Vakanzio ist entlang eines Ablaufs aufgebaut: Sie suchen offene Stellen (Vakanzen), speichern die Treffer als Liste, suchen dazu die Ansprechpartner und übernehmen diese in eine Sequenz (die Abfolge Ihrer Nachrichten). Alles, was dabei entsteht, hängt an einem Projekt — und ist über die Seitenleiste jederzeit wieder erreichbar.
Die Seitenleiste als Einstieg
Ganz oben wählen Sie Ihre Organisation; darunter können Sie zwischen der neuen und der klassischen Ansicht umschalten.
Der obere Navigationsblock hat vier Einträge: Dashboard (Ihre Zahlen zum Erfolg), Inbox (eingehende Antworten), Sequenzen (Ihre Nachrichtenabfolgen) und Projekte.
Eine eigene Suche im Menü gibt es bewusst nicht: Suchen starten Sie immer aus einem Projekt heraus.
Ganz unten stehen Einstellungen und Hilfe (öffnet dieses Help Center), darunter Ihr Benutzerkonto.
Projekte: die Klammer um alles
Ein Projekt ist die oberste Ebene. Jede Vakanzen-Liste, jede Kontakte-Liste und jede Sequenz gehört zu genau einem Projekt.
Die Tabelle zeigt je Projekt: Name, Typ, Anzahl der Vakanzen-Listen, der Kontakte-Listen und der Sequenzen, den Verantwortlichen und wann zuletzt etwas passiert ist.
Ein Klick auf ein Projekt öffnet dessen Übersicht mit den drei Blöcken Vakanzen-Listen, Ansprechpartner-Listen und Sequenzen.
Eine projektübergreifende Listenübersicht gibt es nicht — Listen sind immer projektbezogen.
Das aktive Projekt in der Seitenleiste und seine Symbole
Unter Aktives Projekt steht ein Auswahlfeld mit dem Namen des Projekts, an dem Sie gerade arbeiten. Darüber wechseln Sie das Projekt oder gehen über Alle Projekte zurück zur Übersicht.
Darunter erscheinen die Inhalte dieses Projekts. Die Symbole unterscheiden die Zeilentypen:
Plus — Neue Suche, immer als erste Zeile sichtbar.
Koffer — eine Vakanzen-Liste. Stammt sie aus dem Profilvertrieb, steht dort stattdessen ein Personensuche-Symbol.
Person mit Haken — eine Kontakte-Liste. Sie steht eingerückt unter der Vakanzen-Liste, aus der sie entstanden ist; nicht zugeordnete Kontakte-Listen stehen ohne Einrückung.
Briefumschlag — eine Sequenz.
Es werden höchstens fünf Zeilen angezeigt. Alles Weitere sammelt sich in der Zeile N weitere…, die einen Dialog mit sämtlichen Einträgen öffnet.
Ein Klick auf eine Zeile öffnet direkt deren Detailseite. Das ist der schnellste Weg, eine gespeicherte Liste wiederzufinden.
Schritt 1: Eine neue Vakanzensuche starten
Neue Suche in der Seitenleiste (oder der gleichnamige Einstieg in der Projektübersicht) öffnet die KI-Vakanzen-Suche.
Oben schalten Sie zwischen drei Modi um: Vakanzen-Suche (Standard), Profilvertrieb (Suche ausgehend von einem Kandidatenprofil) und Manuelle Suche (Filter von Hand setzen, ohne KI).
In der Vakanzen-Suche beschreiben Sie Ihre Zielstellen in einem Satz, zum Beispiel „Bauleiter Hoch- und Tiefbau in Berlin". Über dem Feld sehen Sie, in welchem Projekt Sie suchen, wie viele Vakanzen aktuell durchsuchbar sind, Beispielanfragen und Ihre letzten Suchläufe zum Wiederöffnen.
Nach dem Absenden erscheinen zwei Karten: die gesetzten Filter und die KI-Kriterien. Beide können Sie ändern, bevor die Suche läuft; über das Nachfass-Feld präzisieren Sie in normaler Sprache.
