Vorlagen sind wiederverwendbare Nachrichtentexte, die Sie einmal anlegen und danach in jedem Sequenz-Schritt und in jeder Inbox-Antwort wieder einsetzen können. Sie ersparen Ihnen das wiederholte Schreiben derselben Nachricht und sorgen dafür, dass Ihre Ansprache über alle Kampagnen hinweg einheitlich bleibt.
Was Vorlagen sind
Eine Vorlage speichert immer genau eine Nachricht — nie einen kompletten Ablauf. Das ist der wichtigste Punkt zum Verständnis:
Gespeichert werden: Name, optionale Beschreibung, der Typ, optional ein Betreff und der Nachrichtentext.
Nicht gespeichert werden: der Kanal (E-Mail oder LinkedIn), Wartezeiten zwischen Schritten, Bedingungen oder die Reihenfolge mehrerer Schritte.
Eine mehrstufige Sequenz (die Abfolge mehrerer Nachrichten an denselben Empfänger) lässt sich also nicht als Vorlage ablegen. Wenn Sie einen kompletten Ablauf wiederverwenden möchten, nutzen Sie stattdessen Sequenz klonen beim Anlegen einer neuen Sequenz.
Es gibt zwei Typen, die im Produkt strikt getrennt bleiben:
Antwort (Inbox) — für schnelle Antworten auf eingehende Nachrichten in der Inbox. Ohne Betreff-Feld. -> siehe hierfür Bereich Inbox.
Sequenz (Kampagne) — für die Schritte einer Sequenz. Nur dieser Typ hat ein Betreff-Feld und einen Editor mit Formatierung.
Beide Typen unterstützen Variablen — Platzhalter in doppelten geschweiften Klammern, die beim Versand durch die echten Daten des jeweiligen Empfängers ersetzt werden, zum Beispiel {{first_name}} für den Vornamen, {{company}} für das Unternehmen, {{job_title}} für die Stellenbezeichnung oder {{anrede_lieb}} für eine passende Anrede. So bleibt eine einzige Vorlage für beliebig viele Empfänger persönlich.
Vorlagen erstellen
Es gibt zwei Wege, eine Vorlage anzulegen. Beide führen zum selben Dialog und erzeugen dieselbe Vorlage — sie unterscheiden sich nur darin, wo Sie gerade arbeiten.
Weg 1: In den Einstellungen
Gehen Sie auf Einstellungen → Vorlagen. Dort sehen Sie alle Vorlagen in zwei getrennten Bereichen: Antwortvorlagen und Sequenzvorlagen, jeweils mit der Anzahl in der Überschrift.
Klicken Sie auf Neu und füllen Sie den Dialog für Sequenz-Nachrichtenvorlagen aus: Name und Nachricht sind erforderlich, Beschreibung ist optional.
Über den Button Variablen neben Betreff und Nachricht fügen Sie Platzhalter an der Cursorposition ein.
Weg 2: Direkt aus dem Sequenz-Builder
Wenn Sie einen Schritt Ihrer Sequenz bearbeiten und mit dem Text zufrieden sind, klicken Sie unter dem Nachrichtenfeld auf Als Vorlage speichern.
Es öffnet sich derselbe Dialog, bereits vorbefüllt mit dem aktuellen Betreff und Nachrichtentext. Der Typ steht fest auf „Sequenz". Name und Beschreibung ergänzen Sie selbst.
Übernommen werden ausschließlich Betreff und Text. Der Kanal des Schritts, die eingestellte Wartezeit und etwaige Anhänge wandern nicht in die Vorlage.
Sie haben zwei Schaltflächen: Nur speichern legt die Vorlage ab und lässt Ihren Schritt unverändert. Speichern & Einfügen legt sie ab und setzt sie zugleich in den Schritt ein.
Der Button erscheint nur bei Schritten mit Nachrichteninhalt — also E-Mail, LinkedIn-Nachricht und LinkedIn-Kontaktanfrage. Bei Warte- und Bedingungs-Schritten gibt es nichts zu speichern.
