表示がされます。変更内容を更新してください。
よくある質問
Q. ルールを有効にしても荷物に適用されません
以下の点をご確認ください： - ルールの条件が正しく設定されているか - 条件の一致タイプ（「含む」「一致する」）が適切か - より優先度の高いルールが先に適用されていないか（シャドウ状態） - ルールが「有効」になっているか
Q. 既定のルール（宛先不明荷物の振り分け）が適用されません
AIによる宛先候補が特定されている荷物には、既定のルールは適用されません。これは誤った振り分けを防ぐための仕様です。
Q. 複数のルールを同時に適用できますか？
いいえ、適用されるルールは最も優先度の高い1つだけです。複数の変更を適用したい場合は、1つのルールに必要な変更内容をまとめて設定してください。
Q. ルールを追加するボタンが押せません
既定のルール（宛先不明荷物の振り分け）がまだ作成されていません。先に画面下部の「宛先不明荷物の振り分け」を設定してから、通常ルールを追加してください。
Q. 「他のユーザによってデータが更新されました」と表示されます
別のユーザーが同じルールを先に更新した場合に表示されます。画面を更新して最新の情報を取得してから、再度編集してください。