Vorlagen sind wiederverwendbare Nachrichtentexte, die Sie einmal anlegen und danach im Postfach mit einem Klick in Ihre Antwort einfügen. So beantworten Sie wiederkehrende Rückmeldungen — etwa „ich bin nicht die richtige Ansprechperson" — in Sekunden statt jedes Mal neu zu formulieren.
Vorlage erstellen
Es gibt zwei Wege zu einer neuen Vorlage: über Einstellungen → Vorlagen → „Neu", oder direkt beim Antworten im Postfach über das Auswahlfeld „Vorlage…" und den Eintrag „Neue Vorlage erstellen".
Legen Sie die Vorlage aus dem Postfach heraus an, wird der Text, den Sie gerade im Antwortfeld geschrieben haben, automatisch als Inhalt der neuen Vorlage übernommen. Sie können ihn dann direkt speichern („Nur speichern") oder speichern und sofort in die Antwort einsetzen („Speichern & Einfügen").
Pflichtfelder sind Name und Nachricht. Die Beschreibung ist optional und hilft Ihnen später, die richtige Vorlage in der Liste wiederzufinden.
Beim Typ wählen Sie zwischen „Antwort (Inbox)" und „Sequenz (Kampagne)". Für Antworten im Postfach ist immer „Antwort (Inbox)" richtig — nur Vorlagen dieses Typs erscheinen später im Auswahlfeld unter Ihrer Antwort.
Ein eigenes Betreff-Feld erscheint nur beim Typ „Sequenz (Kampagne)". Antwortvorlagen haben keinen Betreff, weil Ihre Antwort im bestehenden E-Mail-Verlauf bleibt.
Vorlagen gehören zu Ihrem Unternehmenskonto, nicht zu einer einzelnen Person: Was Sie anlegen, sehen und nutzen auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im selben Konto.
Variablen (Platzhalter) einbauen
Über den Button „Variablen" fügen Sie Platzhalter an der Cursorposition ein, zum Beispiel {{first_name}} (Vorname), {{clean_company}} (Firma), {{position}} (Position der Ansprechperson) oder eine fertige Anrede wie {{anrede_formal}} („Sehr geehrter Herr Müller").
Die Platzhalter bleiben in der gespeicherten Vorlage stehen und werden erst beim Einfügen in eine konkrete Antwort durch die echten Kontaktdaten ersetzt. In der Registerkarte „Vorschau" sehen Sie die Vorlage deshalb noch mit den Platzhaltern.
Vorlagen bearbeiten, löschen und auswerten
Unter Einstellungen → Vorlagen finden Sie alle Vorlagen, getrennt nach „Antwortvorlagen" und „Sequenzvorlagen". Über das Suchfeld und den Typ-Filter grenzen Sie die Liste ein.
Über die Symbole rechts an jeder Vorlage bearbeiten oder löschen Sie sie. Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen.
Der Typ einer Vorlage lässt sich nachträglich nicht mehr ändern. Brauchen Sie denselben Text als anderer Typ, legen Sie ihn als neue Vorlage an.
Wurde eine Vorlage bereits verwendet, zeigt ein kleiner Zähler an der Vorlage, wie oft das der Fall war — ein guter Hinweis darauf, welche Vorlagen sich im Alltag wirklich bewähren.
Vorlage einfügen
Öffnen Sie im Postfach die Nachricht, auf die Sie antworten möchten. Unter dem Antwortfeld finden Sie links neben „Senden" das Auswahlfeld „Vorlage…".
Im Auswahlfeld sehen Sie alle Antwortvorlagen mit Name und Beschreibung. Fahren Sie mit der Maus über einen Eintrag, wird der komplette Text als Vorschau eingeblendet — so wählen Sie sicher die richtige aus.
Mit dem Klick auf eine Vorlage wird deren Text in das Antwortfeld übernommen. Achtung: Der Vorlagentext ersetzt den bereits im Antwortfeld stehenden Text vollständig. Wählen Sie die Vorlage deshalb zuerst aus und schreiben Sie danach Ihre individuellen Ergänzungen dazu.
Beim Einfügen werden die Platzhalter mit den Daten der Ansprechperson gefüllt, die zu dieser Nachricht gehört. Klappt das, bestätigt eine Meldung „Vorlage mit persönlichen Daten eingefügt".
Ist der Nachricht keine Ansprechperson zugeordnet oder fehlt zu einer Variable schlicht der Wert (zum Beispiel keine hinterlegte Position), bleibt der Platzhalter als {{…}} im Text stehen. Lesen Sie den eingefügten Text deshalb immer einmal durch, bevor Sie senden.
Passen Sie den Text nach dem Einfügen frei an — die gespeicherte Vorlage bleibt davon unberührt. Mit „Senden" geht die Antwort raus.
Beispiel: Antwort auf „falscher Ansprechpartner"
Besonders lohnend sind Vorlagen bei Antworten, die sehr häufig und fast immer gleich kommen. Ein typischer Fall: Jemand schreibt zurück, dass er oder sie nicht zuständig ist.
Für genau diesen Fall legen Sie eine Antwortvorlage an — zum Beispiel mit dem Namen „Falscher Ansprechpartner" und einem Inhalt wie: „{{anrede_formal}}, vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Wer wäre denn bei {{clean_company}} die richtige Ansprechperson für dieses Thema? Über eine kurze Info freue ich mich sehr." Darunter setzen Sie Ihre eigenen Kontaktdaten und, wenn Sie mögen, Ihren Terminbuchungs-Link.
Kommt eine solche Antwort herein, wählen Sie im Antwortfeld die Vorlage aus, prüfen kurz Anrede und Firmenname, und senden.
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