1. Comprendre la Facturation Électronique et Peppol
Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
Une facture électronique n'est pas un simple PDF envoyé par e-mail. C'est une facture émise dans un format structuré spécifique, tel que le format XML (UBL), qui contient les données de la facture de manière non visible (en plus du PDF habituel).
Qu'est-ce que le réseau Peppol ?
Peppol n'est pas un logiciel, mais une infrastructure de partage (une "autoroute numérique de factures"). Il permet aux logiciels (comme Trustup Pro) de se connecter et d'échanger des documents professionnels (factures) de manière directe et sécurisée entre entreprises en Belgique et en Europe.
Quand la facturation électronique devient-elle obligatoire en Belgique ?
Elle devient obligatoire à partir du 1er janvier 2026 pour toutes les entreprises assujetties à la TVA qui émettent et/ou reçoivent des factures avec d'autres entreprises (B2B), quelle que soit leur taille ou leur secteur. Il est conseillé de s'y prendre à l'avance et de ne pas attendre la dernière minute.
2. Documents et Obligations
Quels documents sont concernés par Peppol ?
Les documents concernés sont:
Les factures de vente (celles que vous envoyez à vos clients)
Les factures d'achat (celles que vous recevez de vos fournisseurs)
Les notes de crédit
Quels documents ne sont PAS concernés par Peppol ?
Les devis.
Les justificatifs de dépenses du quotidien (tickets, souches, tickets carburant/diesel, tickets restaurant, tickets de parking, etc.). Ces documents ne sont pas considérés comme des factures car ils n'incluent généralement pas votre numéro de TVA.
Doit-on envoyer des factures aux clients particuliers (B2C) via Peppol ?
Non, l'obligation ne concerne que les transactions entre entreprises (B2B). Les factures pour les particuliers ne doivent pas être envoyées via Peppol car ils n'ont pas de numéro de TVA, qui est l'identifiant pour l'envoi.
Qu'en est-il des factures émises ou reçues de fournisseurs étrangers (hors Belgique) ?
Actuellement, l'obligation ne concerne que les transactions belges à belges. Pour les autres pays européens, la date limite est fixée à 2030, bien que certains pays soient en avance.
Si votre fournisseur étranger est déjà connecté au réseau Peppol, vous recevrez automatiquement sa facture.
Si ce n'est pas le cas, vous devrez enregistrer ces dépenses manuellement (par exemple, en téléchargeant le PDF dans l'outil).
3. Mise en Conformité avec Trustup Pro
Doit-on s'inscrire soi-même sur Peppol ?
Non, Trustup Pro s'en charge pour vous ! Il n'y a aucune action technique à faire de votre côté.
Comment activer Peppol dans Trustup Pro ?
L'activation sera très simple, en quelques clics:
Rendez-vous dans vos paramètres de facturation.
Si votre identité n'a pas encore été confirmée auprès de Trustup Pro, vous serez invitez à le faire (processus de KYC)
Vous confirmerez vos informations d'entreprise, y compris votre numéro de TVA.
Vous cliquerez sur le bouton pour activer l'e-facturation.
Combien cela coûte-t-il d'activer Peppol via Trustup Pro ?
L'implémentation de Peppol est gratuite et il n'y a pas de frais supplémentaires liés à cette fonctionnalité aujourd'hui. De plus, tous les coûts liés à Peppol (c'est-à-dire l'entièreté de votre abonnement Trustup Pro) bénéficient d'une déduction fiscale de 120%.
Est-ce qu'on peut envoyer la facture en PDF par e-mail ET via Peppol ?
Oui, vous pourrez envoyer votre facture via plusieurs canaux simultanément, y compris le PDF par e-mail et le réseau Peppol.
Que se passe-t-il pour la réception des factures fournisseurs ?
Si vous définissez Trustup Pro comme votre point de réception Peppol, vos factures fournisseurs (provenant d'autres entreprises belges) arriveront automatiquement et quasiment instantanément dans la liste de vos dépenses dans le logiciel.
Qu'est-ce qu'un point de réception ?
C'est l'adresse (liée à votre numéro de TVA) où vous recevez vos factures via Peppol. Un seul logiciel peut être votre point de réception.
Recommandation Trustup Pro : Nous vous conseillons de désigner Trustup Pro comme votre point de réception. Cela permet :
De centraliser toutes vos factures (ventes et achats) au même endroit.
De lier plus facilement les dépenses à vos chantiers pour calculer automatiquement votre rentabilité et vos marges.
Que se passe-t-il si mon comptable utilise un autre logiciel pour la réception de factures ?
Vous pouvez choisir votre point de réception. Si votre comptable insiste pour recevoir les factures directement dans son propre logiciel, c'est possible. Cependant, cela signifie que vous devrez ensuite ré-encoder les dépenses dans Trustup Pro si vous souhaitez calculer la rentabilité de vos chantiers.
Liaison Comptable : Trustup Pro travaille sur une liaison comptable directe qui permettra à votre comptable de récupérer les documents et données de votre compte Trustup Pro facilement, même s'il utilise un autre logiciel.
Est-ce que mes factures fournisseurs arriveront par e-mail ou via Peppol ?
Les factures envoyées via Peppol arriveront directement dans votre point de réception (Trustup Pro si vous l'avez configuré). Le système n'est pas basé sur les adresses e-mail, mais sur votre numéro de TVA, qui est votre adresse de destination sur le réseau Peppol.
Y a-t-il un moyen de savoir si mon entreprise est déjà inscrite sur Peppol ?
Oui, vous pouvez vérifier sur le site Directory Peppol (https://directory.peppol.eu/public) en tapant votre numéro de TVA ou votre nom d'entreprise. Ce site indique si vous êtes enregistré en tant que point de réception.