💡 Consejo: Esta guía corresponde a la configuración general. Para definir reglas en una propiedad en particular, te recomendamos seguir nuestro instructivo sobre ¿Cómo configurar el calendario para una propiedad específica?
Si tienes muchas propiedades con horarios idénticos y no quieres configurar una por una, puedes utilizar la configuración general. Esta herramienta aplicará las mismas reglas de disponibilidad y participantes a todas tus propiedades simultáneamente.
ℹ️ Importante:
Para realizar esta tarea debes tener el permiso de Administrador.
Se utilizará por defecto el tipo de evento Visita autogestionada.
🔍 Paso a paso
1. Accede a la Configuración General Booker⚙️
Primero, vamos a ingresar al panel donde se administran todas las reglas generales.
1.1. Ubica el módulo del Calendario en el menú de la derecha y, dentro de la sección Visitas de la propiedad, haz clic en el botón Ver todas las visitas.
1.2. En la pantalla Visitas a propiedades, haz clic en el botón Configuración general de reservas.
2. Configura la Disponibilidad 🗓️
Esta es la pestaña más importante, donde defines la disponibilidad para realizar visitas.
2.1. Define tus días y horarios.
Puedes elegir un formato formato preestablecido o personalizar los días y rangos horarios exactos en los que los clientes pueden reservar.
ℹ️ Opciones preestatablecidas:
Lunes a Viernes de 9 a 18 hs
Sábado de 9 a 15 hs
2.2. Configura un horario personalizado:
Si deseas configurar horarios Personalizados, sigue estos pasos:
Selecciona los días: Dentro de la ventana, haz clic en los círculos de los días de la semana (L, M, M, etc.) para activarlos o desactivarlos.
Ajusta los horarios: Para cada día activo, define uno o más rangos horarios usando las opciones de "desde" y "hasta".
Añade o quita rangos: Usa los botones + y - para agregar o eliminar horarios en un mismo día.
Guarda los cambios: Para finalizar, haz clic en Guardar
2.3. Establece la duración de la visita.
Selecciona en el menú desplegable Duración de la visita, cuánto tiempo durará cada encuentro. Las opciones son: 15, 30, 45 o 60 minutos.
Esto determinará los bloques de tiempo que se ofrecen en el calendario.
2.4. Establece el tiempo entre visitas
Esta funcionalidad coloca automáticamente un margen de tiempo entre visitas, evitando que se agenden de forma consecutiva sin margen de maniobra.
ℹ️ Configuración predeterminada: Por defecto, esta opción viene configurada con un tiempo de 30 minutos entre visitas.
2.5. Añade fechas bloqueadas.
Si tienes días específicos en los que no estarás disponible (como feriados o vacaciones), haz clic en Agrega bloqueo de fechas para seleccionarlas en el calendario.
💡 Gestión centralizada de bloqueos
Los bloqueos de fechas o franjas horarias que definas aquí impactan automáticamente en todas tus propiedades.
Visibilidad: Para evitar confusiones, ahora podrás visualizar estos bloqueos dentro de la configuración individual de cada propiedad.
Edición única: Para garantizar la consistencia de tu agenda, estos bloqueos generales solo pueden modificarse o eliminarse desde este panel de configuración general.
💡 Se pueden configurar bloqueos de dias enteros o franjas horarias en un día.
Bloquear uno o más días completos:
Bloquear franja horaria en un día:
3. Configura la Confirmación Manual de Visitas 🛡️
En la pestaña de Configuración, puedes decidir el nivel de automatización de tus reservas:
Obligatoriedad de confirmación: Activa esta opción si prefieres que cada visita requiera una aprobación previa de la inmobiliaria.
Solicitud de visita: Con esta opción activa, el cliente envía una “solicitud de visita” que llega en estado “A confirmar”.
Bloqueo preventivo: Mientras la solicitud está pendiente, ese horario queda bloqueado en el calendario para que ningún otro cliente pueda pedirlo. Si la inmobiliaria rechaza la propuesta, el horario se habilita nuevamente de inmediato.
4. Define los Participantes 👥
En esta sección, decides qué miembros de tu equipo serán asignados automáticamente a las visitas agendadas.
4.1. Haz clic en la pestaña Participantes.
4.2. Aquí podrás asignar qué usuarios, o roles de tu equipo, serán incluidos por defecto en cada visita que se agende a través Booker.
