Öffnen Sie Ihr Projekt und darin die Ansprechpartner-Liste, mit der Sie arbeiten möchten.

Oben rechts finden Sie den Button „KI-Sequenz erstellen". Über den Pfeil daneben können Sie stattdessen eine bereits bestehende Sequenz auswählen.

Eingeschrieben werden alle Kontakte der Liste, die den gerade gesetzten Filtern entsprechen – Sie müssen keine einzelnen Zeilen markieren. Enthält die Liste mehr als 10.000 Kontakte, werden maximal 10.000 übernommen.

Als Kontext für die Texte nutzt die KI die Angaben, aus denen die Liste entstanden ist

Die Daten der einzelnen Ansprechpartner (Name, Unternehmen, Position) fließen nicht in die Generierung ein. Diese Personalisierung entsteht später über Platzhalter (siehe „Sequenz generieren und Texte bearbeiten").

Im ersten Schritt „Accounts" wählen Sie den Kanal: Die Kachel „Low Volume" steht für LinkedIn, „High Volume" für E-Mail.

Vakanzio schlägt Ihnen einen Kanal vor – abhängig von der Größe Ihrer Liste: bis 200 geplante Einschreibungen LinkedIn, ab mehr als 200 E-Mail. Hintergrund: Über LinkedIn lässt sich pro Tag deutlich weniger Volumen versenden als über E-Mail. Die vorgeschlagene Kachel ist mit „Empfohlen" markiert.

Der Vorschlag ist unverbindlich: Die nicht empfohlene Kachel wird lediglich abgeblendet dargestellt, bleibt aber anklickbar. Nur wenn für einen Kanal kein Account verbunden ist, lässt er sich nicht auswählen.

Pro KI-Sequenz ist genau ein Kanal möglich – E-Mail und LinkedIn lassen sich hier nicht kombinieren.

Bei E-Mail können Sie mehrere Absender-Postfächer gleichzeitig auswählen (oder per „Alle auswählen" alle auf einmal), bei LinkedIn genau einen Account.

Der Weiter-Button wird aktiv, sobald mindestens ein Account ausgewählt ist.

Ohne Kandidatenprofil: Die Sequenz bewirbt Ihre Dienstleistung allgemein, auf Basis der Kriterien Ihrer Liste.

Mit Kandidatenprofil: Sie laden einen Lebenslauf hoch (maximal 5 MB) und lassen daraus ein Profil extrahieren. Die Sequenz pitcht dann dieses konkrete Profil (z.B. dass das Profil bei Interesse anonymisiert zugesendet werden kann). Ist bereits ein Kandidatenprofil mit der Liste verknüpft, ist diese Variante automatisch vorausgewählt und das extrahierte Profil wird Ihnen angezeigt.

Ansprache: Umschalter zwischen „Sie" und „Du". Voreingestellt ist „Sie".

Freitextfeld: Über „Angebotsdetails ergänzen" beziehungsweise „Anforderungen des Kandidaten ergänzen" klappen Sie ein Textfeld auf. Ohne Kandidatenprofil heißt es „Zusätzliche Leistungen des Angebots" – hier gehören Besonderheiten Ihres Angebots hinein, etwa eine vorqualifizierte Shortlist, eine kostenlose Marktanalyse oder ähnliches. Mit Kandidatenprofil heißt es „Anforderungen des Kandidaten". Diese Angaben sind optional.

Pflicht sind nur Kanal und Account – und bei „Mit Kandidatenprofil" ein tatsächlich extrahiertes Profil. Die Ansprache hat eine Voreinstellung, das Freitextfeld ist optional.

Anzahl der Schritte, Wartezeiten und Sprache legen Sie hier nicht fest: Die Struktur ist vorgegeben (siehe nächster Abschnitt), die Texte werden auf Deutsch erzeugt. Wartezeiten können Sie danach im Editor anpassen.

