Las reglas de asignación personalizadas te permiten llevar la automatización de tu inmobiliaria al siguiente nivel. A diferencia de las reglas básicas, aquí puedes definir criterios muy detallados (como "Ventas de Deptos en Palermo que vienen de ZonaProp") y decidir exactamente quién debe atender esas consultas.

👉 Importante: Solo los usuarios con permisos de administrador pueden configurar estas reglas.

🔍 Paso a paso

1. Accede al panel de Reglas ⚙️

En el menú principal de la izquierda, haz clic en Consultas y, una vez dentro, presiona el botón Configuración que se encuentra en la esquina superior derecha.

2. Agrega un regla ➕

2.1. Dentro de la configuración, verás primero las reglas generales. Justo encima de ellas, encontrarás el botón "Agregar regla". Haz clic allí para comenzar.

2.2. Lo primero es escribir un nombre claro para tu regla (ej: "Venta Deptos Palermo" o "Guardia Fin de Semana"). Esto es fundamental para identificarla y ordenarla luego.

3. Define los Criterios (¿Cuándo aplica?) 🤔

Aquí seleccionas las condiciones que debe cumplir una consulta para que esta regla se active.

👉 Importante: Puedes combinar varios criterios; ten en cuenta que la consulta deberá cumplirlos todos simultáneamente para ser asignada por esta regla.

Criterios sobre la Propiedad:

Tipo de propiedad: Te permite seleccionar uno o más tipos del listado al mismo tiempo (ej: Departamento, Casa y Terreno).
Tipo de operación: Venta, Alquiler, Alquiler Temporario. Solo permite seleccionar una opción por regla.
Ubicación: Puedes buscar y seleccionar una o varias zonas geográficas específicas (Barrios, Localidades, Colonias, Distritos, etc., según tu país).
Precio: Define un rango de precios (mínimo y máximo) y la moneda.
Atributos: Filtra por características específicas (ej: "Tiene cochera", "Apto profesional", cantidad de ambientes).
- Nota: En atributos numéricos (como "Ambientes"), puedes definir un rango exacto. Ejemplo: Mínimo 2 - Máximo 4 ambientes.
Etiquetas de la propiedad: Si usas etiquetas internas para organizar tu stock.
Si eliges más de una etiqueta, el sistema te preguntará la condición de coincidencia:
- Todas: La propiedad debe tener todas las etiquetas seleccionadas al mismo tiempo.
- Al menos una: Basta con que la propiedad tenga cualquiera de las etiquetas de la lista.
Propiedades específicas: Puedes seleccionar una propiedad puntual para darle un tratamiento especial.

Criterios sobre la Consulta:

Sucursal: Si la propiedad consultada pertenece a una sucursal específica.
Origen: De dónde viene el lead (Portales como ZonaProp, Inmuebles24, tu Web, Red Tokko, etc.).
- Nota: Para sitios externos o WhatsApp, se utilizan las "etiquetas de consulta".
Etiquetas de la consulta: Te permite filtrar por cualquier etiqueta con la que ingrese la consulta a Tokko. Esto es ideal para captar leads que provienen de campañas de marketing, integraciones o formularios externos.
- Funcionamiento: Tokko te sugiere para elegir etiquetas existentes, pero también podés escribir un texto nuevo. Si una consulta ingresa con esa etiqueta exacta, la regla se activará (recuerda que Tokko siempre crea automáticamente las etiquetas nuevas que llegan con las consultas).
Estado de oportunidad: Este criterio define a qué consultas aplicará la regla, según el estado del contacto que está consultando.
- Dato clave: También puedes seleccionar la opción de contactos "Sin estado de oportunidad", lo cual sirve para capturar específicamente las consultas de contactos nuevos que aún no han ingresado a tu proceso comercial.
- Si, en cambio, eliges filtrar por un estado específico (ej: "Evolucionando"), la regla asumirá automáticamente que se trata de contactos existentes. Por lo tanto, ten en cuenta que en el siguiente paso de configuración solo verás acciones disponibles para contactos ya registrados.