👉 Importante: Es obligatorio seleccionar al menos un agente participante.
Las opciones disponibles son:
Productor de la propiedad.
Agente a cargo de la propiedad.
Agente a cargo del contacto.
Propietario de la propiedad.
También es posible agregar a otros Agentes de tu equipo desdel botón "+ Agregar":
ℹ️ Notificaciones automáticas:
Tokko Broker enviará automáticamente una notificación por mail a todos los agentes y contactos agregados al evento.
También se les notificará si el evento se reprograma o se cancela.
4.4. Comprobar la disponibilidad en los calendarios.
Si deseas que las visitas no se superpongan con otros eventos, que los agentes ya tengan agendados en el calendario de Tokko, activa esta opción.
En el menú desplegable, puedes elegir si para que un horario se muestre como disponible es necesario que al menos 1 participante deba asistir o si es requisito que Todos los participantes deban asistir.
5. Establece la Información de Contacto 📝
Finalmente, define qué datos deben proporcionar los clientes para poder confirmar su reserva.
5.1. Navega a la última pestaña, Información de Contacto.
5.2. Aquí defines los campos que el cliente deberá completar.
El formulario se compone de campos estándar y personalizados:
Campos Estándar. Estos campos son fijos y siempre serán obligatorios. El sistema los necesita para indentificar al contacto:
Nombre y apellido
Correo electrónico
Teléfono
Campos Personalizados:
Adicionalmente, tienes la flexibilidad de añadir campos personalizados para solicitar información extra que sea relevante para tu negocio (por ejemplo: "¿Cómo nos conoció?" o "Rango de presupuesto").
Para cada campo personalizado que agregues, podrás
decidir si es de carácter obligatorio o no, dándote control total sobre los datos que recopilas.
6. Finaliza y activa la configuración ✅
Una vez que hayas configurado todo, haz clic en el botón Habilitar calendario general, en la esquina superior derecha, para activar Booker.
🎉¡Felicitaciones! Has completado la configuración general.
Ahora tus clientes pueden agendar visitas por sí mismos, optimizando la gestión de tu inmobiliaria. 🚀
🚀 Próximo paso: Conoce la experiencia de tu cliente
Ahora que ya has realizado la configuración, es momento de descubrir el paso a paso que seguirán tus clientes para reservar una visita.
Lee la guía completa aquí: ¿Cómo agenda una visita un cliente?
Preguntas frecuentes
Esta configuración de disponibilidad general, ¿aplica a todas mis propiedades por igual?
Esta configuración de disponibilidad general, ¿aplica a todas mis propiedades por igual?
Sí, lo que estableces en la Configuración general de reservas es tu horario base y se aplicará por defecto a todas las propiedades que no tengan una configuración particular.
Si mi disponibilidad es hasta las 18:00 y la visita dura 45 minutos, ¿cuál es el último horario que un cliente puede reservar?
Si mi disponibilidad es hasta las 18:00 y la visita dura 45 minutos, ¿cuál es el último horario que un cliente puede reservar?
El sistema calculará automáticamente el último horario de inicio posible. En este ejemplo, el último turno disponible para reservar sería a las 17:15, ya que esa visita terminaría justo a las 18:00. No se ofrecerán turnos que finalicen después de tu horario de disponibilidad.
¿Con cuánta anticipación pueden mis clientes agendar una visita?
¿Con cuánta anticipación pueden mis clientes agendar una visita?
Para la versión inicial, el sistema no permitirá recibir reservas con menos de 48 horas de antelación, dándote tiempo para organizarte.
¿Qué pasa si rechazo una solicitud de visita?
¿Qué pasa si rechazo una solicitud de visita?
El sistema notificará automáticamente al contacto por mail y el horario volverá a habilitarse en el agendador para que otros interesados puedan solicitarlo.
¿Para qué sirve el botón "Desactivar calendario general"?
¿Para qué sirve el botón "Desactivar calendario general"?
Al presionar este botón, se desactivan por completo las reglas de disponibilidad general que has configurado.
Si lo haces, los clientes no podrán agendar visitas en ninguna propiedad, a menos que configures un calendario de disponibilidad específico para cada una de ellas de forma independiente.
Tokko te preguntará si deseas cancelar las visitas próximas, pudiendo cancelar las visitas autogestionadas que estén programadas.
Si tienes una duda escríbenos por el chat que está en la parte inferior derecha de la pantalla.