Un apprenti a terminé son parcours ou n’est plus actif chez vous ? Vous pouvez l’archiver pour garder une liste propre, sans perdre ses données. Cet article explique comment faire, ce que l’archivage change, comment retrouver un apprenti archivé, et répond aux questions qui reviennent le plus souvent (archiver une promotion entière, différence avec la suppression).
Archiver ou supprimer ?
Depuis votre espace, un apprenti s’archive : il n’y a pas de suppression définitive côté interface, et c’est voulu. L’archivage :
retire l’apprenti de votre liste active ;
conserve toutes ses données (contrats, documents, historique) ;
est réversible : vous pouvez le désarchiver à tout moment.
C’est donc l’action à utiliser pour « retirer » un apprenti tout en gardant une trace, indispensable notamment en cas de contrôle ou d’audit.
Quand archiver un apprenti ?
l’apprenti a terminé son parcours ;
l’apprenti n’est plus actif dans votre établissement.
À vérifier avant d’archiver : assurez-vous qu’il n’a plus de cours ni d’émargement à venir, et qu’il ne reste pas de facturation à émettre sur son dossier. Un apprenti archivé sort de votre liste active : traitez ces éléments d’abord pour ne pas les perdre de vue.
Accéder à la fiche de l’apprenti
Dans le menu de gauche, cliquez sur Étudiants.
Retrouvez l’apprenti à l’aide de la barre de recherche ou des filtres.
Cliquez sur les trois points (…) à droite de sa ligne, puis sur Voir le profil.
Archiver l’apprenti
Sur sa fiche, cliquez sur Actions (à droite, à hauteur de son nom).
Sélectionnez Archiver.
Confirmez si une confirmation vous est demandée. L’apprenti est immédiatement archivé.
Ce que change l’archivage
l’apprenti n’apparaît plus dans votre liste active ;
il est retiré de sa promotion ;
il est retiré des feuilles d’émargement à venir ;
il n’est plus sélectionnable pour un nouveau contrat tant qu’il est archivé (il faut d’abord le désarchiver) ;
ses données restent conservées et consultables via le filtre « Archivé ».
Archiver toute une promotion ?
Pour archiver plusieurs apprentis, le plus simple est de filtrer la liste sur la promotion concernée, puis d’archiver chaque apprenti depuis sa fiche.
Pour une cohorte volumineuse, écrivez-nous depuis la messagerie : on regarde avec vous la façon la plus rapide de procéder.
Retrouver, consulter et désarchiver un apprenti
Un apprenti archivé n’est jamais perdu :
Dans Étudiants, activez le filtre Archivé au-dessus de la liste : vos apprentis archivés s’affichent. Vous pouvez ainsi les consulter, y compris pour un audit.
Ouvrez la fiche de l’apprenti concerné (trois points … puis Voir le profil).
Pour le réactiver, cliquez sur Actions puis Désarchiver : il réintègre votre liste active et redevient sélectionnable pour un nouveau contrat.
Bonnes pratiques
Archivez les apprentis en fin d’année pour garder une base claire et lisible.
Avant d’archiver, soldez ce qui doit l’être : émargements, cours à venir, factures à émettre.
Besoin de remettre un ancien apprenti sur un nouveau contrat ? Désarchivez-le d’abord.
Besoin d’aide ?
Si vous rencontrez un problème, écrivez-nous depuis la messagerie en bas à droite de l’écran en décrivant précisément votre situation. Nous vous répondons dans les plus brefs délais.