"Planlegg et møte"-funksjonen gir deg muligheten til å organisere fremtidige videosamtaler på tidspunkter som passer for alle involverte. Gjennom Vadio kan du enkelt sette opp møter ved å velge ønsket dato og klokkeslett, samt legge til deltakernes telefonnummer og/ eller e-postadresser. Systemet sender automatiske invitasjoner og påminnelser, og integreres sømløst med kalendere som Google Calendar og Outlook. Dette sikrer at ingen møter blir glemt, og at alle er godt forberedt. Denne funksjonen er spesielt nyttig for regelmessige teammøter, prosjektoppdateringer eller planlagte kundekonsultasjoner.
Planlegge en befaring
Planlegge et møte
Gå til Planlegg en befaring
Endre navn på møtet - bruk gjerne et navn som er enkelt å forstå for kunden som mottar møtelinken, og som er lett å finne i loggen i etterkant av møtet.
Velg dato og tid: Sett ønsket tidspunkt for møtet.
Legg til deltakere: Søk opp kunder i eksisterende kundedatabase ved å skrive telefonnummer, epost eller navn i søkefeltet.
Dersom kunden ikke eksisterer i databasen, velger du Legg til kunde og oppgir navn, telefonnummer og/eller epost adressen før du til slutt velger Legg til.
Send invitasjon: Deltakerne vil motta en e-post med møtelenken og detaljer.
Hvordan invitere deltakere til et møte
Deltakere kan legges til når du planlegger møter, og får tilsendt en møtelink på sms eller epost avhengig av hva som er registrert i kundedatabasen eller hva du velger å registrere for nye kunder.
Velg Avtale en befaring
Legg inn møtetittel
Legg inn korrekt dato og tid
Søk opp eksisterende kunder i databasen for å legge de til. Du kan søke både etter navn, telefonnummer og epost (dersom kunden allerede er registrert med telefonnummer og/ eller epost).
Velg Legg til kunde for å legge til nye deltakere. Alle nye deltakere blir automatisk lagt til kundedatabasen i Vadio.
Avslutt med Legg til for å lukke møteplanleggeren.
Vær obs på at kunden mottar møtelinken med en gang, informer gjerne kunden på forhånd om at det kommer en sms eller epost med møtelink til møtet.
Endre deltakere i planlagte møter
I ditt adminpanel har du oversikt over fremtidige befaringer. Ved å klikke på overskriften Deltakere kan du se hvem som er invitert.
Ved behov for å legge til eller slette møtedeltakere fra allerede planlagte møter gjør du følgende:
Endre eller slette deltakere fra møter
Klikk på blyant-knappen til høyre for å åpne redigeringsvinduet.
Fjern deltakere ved å klikke på søppelboksen til høyre.
Legg til deltakere ved å søke fra kundedatabasen, eller velg Legg til kunde for å legge til en ny kunde.
Fyll ut nødvendige opplysninger og avslutt med Send invitasjon.