Prérequis
Cet article s'adresse aux utilisateurs ayant souscrit au module Pédagogie de Tu Commences Demain. Il décrit la construction du planning, de la promotion à la publication des cours.
Formation ou promotion ?
La formation décrit le diplôme : intitulé, code RNCP, matières et blocs de compétences. La promotion est une cohorte d'apprentis qui suit cette formation, avec ses dates, son calendrier d'alternance et son planning. Pour une nouvelle rentrée, créez une promotion dans la formation existante : il est inutile de recréer la formation.
Étape 1 : créer la promotion
Rendez-vous dans Étudiants → onglet Promotions, puis cliquez sur Créer une promotion. Rattachez-y ensuite vos apprentis.
Étape 2 : le calendrier d'alternance
Depuis la promotion, définissez le calendrier d'alternance : les périodes de cours, d'entreprise et de fermeture, et les jours de cours de chaque semaine. C'est ce calendrier qui structure le planning et le synoptique.
Étape 3 : le planning
Ouvrez l'onglet Planning de la promotion. Deux méthodes pour créer les créneaux : le bouton Générer le planning les crée automatiquement sur tous les jours de cours du calendrier, à partir des horaires types ; le bouton Ajouter crée un créneau manuellement sur un jour donné.
Sélectionnez ensuite un ou plusieurs créneaux pour leur assigner la matière, le formateur et la salle, puis cliquez sur Assigner. Un triangle d'alerte sur un cours signale une information manquante, le plus souvent la salle.
Étape 4 : publier
Un créneau passe par trois états, repérables à la couleur :
Pointillés : libre. Le créneau existe, mais ni matière ni formateur n'y sont encore assignés.
Bleu : assigné. Le cours est complet, mais reste un brouillon visible uniquement de l'équipe administrative.
Vert : publié. Le cours est visible des apprentis et du formateur.
Sélectionnez le ou les cours (la sélection multiple est possible), puis cliquez sur Publier. La publication déclenche quatre choses : la feuille d'émargement est créée, les apprentis et le formateur voient le cours dans leur calendrier, le mail d'émargement partira automatiquement à l'heure de début, et vous pouvez joindre le support de cours.
C'est pour cette raison qu'un calendrier apparaît vide côté formateur ou côté apprenti tant qu'aucun cours n'est publié.
Modifier, déplacer, supprimer
Modifier : cliquez sur le cours, puis sur Modifier le cours.
Déplacer : une séance peut être déplacée directement depuis le planning.
Supprimer : la suppression d'un cours retire également sa feuille d'émargement. Une annulation avec rattrapage est aussi possible.
Une séance peut regrouper plusieurs promotions : les apprentis concernés se retrouvent alors sur la même feuille d'émargement.
Suivre le volume horaire
Le compteur d'heures de la promotion se détaille matière par matière. Deux chiffres à distinguer : l'assignation (les cours prévus mais pas encore publiés) et la réalisation (les cours publiés dont la feuille d'émargement a été signée par le formateur). C'est la réalisation qui fait foi.
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