💡 ¿Es tu primera vez con Booker? Te recomendamos empezar por nuestra guía: Introducción a Booker: ¿Qué es y cómo puede ayudarte a gestionar tus visitas?

Una vez que un cliente confirma una visita, el sistema se activa para registrar todo en tu cuenta de Tokko. Este artículo te muestra el flujo interno que ocurre de tu lado.

🔍 Un cliente reservó una visita, ¿y ahora qué?

1. El sistema identifica al contacto 👤

Lo primero que hace el sistema es analizar los datos del formulario de la reserva para determinar si el contacto ya existe en tu base de datos. El flujo cambia ligeramente según el caso:

Si el contacto ya existe en Tokko: La visita se confirma y se crea el evento automáticamente en tu calendario, asociándolo a ese contacto existente.
Si el contacto es nuevo: Cuando los datos cargados en el formulario no coinciden con un contacto existente, el sistema registra una Consulta en tu bandeja de entrada. Sin importar si tienes automatización de consultas o no, esta reserva se procesa de forma automática y se asigna a un agente participante del evento, creando luego la visita confirmada.

2. Creación automática del evento ✅

En el instante en que un cliente completa la reserva, el sistema crea automáticamente un evento en tu calendario.

Tipo de evento: Será siempre Visita autogestionada.
Título del evento: Se genera de forma automática con el nombre de la propiedad y del contacto.
Participantes: Se asignan automáticamente los agentes que hayas configurado.
Contacto asociado: Si el cliente ya existe, se asocia a su ficha. Si es un cliente nuevo, el sistema lo crea y lo asocia.
Estado de la reserva: Dependiendo de tu configuración, la visita nacerá como Confirmada o como A confirmar si tienes activa la aprobación obligatoria de la inmobiliaria.

3. Recibes la notificación de la nueva visita 🔔

Independientemente del flujo anterior, una vez que la visita está creada y confirmada, serás notificado.

3.1. Notificación en la plataforma:

Recibirás un aviso en el ícono de la campana de Notificaciones.

3.2. Notificación por email:

También recibirás un correo electrónico de "Tokko Broker Notifier" informándote que has sido invitado a un nuevo evento de visita.

3.3. Avisos por cambios:

Si la visita se reprograma o cancela, el sistema enviará automáticamente un mail de actualización a todos los involucrados.

4. Visualizas y gestionas las visitas en el panel 💻

4.1. La visita confirmada aparecerá en el panel de Visitas de la propiedad. Puedes acceder a él desde el menú de la derecha, haciendo clic en Ver todas las visitas.

4.2. Desde el panel, podrás ver la visita en el listado.

A la derecha de cada visita hay una etiqueta de color que indica su estado (ej: Confirmada).

4.3. Para ver los detalles: En el menú de tres puntos, selecciona Ver detalles. Se abrirá una ventana con el resumen de la visita, incluyendo la fecha y hora en que fue reservada.

4.4. Para cancelar la visita: Elige Cancelar visita. Se abrirá una ventana donde podrás escribir un mensaje para el contacto, marcar la opción para Enviar link para reservar otra visita y elegir el medio de notificación antes de confirmar la cancelación.

4.4. Edición y Reprogramación 🛠️

Desde el panel centralizado, cuentas con funciones avanzadas para administrar tu agenda sin necesidad de cancelar eventos:

Reprogramar: Cambia fecha y hora sin cancelar el evento.
Gestionar participantes: Suma o quita agentes y contactos sobre la marcha.
Confirmar Solicitudes: Aprueba las visitas pendientes para que pasen a estado confirmadas.

🎉 ¡Listo! Ahora conoces el flujo completo de una visita autogestionada, desde la notificación inicial hasta las herramientas que tienes para administrarla.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que confirmar manualmente una visita agendada por un cliente?

No. El proceso es automático. En cuanto el cliente confirma, el evento se crea y se considera confirmado sin necesidad de una acción de tu parte.

¿Qué sucede si necesito cancelar o modificar una visita autogestionada?

Los eventos de visita autogestionada no se pueden editar. Solo se pueden cancelar. Para hacerlo, haz clic sobre la visita en el calendario para abrir los detalles y desde allí podrás cancelarla. El flujo del sistema contempla el envío de una notificación de cancelación al cliente.

¿El cliente también recibe un recordatorio?

Sí. Al igual que los agentes, el contacto recibe un recordatorio por email. El tiempo de antelación se puede configurar desde el tipo de evento "Visita autogestionada.

¿Qué pasa si dos clientes intentan reservar el mismo horario a la vez?

El sistema está diseñado para evitar sobreagendamientos. El primer cliente que confirme la reserva se quedará con el horario. Si un segundo cliente intenta reservar ese mismo espacio un instante después, verá un mensaje de error indicando que la fecha y hora ya no están disponibles, y se le pedirá que lo intente nuevamente (Reintentar reserva).

¿Qué pasa si una persona reserva una visita y sus datos coinciden con más de un contacto existenten en Tokko?

El sistema intentará resolverlo automáticamente:

Buscará si alguno de los contactos está asignado al agente a cargo de la propiedad y si ese agente está agregado al evento.
Si no encuentra coincidencias, hará lo mismo con el productor y, si aplica, con un agente adicional.

Si no hay una coincidencia, el sistema creará un nuevo contacto y generará una Consulta en tu bandeja de entrada. Esta consulta siempre se procesará automáticamente y el nuevo contacto se asignará al agente a cargo, al productor o a otro agente presente en el evento (en ese orden, según la configuración de participantes que tengas en Booker)

¿Qué cosas se pueden editar en una visita de Booker?

Podrás reprogramar fecha y hora, y gestionar quiénes asisten (agentes y contactos adicionales). Sin embargo, no podrás cambiar el tipo de evento, la propiedad vinculada, ni quitar al contacto que hizo la reserva original.

Si tienes una duda escríbenos por el chat que está en la parte inferior derecha de la pantalla.

Booker: ¿Cómo se gestionan las visitas luego de ser agendadas?