Prérequis
Cet article s'adresse aux utilisateurs ayant souscrit au module Pédagogie de Tu Commences Demain. N'hésitez pas à nous contacter directement si vous souhaitez l'obtenir.
La gestion des émargements est automatisée afin de faciliter le suivi des présences des apprentis et des formateurs. Cet article explique comment les feuilles d'émargement sont créées, où les retrouver, et quelles actions sont possibles, dont l'émargement par QR code en classe.
Quand la feuille d'émargement est-elle créée ?
La feuille d'émargement est générée automatiquement à la publication du cours. Tant qu'une séance reste à l'état de brouillon dans le planning, elle n'a pas de feuille. La publication des cours se fait depuis le planning de la promotion, par l'équipe administrative du CFA.
À l'heure de début du cours, un mail de signature part automatiquement à tous les apprentis inscrits à la séance ainsi qu'au formateur. Chacun signe depuis le lien reçu, en quelques secondes, depuis un téléphone ou un ordinateur. Un compte activé n'est pas nécessaire pour signer par mail.
Où retrouver les feuilles d'émargement ?
Rendez-vous dans Pédagogie → Calendrier, puis ouvrez l'onglet Feuilles d'émargement.
Vous y trouvez la liste de toutes vos feuilles, avec une recherche, un filtre par promotion ou par formateur, et un bouton Exporter les feuilles. Le bouton Détails ouvre la feuille d'une séance.
Le détail d'une feuille
La feuille affiche quatre compteurs (Signatures, En attente, Absents, Total), le statut de signature du formateur à côté de son nom, et la liste des apprentis avec leur statut.
Faire émarger par QR code, en classe
En complément du mail, chaque séance peut être émargée sur place, par QR code.
Sur la feuille de la séance, cliquez sur Projeter le QR code. La page s'ouvre dans un nouvel onglet, en plein écran, prête à être affichée au vidéoprojecteur ou sur l'écran de la salle. La feuille reste ouverte dans le premier onglet.
Les apprentis scannent le code avec l'appareil photo de leur téléphone, se connectent à leur compte et dessinent leur signature.
Les statuts de la feuille passent en signé au fur et à mesure.
Un dispositif fiable. Le code affiché change en permanence : une photo envoyée à un absent est périmée en quelques secondes. La signature est nominative, liée au compte de l'apprenti, et le scan nécessite d'être présent devant l'écran.
Deux prérequis. L'apprenti doit avoir activé son compte pour signer par QR code (la signature par mail, elle, fonctionne sans compte). Le bouton disparaît une fois la feuille récupérée : une feuille verrouillée ne se signe plus.
Les actions sur un apprenti
Sur la ligne d'un apprenti, le menu « ⋯ » donne accès à six actions : Ajouter un commentaire, Signaler un retard, Passer absent, Absence justifiée, Copier le lien de signature (à transmettre par SMS si besoin) et Retirer de la feuille.
Le bouton Ajouter un apprenti permet d'inscrire à la séance un apprenti supplémentaire.
Relancer les signatures
Le bouton Relances propose trois options : relancer le formateur, relancer tous les apprentis, ou relancer tous les participants.
Trois règles à connaître
Le passage en présent manuel n'est pas possible. Chaque apprenti doit dessiner sa signature lui-même : c'est cette exigence qui rend vos feuilles opposables en cas de contrôle.
Chaque signature est horodatée. Un apprenti qui signe en retard reste signalable en retard ou en absent : vous gardez la main. Faites l'appel en début de cours et marquez vous-même les absents.
Récupérer la feuille la verrouille définitivement. Le bouton Récupérer la feuille d'émargement, disponible une fois le cours terminé, génère le PDF et empêche toute signature ultérieure, pour le formateur comme pour les apprentis. Un apprenti non signataire est alors compté absent. Vérifiez que tout le monde a émargé avant de récupérer la feuille.
À noter : marquer un apprenti absent n'équivaut pas à justifier son absence. L'absence reste « à justifier » tant qu'aucune pièce n'est déposée, par l'apprenti depuis son espace ou via l'action Absence justifiée de la feuille.
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