💡 ¡Novedad! Asignación de consultas generales: Ahora puedes automatizar las consultas que no son por una propiedad específica (por ejemplo, las que llegan desde el formulario de "Contacto" de tu web y antes quedaban sin asignar). Simplemente elige el criterio Sucursal y selecciona la opción "Consultas sin sucursal".

4. Define las Acciones (¿Qué hacemos?) 🎯

Una vez que la consulta cumple los criterios, decides a quién se la envías. El sistema te permite definir acciones diferentes según si el contacto es Nuevo o si Ya existe en tu base.

Opciones de asignación disponibles:

Seleccionar agentes: Eliges manualmente a uno o varios agentes de una lista.
Asignar al productor o agente a cargo: Esta opción busca al responsable de la propiedad.
- Prioridad: Si la propiedad tiene un "Agente a cargo" definido, se prioriza a él. Si no lo tiene, la consulta se asigna al Productor.
Distribuir entre todos: Reparte entre todos los agentes activos.
Distribuir en la sucursal: Reparte entre los agentes de una sucursal específica (o la de la propiedad).
Asignar al mismo agente: (Solo para contactos existentes) Mantiene la relación con quien ya lo está atendiendo.

⚖️ ¿Cómo es la distribución? (Round Robin vs. Balanceo)

Equitativa (Round Robin): Por defecto, si eliges varios agentes o un grupo, el sistema reparte de forma secuencial (uno para A, uno para B...) para que todos reciban lo mismo.
Balanceada (Chances): Si presionas el botón "Balanceo" y modificas los números, el sistema deja de ser Round Robin (secuencial) y pasa a ser aleatorio.
- Ejemplo: Si das 2 chances a Juan y 1 a María, Juan recibirá el doble de consultas a largo plazo. Esto convierte la distribución en un sorteo ponderado (aleatorio) en lugar de una ronda estricta.

5. Horarios de operación y Etiquetas ⏰

5.1. ¿Cuándo opera la regla? Puedes decidir que esta regla funcione solo en momentos específicos:

Todo el tiempo (24/7).
Lunes a Viernes (Horario laboral de 9:00 a 18:00 hs).
Fines de semana (Ideal para guardias).
Personalizado: Eliges días y horas exactas.

5.2. Etiquetar contactos: Opcionalmente, puedes hacer que todos los contactos que pasen por esta regla reciban automáticamente una etiqueta de contacto (ej: "Lead Premium"), útil para segmentar tu base después.

6. Guarda y Ordena la prioridad 🥇

6.1. Haz clic en Crear regla.

6.2. Volverás al listado principal. Verás que tus reglas personalizadas aparecen arriba de las reglas generales.

6.3. ¡El orden es clave! El sistema evalúa las reglas de arriba hacia abajo. La primera que coincida será la que se ejecute.

Arrastra y suelta las reglas para ordenarlas. Lo ideal es poner las más específicas primero (ej: "Propiedad X") y las más amplias después (ej: "Ventas Zona Norte").

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si una consulta no cumple ninguna regla personalizada?

El sistema seguirá bajando y evaluará tus reglas generales (Nuevos, Existentes, Cerrados). Si tampoco cumple ninguna de esas, quedará sin asignar en la bandeja de Pendientes.

¿Puedo editar una regla después de crearla?

Sí, en cualquier momento puedes entrar, modificar criterios, cambiar agentes o desactivarla temporalmente sin borrarla.

¿Cómo sé qué regla asignó una consulta?

En el detalle de cada consulta (dentro de la ficha del cliente o en la bandeja de consultas), verás un campo llamado "Regla de automatización" que te indicará el nombre de la regla que actuó y la acción específica que se ejecutó.

¿Puedo asignar automáticamente consultas generales que no son por una propiedad?

¡Sí, ahora es posible! Antes estas consultas quedaban pendientes, pero con las reglas personalizadas puedes ir al criterio Sucursal y seleccionar "Consultas sin sucursal". Esto es ideal para derivar automáticamente los mensajes que llegan desde la sección de "Contacto" genérica de tu sitio web.

Si tienes una duda escríbenos por el chat que está en la parte inferior derecha de la pantalla.

¿Cómo configurar reglas de asignación personalizadas?