Många vill dra fördel av "vidarebefordran av e-post" där en e-postserver automatiskt vidarebefordrar ett inkommande e-postmeddelande till en e-postadress på den lokala servern till en annan domän på en fjärrserver. Ofta har en användare andra e-postadresser som en gratis e-postadress (som t.ex Gmail, Yahoo eller Hotmail/MSN/Outlook) och en e-postadress för jobbet. Istället för att kontrollera två eller tre olika konton kommer användaren att ställa in för ett eller flera konton till ett konto som han/hon kontrollerar, ofta via en mobil enhet.

Detta är en dålig praxis, och det är tekniskt sett tokigt av flera skäl som vi täcker nedan. Det bästa sättet att göra detta (få e-post från flera olika konton med olika leverantörer) är att ställa in en pop3- eller imap-anslutning av e-post från en brevlåda.

Anta till exempel att en användare har två e-postkonton: kalle@hotmail.com och kalle@vaia.se (som finns i vår miljö)

Kalle har haft sitt hotmail-konto i 5 år och får det mesta av sin e-post från det kontot och har sin smarta telefon programmerad att kontrollera sitt konto där sen länge. Istället för att ställa in sitt kalle@vaia.se för att skicka vidare e-post till sitt hotmail.com-konto borde han helt enkelt sätta upp sitt nya konto kalle@vaia.se också i telefonen!

Det enkla svaret är att e-post har svårare att komma fram om de ska vidarebefordras. Gör inte så! Om e-post inte kommer fram orsakar det förstås problem för dig som användare och kanske även ett "onödigt" supportärende hos oss.

Om Kalle ignorerar våra råd och vidarebefordrar kalle@vaia.se till sitt hotmailkonto, vad kan hända?

Om pelle@annandomain.se bestämmer sig för att skicka Kalle ett e-postmeddelande till kalle@vaia.se om ett viktigt ärende, skulle Kalle förvänta sig att få mejlet i sin hotmail.com-inkorg, men han förväntar sig också att mejlet kommer kommer FRÅN pelle@annandomain.se och inte kalle@vaia.se, när han tittar på e-postmeddelandet på sitt Hotmail-konto.

Så epostsystemet som driver vaia.se e-post måste i princip utge sig för att vara pelle@annandomain.se när det vidarebefordrar e-postmeddelandet till hotmail.com så att FROM-huvudet är korrekt inställt.

Vad inte Kalle vet är att Pelle haft problem med att spammare utger sig för att vara hans domän (@annandomain.se) när de skickar skräppost. Hans tjänsteleverantör ställer in en SPF (Sender Policy Framework) i DNS så att endast annandomain.se e-postservrar listas som auktoriserade avsändare av e-post från annandomain.se. (Detta är i praktiken standard numera på nästan alla domäner)

Hotmails e-postservrar kommer att uppmärksamma denna SPF-post när de accepterar e-post för Kalle på hans Hotmail-konto. Hotmail kan besluta att blockera eller poängsätta som spam det vidarebefordrade e-postmeddelandet eftersom e-postservrarna för vaia.se INTE ÄR listade i SPF-posten som auktoriserade avsändare för e-post som kommer från @annandomain.se.

Så, kontentan av detta är kortfattat, undvik att vidarebefordra e-post. Även om funktionen finns kan den orsaka problem för dig, helt i onödan.