Vorlagen in einer Sequenz verwenden
Angeboten werden Ihnen immer nur Vorlagen des passenden Typs — im Sequenz-Builder ausschließlich Sequenzvorlagen, in der Inbox ausschließlich Antwortvorlagen.
Öffnen Sie den gewünschten Schritt und wählen Sie oben im Dropdown Vorlage einen Eintrag aus. Fahren Sie mit der Maus über einen Eintrag, sehen Sie eine Vorschau des Inhalts.
Beim Einsetzen wird der bisherige Text des Schritts ersetzt, nicht ergänzt. Sichern Sie vorhandene Formulierungen also vorher, wenn Sie sie behalten möchten.
Der Betreff wird nur übernommen, wenn der Schritt überhaupt einen Betreff hat und die Vorlage einen enthält.
Bei LinkedIn-Schritten wird die Formatierung automatisch entfernt, da LinkedIn nur reinen Text versendet.
Die Variablen bleiben hier als Platzhalter stehen. Sie werden erst beim Versand für jeden Empfänger einzeln aufgelöst.
Sequenz-Startvorlagen
Unabhängig von Ihren eigenen Vorlagen bringt Vakanzio einige fertige Sequenz-Abläufe mit. Sie finden sie beim Anlegen einer neuen Sequenz in Schritt 2 („Wie möchten Sie starten?"). Dort haben Sie drei gleichwertige Möglichkeiten:
Neu erstellen — Sie beginnen mit einer leeren Sequenz.
Sequenz klonen — Sie kopieren eine Ihrer bestehenden Sequenzen samt allen Schritten als Ausgangspunkt.
Eine Startvorlage wählen — die Schritte werden vorbefüllt und lassen sich anschließend frei ändern.
Startvorlagen sind also rein optional.
Für Sequenzen
Recruiting-Dienstleistung (LinkedIn) — reiner LinkedIn-Ablauf über 7 Tage: Kontaktanfrage ohne Begleittext, nach 4 Tagen prüft die Sequenz, ob die Anfrage angenommen wurde. Wenn ja, folgt eine LinkedIn-Nachricht; wenn nein, endet der Ablauf.
Recruiting-Dienstleistung (E-Mail & LinkedIn) — Ablauf über 8 Tage: erst eine E-Mail, nach 2 Tagen eine LinkedIn-Kontaktanfrage, nach weiteren 3 Tagen die Prüfung. Bei angenommener Anfrage folgt eine LinkedIn-Nachricht, sonst eine Follow-up-E-Mail.
Was Sie nach der Auswahl noch tun müssen
Die mitgelieferten Texte enthalten Platzhalter in eckigen Klammern, zum Beispiel [X] oder [Gehaltsspanne]. Diese müssen Sie selbst ersetzen — anders als die Variablen in geschweiften Klammern füllt die App sie nicht automatisch.
Alle Schritte, Texte und Wartezeiten lassen sich nach der Auswahl beliebig ändern, ergänzen oder löschen. Die Startvorlage ist nur ein Ausgangspunkt.
Unsere Empfehlung: Kanäle nicht mischen
Von den Startvorlagen mischt genau eine beide Kanäle in einem Ablauf: Recruiting-Dienstleistung (E-Mail & LinkedIn).
Diese Vorlage steht auf ausdrücklichen Kundenwunsch zur Verfügung — es gibt Fälle, in denen ein kombinierter Ablauf gewünscht ist, und dafür soll er verfügbar sein.
Wir empfehlen sie im Allgemeinen dennoch nicht. Aus unserer Erfahrung erzielen Sie bessere Ergebnisse, wenn Sie E-Mail und LinkedIn in getrennten Sequenzen fahren: Sie sehen pro Kanal sauber, was funktioniert, und können jeden Kanal einzeln nachschärfen. In einem gemischten Ablauf lässt sich das im Nachhinein kaum noch auseinanderhalten.
Wenn Sie beide Kanäle nutzen möchten, legen Sie also besser zwei Sequenzen an — eine reine E-Mail-Sequenz und eine reine LinkedIn-Sequenz.
Melden Sie sich gern im Chat — wir helfen Ihnen weiter.