このガイドでは、自動振り分け機能を初めて使う方向けに、基本的な設定手順をステップバイステップで説明します。

自動振り分けを使うと、荷物の登録時に「この送付元からの荷物はこの人宛て」「このカテゴリーの荷物はこの保管場所」といったルールを事前に設定しておき、条件に合致した荷物のフォームに自動で情報を反映できます。

この機能はオーナー権限を持つユーザーのみが設定できます。

サイドメニューから 「ワークフロー」>「自動振り分け」 を選択します。

初回アクセス時はルールが何も設定されていない状態です。

通常のルールを追加する前に、まず「宛先不明荷物の振り分け」（既定のルール）を作成する必要があります。

既定のルールとは、AIが解析した結果がどのルールにも合致しなかった荷物に対して適用されるフォールバックのルールです。

例えば、総務部の担当者を宛先に設定しておくと、振り分け先が不明な荷物はすべて総務部に届くようになります。

既定のルールが作成できたら、通常のルールを追加します。 ここでは、「株式会社ABCからの荷物を営業部の田中さん宛てに振り分ける」 という具体的なシナリオで手順を説明します。

画面右上の 「+ 追加」 ボタンをクリックします。右側にルール編集パネルが開きます。

わかりやすいルール名を入力します。空欄のままにすると、条件の内容から自動生成されます。

具体例：「株式会社ABC → 田中さん」のように、送付元と宛先がひと目でわかる名前にしておくと管理しやすいです。

条件セクションで、このルールを適用する荷物の特徴を設定します。

条件は3つのグループから選べます。すべてのグループを設定する必要はなく、必要なものだけで構いません。

「送付元」エリアで 「条件を追加する」 をクリックし、以下を設定します： - フィールド：組織名・部署名・氏名 のいずれかを選択 - 値：照合する文字列を入力 - 一致タイプ：「含む」（部分一致）または「一致する」（完全一致）を選択

具体例： - 送付元の 組織名 に 「ABC」 を 含む → 「株式会社ABC」「ABC商事」などにマッチします - 送付元の 組織名 が 「株式会社ABC」 と 一致する → 「株式会社ABC」だけにマッチします - 送付元の 部署名 に 「営業」 を 含む → 「営業部」「第一営業課」などにマッチします

「宛先」エリアで同様に条件を設定します。OCRで読み取った宛先情報と照合されます。

具体例： - 宛先の 氏名 が 「田中太郎」 と 一致する → 宛名が「田中太郎」の荷物にマッチします - 宛先の 部署名 に 「経理」 を 含む → 「経理部」「経理課」宛ての荷物にマッチします

「カテゴリー」エリアで荷物のカテゴリー名に対する条件を設定します。

具体例： - カテゴリーの 名称 に 「書留」 を 含む → 「書留」「簡易書留」などにマッチします

ポイント：各グループ内で複数の条件を設定した場合、すべての条件を満たす荷物にのみルールが適用されます（AND条件）。 最初は条件を1つだけ設定して、必要に応じて絞り込みを強化していくのがおすすめです。

今回の例では、送付元の条件だけ設定しましょう： - フィールド：組織名 - 値：ABC - 一致タイプ：含む

これで、送付元の組織名に「ABC」が含まれる荷物がこのルールの対象になります。

変更内容セクションで、条件に合致した場合にフォームに反映する内容を設定します。

今回の例では、以下のように設定しましょう： - 宛先：田中太郎さん（To） - カテゴリー：取引先郵便物 - 保管場所：3F メールルーム - メッセージ：株式会社ABCからの荷物です

このように設定すると、株式会社ABCからの荷物が届いたとき、ワンクリックで宛先・カテゴリー・保管場所・メッセージがすべて自動で入力されます。

設定が完了したら、パネル下部の 「追加する」 ボタンをクリックして保存します。

保存時に同じ条件のルールが既に存在する場合は、「すでに存在するルールです！」という警告が表示されます。

ルール作成に慣れてきたら、以下のようなパターンも試してみてください。

ルールは作成直後は無効状態です。ルールを適用するには有効にする必要があります。

ルールが正しく動作するか確認してみましょう。

適用された荷物は、荷物一覧の宛先欄に ✨ アイコンが表示されます。

複数のルールがある場合、ルール一覧でドラッグ&ドロップで並び順を変更できます。上にあるルールほど優先度が高く、荷物は最初に合致したルール1つだけが適用されます。

例：「東京商事の荷物は山田さん宛て」と「東京の荷物は鈴木さん宛て」の2つのルールがある場合、 「東京商事」のルールを上に配置すると、東京商事の荷物は山田さんに、それ以外の東京からの荷物は鈴木さんに振り分けられます。

似た条件のルールを作る場合、既存ルールの編集パネルでメニュー（⋮ アイコン）から 「複製」 を選ぶと、内容をコピーした状態で新しいルールを作成できます。

迷ったら「含む」から始めて、意図しないマッチが多い場合に「一致する」に変更するのがおすすめです。

ルールの優先度によっては、上位のルールに条件が完全に含まれていて実質的に適用されないルール（シャドウ状態）が発生することがあります。

この場合、該当ルールにオレンジ色の警告が表示されます：

「『（上位ルール名）』が先に適用されるため、このルールは適用されません」

ルールの優先度や条件を見直してください。

基本的な設定が完了したら、以下もぜひ活用してみてください。

自動振り分けを活用して、日々の荷物管理をもっと効率的にしましょう！