In Vakanzio hängen drei Dinge ineinander: Das Projekt ist der Rahmen, der Vakanzen-Explorer ist die laufende Suche darin, und die Vakanzen-Liste ist das festgehaltene Ergebnis. Eine gespeicherte Suche ist dabei kein viertes Objekt, sondern wiederverwendbare Filter: Jede gespeicherte Liste merkt sich die Filter, mit denen sie entstanden ist, und lässt sich damit jederzeit erneut anwenden.
Das Projekt als Rahmen
Ein Projekt bündelt alles, was zu einem Thema gehört: Vakanzen-Listen, Ansprechpartner-Listen und die damit verknüpften Sequenzen (die Abfolge von Nachrichten, mit der Sie Ansprechpartner kontaktieren).
Sie finden es über Projekte in der linken Navigation. In der Übersicht sehen Sie je Projekt, wie viele Vakanzen-Listen, Kontakte-Listen und Sequenzen daran hängen.
Jede Liste gehört zu genau einem Projekt. Sequenzen dagegen können in mehreren Projekten verknüpft sein.
Die Suche erreichen Sie nur aus einem Projekt heraus – es gibt keinen eigenen Menüpunkt dafür. Auf der Projektseite starten Sie mit Neue Vakanzen Suche oder Neue Ansprechpartner-Suche.
Der Vakanzen-Explorer: die laufende Suche
Der Vakanzen-Explorer durchsucht bei jedem Aufruf den aktuellen Vakanzen-Bestand. Was Sie sehen, ist immer eine frische Abfrage – keine gespeicherte Ergebnismenge.
Die Treffer selbst werden nicht dauerhaft abgelegt. Was abgelegt wird, ist Ihr Filterstand.
Deshalb geht eine begonnene Suche nicht verloren: Brechen Sie zwischendurch ab, ist beim nächsten Öffnen des Explorers Ihr letzter Filterstand wieder gesetzt. Gespeichert wird dabei die Kombination der Filter, nicht die Trefferliste.
Wollen Sie bewusst bei null anfangen, nutzen Sie Manuelle Suche – damit startet der Explorer mit leeren Filtern statt mit der zuletzt genutzten Einstellung.
Aus den Treffern eine Vakanzen-Liste machen
Oben rechts im Explorer gibt es zwei Wege zu speichern: Ansprechpartner finden legt die Liste an und führt Sie direkt weiter in die Ansprechpartner-Suche. Über das Aufklappmenü daneben wählen Sie Nur als Liste speichern – dann bleiben Sie im Explorer.
Beide Wege legen dasselbe an, und beide legen immer eine neue Liste an. Eine bestehende Liste wird dabei nie überschrieben oder erweitert.
Haben Sie einzelne Zeilen angehakt, werden nur diese übernommen. Ohne Auswahl werden alle Treffer der aktuellen Suche übernommen.
Aus dem Explorer heraus werden maximal 5.000 Vakanzen auf einmal übernommen. Bei mehr Treffern grenzen Sie die Suche weiter ein oder wählen gezielt aus.
Mitgespeichert werden neben den Vakanzen auch die verwendeten Filter und die angelegten KI-Spalten – daraus entsteht das Suchrezept der Liste.
Die Vakanzen-Liste: festgehaltene Treffer
Eine Vakanzen-Liste ist eine feste Menge: Beim Speichern wird jede Vakanz einzeln als Eintrag festgeschrieben. Die Liste verändert sich danach nicht von selbst und wächst nicht automatisch nach.
Im Reiter Gespeichert stehen genau diese festgehaltenen Einträge, mit ihrer Anzahl neben dem Reiternamen.
Mit welchen Kriterien die Liste entstanden ist, steht nicht an der Liste selbst. Sichtbar werden sie, indem Sie die zugehörige gespeicherte Suche wieder in den Explorer laden.
Den Listennamen können Sie jederzeit im Kopf der Liste ändern.
Diese feste Menge ist die Grundlage für alles Weitere: Ansprechpartner-Suche und Sequenz setzen darauf auf.
