La mise à jour du 17 juillet transforme la gestion de vos plannings et de vos périodes de notation. Ce guide détaille tout ce qui change, écran par écran, et où retrouver vos habitudes.
En résumé
Toutes vos données existantes ont été conservées : cours déjà planifiés, feuilles d'émargement, notes, bulletins et périodes. La mise à jour n'a rien effacé.
Les classes deviennent des « Promotions », avec chacune son propre calendrier d'alternance et ses propres périodes de formation.
Le planning se construit désormais en 2 temps : le calendrier d'alternance (semaines au CFA / en entreprise), puis les créneaux de cours qui se répètent automatiquement sur les bonnes semaines.
Les périodes de notation se paramètrent au niveau de chaque promotion, avec verrouillage possible pour figer notes et bulletins.
L'onglet « Partenaires » s'appelle maintenant « Entreprises ».
Le calendrier global affichant toutes les promotions a été amélioré.
Des visites guidées se lancent automatiquement à la première utilisation de chaque écran. Vous pouvez les relancer à tout moment avec le bouton « Découvrir ».
1. Formation ou promotion : qui fait quoi ?
Une formation décrit le diplôme préparé : titre, code RNCP, volume d'heures, blocs de compétences. Elle est réutilisable d'une année sur l'autre.
Une promotion est un groupe d'apprenants qui suit cette formation sur une période donnée (par exemple « BTS MCO 2026-2028 »). C'est elle qui porte le calendrier, le planning, les périodes et les bulletins.
Pour créer une promotion : menu Promotions, bouton « Créer une promotion » en haut à droite. L'assistant vous propose de rattacher la promotion à une formation existante ou d'en créer une nouvelle. Si votre formation existe déjà, sélectionnez-la : inutile de la recréer à chaque rentrée.
2. Le calendrier d'alternance
Dans la fiche d'une promotion, l'onglet « Calendrier » vous permet de définir les semaines passées au CFA et celles passées en entreprise, sur toute la durée de la promotion (y compris sur plusieurs années).
Choisissez une cadence (par exemple 1 semaine sur 2, ou 2 semaines CFA puis 3 en entreprise) : le calendrier se remplit automatiquement. Cela couvre aussi les rythmes en quinzaine.
Ajustez ensuite à la main les semaines particulières (fermetures, examens) en cliquant dessus.
Le calendrier peut être exporté en un document clair à transmettre aux entreprises pour qu'elles sachent quand leur alternant est en formation.
Créer votre calendrier d'alternance ne présente aucun risque : c'est un nouvel élément qui vient s'ajouter à votre espace. Il ne remplace ni n'efface les cours que vous aviez déjà programmés, qui restent en place.
3. Le planning de la promotion
Dans l'onglet « Planning » de la promotion, vous retrouvez tous vos cours, y compris ceux créés avant la mise à jour, et vous organisez les suivants :
Les créneaux récurrents : définissez par exemple « Marketing, le lundi de 9 h à 12 h avec M. Dupont en salle 2 » et le cours se positionne automatiquement sur toutes les semaines CFA du calendrier d'alternance. Plus besoin de créer les cours semaine par semaine.
Un cours à l'unité : pour une intervention ponctuelle, ajoutez un cours seul à la date voulue, sans créer de récurrence.
Modifier un cours : cliquez sur un cours pour ouvrir sa fiche et modifier l'horaire, le formateur, la salle ou la matière de cette seule séance, sans toucher au reste de la série. C'est aussi là que le formateur remplit le cahier de texte : contenu de la séance et travail à faire.
4. Où est passé le calendrier global ?
L'ancien onglet « Calendrier » qui affichait tous les cours de l'école, a été remplacé par le nouveau Planning, accessible depuis le menu Pédagogie. Il affiche le planning :
de toutes vos promotions (vue d'ensemble) ;
d'une promotion spécifique ;
d'un formateur (pratique pour vérifier ses disponibilités et éviter les conflits),
ou d'une salle (pour gérer l'occupation).
5. Supprimer un cours
Ouvrez le cours depuis le planning (celui de la promotion ou celui du menu Pédagogie) et utilisez le bouton « Supprimer la séance ». La feuille d'émargement associée est supprimée avec le cours, et vous choisissez ce que devient le créneau : le conserver avec sa matière et son formateur pour reprogrammer, ou le libérer complètement.
Si la séance porte une feuille d'émargement, un avertissement vous le rappelle avant de confirmer. La suppression est réservée aux comptes gestionnaires : les formateurs n'y ont pas accès.
6. Les périodes de formation, désormais par promotion
Les périodes (semestres, trimestres) se paramètrent maintenant dans chaque promotion, onglet « Périodes ». Vos périodes existantes ont été rattachées automatiquement à vos promotions pendant la mise à jour : vous n'avez rien à refaire, et toutes vos notes et bulletins ont été conservés.
Chaque promotion peut avoir son propre découpage, y compris sur plusieurs années.
Une période peut être verrouillée : les notes et appréciations de la période sont alors figées, et les bulletins ne peuvent plus être modifiés. Vous pouvez la déverrouiller à tout moment.
L'historique des bulletins de chaque période reste consultable dans la fiche de la promotion, même après verrouillage.
7. Feuilles d'émargement
L'onglet « Feuilles d'émargement » du menu Pédagogie liste toutes les feuilles générées à partir de vos cours. Depuis le détail d'une feuille, vous pouvez suivre les signatures et retirer ou ajouter un étudiant.
8. Préférences
Dans les préférences de l'établissement, les réglages de la section Pédagogie (rapport d'assiduité, seuil d'alerte d'absence) s'enregistrent désormais automatiquement dès que vous les modifiez : plus de bouton « Enregistrer » à penser à cliquer.
9. Questions fréquentes depuis la mise à jour
Où sont passés mes cours créés avant la mise à jour ?
Ils sont tous conservés. Vous les retrouvez dans le planning de la promotion concernée, ou en affichant le planning d'un formateur.
Puis-je changer le formateur (ou la salle, ou l'horaire) d'une seule séance ?
Oui : cliquez sur le cours dans le planning pour ouvrir sa fiche et modifiez-le. Seule cette séance est touchée, le reste de la série ne bouge pas.
Peut-on supprimer ou archiver une promotion ?
Une promotion qui ne contient ni note, ni bulletin, ni appréciation peut être supprimée. Dès qu'elle porte des évaluations, elle est protégée : elle peut être archivée, mais plus supprimée, afin de préserver les données de vos apprenants.
Un apprenti ajouté en cours d'année voit-il les documents des cours passés ?
Non. Un apprenti est rattaché aux cours à venir de son groupe : il accède aux documents des cours qui ont lieu après son arrivée, pas à ceux des cours déjà passés.
J'avais une erreur à la génération des bulletins, est-ce corrigé ?
Oui : une anomalie de génération des bulletins signalée mi-juillet a été corrigée avec cette mise à jour. Si vous rencontrez encore un blocage, écrivez-nous par chat avec la promotion et la période concernées.
Besoin d'aide ?
Les visites guidées se lancent automatiquement la première fois que vous ouvrez chaque écran, puis restent disponibles via le bouton « Découvrir ». Et pour toute question, écrivez-nous par chat : nous répondons vite, et vous pouvez aussi réserver un point d'une heure pour qu'on regarde vos plannings ensemble : réserver un créneau.