Mit Vakanzen anzeigen gehen Sie in die Trefferliste. Ohne aktives Projekt lässt sich die Suche nicht absenden.
Schritt 2: Treffer prüfen und als Vakanzen-Liste speichern
In der Trefferliste sichten Sie die gefundenen Stellen und haken bei Bedarf einzelne Zeilen an.
Der Hauptknopf Ansprechpartner finden speichert die Suche als neue Vakanzen-Liste und führt Sie direkt weiter in die Ansprechpartner-Suche.
Im Aufklappmenü daneben liegt Nur als Liste speichern: derselbe Speichervorgang, aber Sie bleiben in der Trefferliste und sehen eine Bestätigung mit Listenname und Anzahl der Firmen.
Speichern legt immer eine neue Liste an; der Name wird automatisch vergeben. Eine bereits gespeicherte Liste wird von hier aus nie überschrieben.
Sind Zeilen angehakt, wandern nur diese in die Liste. Ohne Auswahl werden alle Treffer übernommen — höchstens jedoch 5.000 Vakanzen.
Die gespeicherte Vakanzen-Liste
Der Reiter Gespeichert zeigt die Stellen, die tatsächlich in der Liste liegen.
Der Reiter Nicht gespeichert zeigt neu hinzugekommene Treffer, die zu Ihrer Suche passen, aber noch nicht in der Liste sind. Erst beim Hinzufügen werden sie von der KI bewertet.
Über dem Tabellenkopf schalten Sie zwischen Liste und Board um, filtern nach Alle / Neu / Alt und setzen mit Als geprüft markieren alle aktuellen Treffer auf „gesehen", damit künftige Funde als neu erscheinen.
Weitere Filter grenzen ein, ob es zur Stelle einen Ansprechpartner gibt und ob Mitarbeiter der Firma auffindbar sind. Ein Schalter benachrichtigt Sie per E-Mail über neue Treffer.
Sobald Sie Zeilen anhaken, erscheint unten eine Aktionsleiste mit Ansprechpartner-Suche, Exportieren und Aus Liste entfernen.
Eine einzelne Stelle im Detail und die Originalanzeige
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Stelle in einem großen Dialog. Oben stehen Titel, Status und Pfeile zum Blättern samt Positionsanzeige wie „3/57".
Links sehen Sie Eckdaten zur Stelle, zur Firma, gefundene Ansprechpartner und Ihre Notizen.
Rechts liegen die Reiter Beschreibung (der eingelesene Anzeigentext) und Mitarbeiter. KI-Analyse erscheint nur, wenn eine KI-Auswertung vorliegt, KI Bewertung nur, wenn Sie KI-Kriterien gesetzt haben.
Der Knopf Zur Originalanzeige öffnet die echte Stellenanzeige beim Portal in einem neuen Tab.
Schritt 3: Ansprechpartner suchen und in eine Sequenz übernehmen
Ansprechpartner-Suche in der Vakanzen-Liste übernimmt genau den Umfang, den Sie gerade sehen: angehakte Zeilen zuerst, sonst der gefilterte Ausschnitt, sonst die ganze Liste. Enthält die Liste keine Firmen, ist der Knopf gesperrt.
Es folgt dieselbe Mechanik wie bei den Vakanzen: Zielgruppe in einem Satz beschreiben, Filter und KI-Kriterien je Zielgruppe prüfen, eine Obergrenze an Personen pro Firma setzen, dann Suche starten.
Die Treffer speichern Sie über Als Liste speichern — entweder als Neue Liste oder in eine Bestehende Liste. Danach werden die Personendaten im Hintergrund ergänzt.
Auf der Kontakte-Liste führt KI-Sequenz erstellen in den Assistenten, der die Nachrichtenentwürfe mit dieser Liste als Empfängerkreis aufsetzt. Im Aufklappmenü daneben wählen Sie stattdessen eine bestehende Sequenz; bei angehakten Zeilen gibt es zusätzlich In Sequenz einschreiben.
Über Suchkriterien anpassen springen Sie zurück in die Suche, aus der die Liste entstanden ist. Die fertige Sequenz finden Sie danach unter Sequenzen und in Ihrem Projekt wieder.
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