Para mejorar tu flujo de trabajo, se recomienda visualizar las columnas como pasos secuenciales. Esto significa que cada elemento ubicado en una columna representa el estado correspondiente indicado en el título de dicha columna. Alternativamente, las columnas pueden utilizarse como categorías, dividiéndolas según los nombres de los miembros del equipo o departamentos.
Una vez que hayas organizado las columnas según tu flujo de trabajo, es importante asignar un color distinto a cada una.
Hay tres colores predeterminados disponibles: rojo, naranja y verde. Los colores rojo y naranja se usan para resaltar pasos que aún no están completados y requieren atención. Las tareas en estos estados aparecerán en la sección “Por hacer” y “Agenda” en tu centro de acciones. Para una explicación detallada, haz clic aquí.
Si eres administrador del sistema, puedes definir colores adicionales para tus grupos de trabajo. Encuentra las instrucciones en este artículo.
Compartir elementos del grupo
Para compartir información y registrar datos, simplemente haz clic en el símbolo “➕” en la parte inferior de la columna/estado correspondiente. Desde ahí, elige el tipo de dato que deseas publicar. En algunos grupos, puede haber un elemento de información predefinido, lo que elimina la necesidad de elegir entre varias opciones.
Proporciona los parámetros necesarios, actualiza la fecha de vencimiento si aplica, asocia el elemento con el usuario responsable y asigna una etiqueta adecuada.
Haz clic en “Crear” para que la información sea accesible a los miembros del grupo, excepto usuarios clasificados. Si es necesario, puedes asociar el elemento con una persona específica mediante la opción de asociación del editor en el menú de acciones del ítem. Puedes seguir actualizando el elemento en cualquier momento y moverlo entre columnas o estados según avance el proceso.
Al ver la fecha de creación de cada elemento, puedes obtener una perspectiva cronológica de los ítems del grupo y así detectar retrasos en el proceso.
Agregar “Etiquetas” al grupo
En cada grupo, puedes definir etiquetas especiales que proporcionen información adicional a los elementos.
Para filtrar la información por etiquetas relevantes, usa la barra de búsqueda avanzada. Esto te permitirá enfocar la búsqueda por nombre de etiqueta.
Cómo crear una etiqueta:
Haz clic en el menú de tres puntos de un ítem.
Selecciona la opción “Etiquetas”.
Elige “Crear etiqueta”.
Define un color y un nombre.
Haz clic en “Guardar”.
Para un artículo detallado sobre la definición de etiquetas, haz clic aquí.