Aquí encontrarás la definición de todos los términos y módulos que usamos en el sistema. Usa los índices para navegar rápidamente.

Cuando hablamos de Sistema, nos referimos a la web que diseñamos para ti. Esta tiene el nombre de tu empresa más .unabase.com.

En este módulo podrás crear tus presupuestos, definiendo los valores que asignarás a tu cliente y tus costos asociados.

Cuando tu cotización es aprobada por tu cliente, es momento de transformarla a negocio. Así podrás cargar los gastos que tengas y emitir la factura de venta.

Desde este módulo podrás emitir las órdenes de compra hacia tus proveedores, ya sea desde un negocio, presupuesto de gastos o realizando un gasto general.

Cuando le entregues un dinero a un colaborador para que realice compras asociadas a un negocio o presupuesto de gastos, lo puedes registrar desde este módulo. Podrás, además, incluir las facturas, boletas o comprobantes de las compras. También dejar el registro de la devolución del dinero si es que tu colaborador no gastó todo el dinero.

Acá verás todos los documentos de compra que hayas registrado en tu sistema, tanto los de facturas, boletas o comprobantes u otros.

Si necesitas emitir o registrar la factura hacia tu cliente, en este módulo lo puedes realizar y, además, revisar aquellas que ya han sido emitidas y pagadas.

Desde aquí puedes visualizar los pagos de las facturas de venta ya generados. Por ello, para emitir un pago lo realizas desde el módulo de documentos de venta, haciendo check en la factura y presionando la opción "crear ingreso".

En este módulo puedes visualizar diversas funciones como, por ejemplo, cuando realizas un pago directo a la factura de compra, o a una orden de compra / rendición.

Para que no tengas que ingresar manualmente las facturas de compra, te entregamos una bandeja de estos, donde podrás hacer match entre la orden de compra y la factura, así se cargará automáticamente al sistema.

Llamamos "registros contables de tu sistema" cuando todos los movimientos afectan al debe y al haber de tu contabilidad.

Con nuestro módulo de conciliación podrás asociar los movimientos bancarios con los registros que tienes en Unabase, así tendrás la claridad de que realmente entró dinero y se pagó esa factura.

Es la foto de tu negocio: te dice qué debes, qué tienes y cuánto tienes disponible realmente en ese momento.

Dividido en ingreso operacional, costos y gastos, podrás tener el detalle por cada cuenta contable y mes a mes del estado de resultado de tu compañía.

En este apartado podrás ver el detalle de tus cuentas contables activas. También podrás exportar el listado y detalle de ellas.

Desde aquí puedes tener registrados los gastos propios de tu empresa que no tengan relación con los negocios. También puedes asociar a ellos órdenes de compra y rendiciones.

Es tu lista completa de clientes y proveedores. Desde acá puedes administrarlos, agregar más datos o dejarlos inactivos.

Todos tus ítems en el mismo lugar. Desde acá puedes revisar por categoría, crear y dejar inactivos.

El área de negocio te permite separar tus líneas de negocio, tanto para visibilidad de los usuarios, informes o cuentas contables.

Dentro de la cotización/negocio puedes definir un ejecutivo responsable, el cual podrá ser el validador (si así lo requieres) de los gastos asociados a él.

Si necesitas agrupar tus cotizaciones/negocios, tenemos la opción de vista proyectos, donde puedes definir un nombre y vincular una o más cotizaciones/negocios bajo este concepto.

Si en un negocio necesitas que no se puedan seguir agregando gastos, puedes cerrar el proceso de compra, así evitas la generación de órdenes de compra/rendiciones. También puedes volver a abrirlas si es necesario.

Si necesitas detener el proceso de emisión de facturas de venta para un negocio, también puedes cerrar el proceso de venta y así evitar la emisión de más facturas.

Esta fecha define en qué mes se mostrará en la grilla y también influye en los reportes de negocios.

Es la fecha en que el proyecto empezará su realización. Es muy útil para obtener reportes del progreso de tu proyecto.

Se refiere al valor ingresado en la cotización y negocio que corresponde al costo de producción asociado a este; en otras palabras, es lo que gastarás para poder realizar ese proyecto.

Cuando necesitas que algunos usuarios tengan acceso a ciertas cotizaciones/negocios, lo puedes gestionar desde la pestaña de "Staff/Equipo" dentro del mismo, haciendo check junto a su nombre. También puedes asignar solo algunos ítems con el ícono a la derecha del check. Si un usuario no está en la lista para ser asignado, es porque tiene acceso a todas las cotizaciones/negocios.

¿Tienes algún vínculo que quieras registrar o compartir con tu cliente? Desde URL enlazada puedes hacerlo, con la opción de que figure en la versión PDF de la cotización/negocio.