Die gespeicherte Suche: die Liste als wiederverwendbares Suchrezept
Eine gespeicherte Suche ist kein eigenes Objekt, das Sie separat anlegen. Eine gespeicherte Liste ist die gespeicherte Suche. Sobald eine Liste gespeichert ist, erscheint sie automatisch als gespeicherte Suche – Sie müssen nichts zusätzlich sichern oder abgleichen.
Zu finden ist sie in der Filterleiste des Vakanzen-Explorers unter Gespeicherte Suchen. Ein Klick auf einen Eintrag setzt dessen Filter und KI-Spalten wieder in den Explorer.
Gespeicherte Suchen sind an das Projekt gebunden: Angezeigt werden nur die Listen des Projekts, in dem Sie gerade arbeiten. Eine gespeicherte Suche aus einem anderen Projekt taucht hier nicht auf.
Gespeicherte Listen sind unveränderlich. Sie können die Kriterien einer angewendeten Suche im Explorer beliebig anpassen – beim erneuten Speichern entsteht eine neue Liste, und die ursprüngliche bleibt unverändert erhalten.
Der automatisch gemerkte Filterstand aus dem vorigen Abschnitt ist etwas anderes und erscheint hier nicht.
Warum eine gespeicherte Suche später mehr Treffer zeigt
Eine gespeicherte Suche ist ein Rezept. Wenden Sie sie erneut an, läuft die Abfrage gegen den aktuellen Bestand – inzwischen neu hinzugekommene Stellen erfüllen die Kriterien ebenfalls und erscheinen mit. Die Trefferzahl kann deshalb steigen oder auch sinken, ohne dass Sie etwas geändert haben.
Die zugehörige Vakanzen-Liste bleibt davon unberührt und behält ihren Stand.
Die Brücke zwischen beiden ist der Reiter Nicht gespeichert in der Liste: Dort stehen alle Vakanzen, die auf das Rezept der Liste passen, aber noch nicht darin sind – sowohl beim Speichern nicht übernommene als auch später neu dazugekommene.
Von dort übernehmen Sie gezielt einzelne Treffer in die Liste. Die KI-Bewertung läuft erst in diesem Moment.
Mit Als geprüft markieren setzen Sie den Stichtag auf jetzt: Alles, was danach neu dazukommt, wird als neu ausgewiesen.
Bei sehr breiten Listen kann die Zählung zu lange dauern – dann steht statt einer Zahl ein Strich am Reiter.
Ansprechpartner: was gespeichert wird und was nicht
Die Ansprechpartner-Suche setzt auf einer Vakanzen-Liste auf und zeigt Ihnen die Personen der dort enthaltenen Firmen.
Diese Anzeige ist eine Arbeitssitzung, kein Speicherstand. Angezeigte, aber nicht gesicherte Ansprechpartner bleiben nicht dauerhaft erhalten – die Sitzung läuft nach 30 Tagen ab und wird abgeräumt.
Dauerhaft werden die Personen erst mit Als Liste speichern. Im Dialog legen Sie eine neue Ansprechpartner-Liste an oder ergänzen eine bestehende.
Dabei können Sie steuern, wie viele Personen pro Firma übernommen werden und ob bereits in eine Sequenz eingeschriebene Personen ausgeschlossen bleiben. Bei mehreren Segmenten entscheiden Sie, ob je Segment eine eigene Liste entsteht oder alles in eine gemeinsame.
Die gespeicherte Ansprechpartner-Liste gehört zu genau einem Projekt und merkt sich, aus welcher Vakanzen-Liste sie stammt.
Wann Sie was verwenden
Projekt: wenn Sie ein Thema oder eine Zielgruppe von anderen trennen wollen. Alles Weitere entsteht darin.
Vakanzen-Explorer: zum Ausprobieren und Eingrenzen. Solange Sie hier arbeiten, ist nichts festgeschrieben.
Vakanzen-Liste: sobald das Ergebnis stimmt und Sie damit weiterarbeiten wollen – sie ist die stabile Grundlage für Ansprechpartner und Sequenz.
Gespeicherte Suche: wenn Sie dieselben Kriterien später erneut anwenden wollen, etwa um regelmäßig auf neue Stellen zu prüfen.
Kurz gesagt: Der Explorer fragt jedes Mal den aktuellen Bestand ab, die Liste hält eine einmal festgeschriebene Auswahl.
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