Mit „Sequenz generieren" erzeugt die KI die Entwürfe und Sie landen im Schritt „Bearbeiten".

Bei E-Mail entstehen zwei Schritte: eine erste E-Mail mit Betreff, die sofort hinausgeht, und zwei Tage später eine Reminder-E-Mail. Der Reminder bekommt bewusst keinen eigenen Betreff – so landet er als Antwort im selben E-Mail-Verlauf wie die erste Nachricht.

Bei LinkedIn entsteht eine verzweigte Sequenz: Zuerst wird geprüft, ob bereits eine Verbindung zum Ansprechpartner besteht. Falls ja, geht sofort eine LinkedIn-Nachricht hinaus, zwei Tage später ein Reminder. Falls nein, wird zunächst eine Kontaktanfrage verschickt; nach drei Tagen wird erneut geprüft, ob sie angenommen wurde. Ist sie angenommen, folgen Nachricht und Reminder, andernfalls endet die Sequenz für diesen Kontakt.

InMail wird nie automatisch erzeugt, damit Ihr InMail-Kontingent nicht ungefragt verbraucht wird. Sie können einen InMail-Schritt bei Bedarf selbst im Editor ergänzen.

Bearbeiten: Klicken Sie eine Nachricht an, öffnet sich rechts der Editor. Dort passen Sie Betreff und Text frei an. Ebenso können Sie Wartezeiten ändern sowie Schritte hinzufügen oder löschen.

Platzhalter setzen später die individuellen Angaben je Empfänger ein. Verwendet werden dabei: anrede, anrede_lieb, anrede_formal, anrede_dear, first_name, last_name, position, company, clean_company, job_title, clean_job_title, job_location und signature. Die Anrede-Platzhalter erzeugen die vollständige Begrüßung inklusive Anrede und Name – schreiben Sie deshalb kein zusätzliches „Sehr geehrte …" oder „Hallo" davor.

Längen: Für E-Mails gibt es keine Zeichenbegrenzung. Die LinkedIn-Kontaktanfrage ist auf 200 Zeichen begrenzt (mit LinkedIn Premium sind 300 Zeichen möglich) und wird bei Bedarf auf diese Länge gekürzt.

Lesen Sie jede Nachricht einmal durch, bevor Sie weitergehen: Die Entwürfe sind ein Vorschlag, den Sie kürzen und in Ihrer eigenen Ausdrucksweise schärfen sollten.

Im letzten Schritt „Senden" vergeben Sie einen Sequenznamen (Pflichtfeld) und legen die Sendezeiten fest. Voreingestellt sind: Zeitzone Europe/Berlin, Montag bis Freitag, 09:00 bis 18:00 Uhr, fünf Minuten Abstand zwischen den Nachrichten, Stopp bei Antwort und maximal drei Versuche.

„Sequenz veröffentlichen" speichert die Sequenz sofort als aktive Sequenz – nicht als Entwurf. Sie erscheint ab diesem Moment dauerhaft in Ihrer Sequenz-Übersicht.

Anschließend landen Sie im Einschreibe-Assistenten, in dem Ihre neue Sequenz bereits ausgewählt ist. Es folgen drei Schritte: Prüfung (welche Kontakte einschreibbar sind), Vorschau (Nachrichten je Empfänger anpassen) und Bestätigen.

Erst der Klick auf „Einschreibung starten" legt die Kampagne an. Die Kontakte werden im Hintergrund verarbeitet, der Versand richtet sich nach den eingestellten Sendezeiten. Danach landen Sie auf der Leads-Seite Ihrer Sequenz.

Möchten Sie die Kontakte jetzt noch nicht einschreiben, klicken Sie oben rechts auf „Abbrechen". Die Sequenz bleibt erhalten und ist in Ihrer Sequenz-Übersicht aktiv – nur eben ohne eingeschriebene Kontakte. Sie können sie jederzeit später verwenden.