¿Duplicas todos los meses una cotización/negocio en el sistema? No es necesario que lo hagas tú: puedes indicar que se duplique automáticamente cada mes desde el check de "Activar duplicación".

Las categorías son los grupos que envuelven los ítems. Son indispensables para poder cotizar y los ítems siempre deben estar dentro de una de ellas.

Con los módulos Cotización/Negocios/Órdenes de compra/Rendiciones puedes identificar y detallar tus presupuestos. Además puedes crear, modificar y dejar inactivos ítems. También, si quieres usar uno ya existente pero con otro nombre, puedes escribir sobre uno en la grilla y ese cambio solo aplicará a esa cotización/negocio.

Si necesitas agregar un cobro adicional en tu cotización/negocio pero no quieres expresarlo en un ítem, en los totales existe un campo llamado "Adicionales" donde puedes indicar un nombre y valor para ese cargo extra.

El campo de comisión agrega el fee de la agencia. Ese valor viene directamente del costo cliente y puede ser repartido entre los ítems o mostrado directamente en la versión PDF.

Cuando un negocio ya tiene todas las órdenes de compra/rendiciones cerradas y la factura de venta emitida y pagada, ya puedes dar por cerrado el ciclo del negocio. Para esto puedes presionar "Cerrar Negocio" y así saldrá de la vista general del módulo.

Para obtener una vista detallada del proceso del negocio, tenemos la opción de exportar resumen. Así tendrás un archivo Excel detallado de todo lo relacionado al negocio: ítems, órdenes de compra/rendiciones, documentos de compra y de venta.

Corresponde al valor de las órdenes de compra y rendiciones ingresadas al negocio. En el caso de las rendiciones se mostrará el valor de lo solicitado hasta que sean cerradas, momento en que el valor se actualizará al total de lo justificado y pagado.

Es la relación entre el valor presupuestado y el gasto real. Si gastaste más de lo presupuestado la eficiencia bajará; si gastas menos, subirá.

Es el documento de compra que justifica la orden de compra o rendición, pudiendo ser una factura, boleta de honorario, boleta de venta o comprobante.

¿Tienes que emitir muchas órdenes de compra de un ítem para un negocio? Puedes hacerlo de forma masiva llenando unos datos en "Importar y crear desde Excel", así te evitarás crear una a una cada orden de compra.

Una parte importante del proceso de una orden de compra es la justificación. También puedes hacerlo de forma masiva, incluso si la orden de compra aún no está creada, todo desde "Importar y justificar masivo".

Es el tipo de documento de compra con que se justificará el gasto, pudiendo ser factura, boleta, boleta de honorario o comprobante.

Son gastos de la empresa que no están considerados dentro del presupuesto de gastos, pero es necesario respaldar con la orden de compra y justificarla con el documento.

Es el porcentaje de dinero dentro de las boletas de honorarios que no se paga al trabajador sino que es retenido por el SII.

Se refiere a cuando un registro de gasto como una orden de compra / rendición está solo emitida, sin documentos que la justifiquen ni pagos asociados.

Corresponde al monto que el responsable de la rendición está solicitando para realizar las compras que irán asociadas al negocio. Una vez se realice el pago, el término "Solicitado" cambiará a "Pagado".

Es la suma de los documentos de compra asociados a esa rendición, en cualquiera de sus tipos de documentos posibles.

Si el valor de lo pagado es mayor a lo rendido y ya no se necesitan realizar más compras asociadas a esa rendición, puedes realizar una devolución de ese excedente. El "Total devuelto" corresponde a ese valor.

Estos términos aplican en múltiples módulos del sistema.

En nuestro sistema podemos definir reglas para la emisión de órdenes de compra/rendiciones, gastar más de lo presupuestado, etc. Todo con un listado de usuarios validadores con la opción de ser obligatorios o no.

Tanto una cotización, orden de compra o rendición puedes anularla. Sin embargo, esto no la elimina del sistema, solo la cambia de estado, quitándola de la grilla y desasociándola del negocio.

El estado te permite ver en qué situación general está el negocio, como "En Proceso" o "Cerrado". En el caso de las órdenes de compra/rendiciones, los estados son: Emitida, Cerrada, Pagada y Anulada.

En todos los módulos del sistema tienes la opción de exportar lo que estás viendo en la grilla a una planilla de Excel. Solo debes presionar el botón "Exportar a Excel" y tendrás el archivo. Si necesitas modificar lo que ves o exportarás, en el menú de filtros puedes ajustarlo según lo que necesites.

Cuando un proceso cumple su ciclo, este cambia de estado a Cerrada. Eso sucede tanto en los negocios, órdenes de compra como rendiciones.