Vakanzio verschickt bewusst nicht alles auf einmal: Jedes Postfach darf nur eine bestimmte Menge pro Tag senden, und innerhalb des Tages liegen die Nachrichten mit Abstand verteilt im Sendefenster. Eine große Sequenz (die Nachrichtenabfolge, in die Sie Kontakte einschreiben) wird deshalb über mehrere Tage abgearbeitet — verloren geht dabei nichts.
Das Tageslimit pro Postfach setzt die Obergrenze
Jedes verbundene Postfach hat ein tägliches Sendelimit. Mehr geht an diesem Tag über dieses Postfach nicht raus.
Der Grund ist die Zustellbarkeit: Wer plötzlich hunderte E-Mails aus einem Postfach schickt, wird von Google und Microsoft als Spam-Versender eingestuft.
Rechenbeispiel: 500 Kontakte, zwei Postfächer mit je 25 E-Mails pro Tag — das sind 50 E-Mails täglich und damit rund zehn Sendetage für die Erstnachrichten.
Wann innerhalb des Tages gesendet wird
Jede Sequenz hat eine Karte Sendezeiten. Dort stehen Zeitzone, Sendetage und das Zeitfenster aus Startzeit und Endzeit.
Voreingestellt sind die Zeitzone Berlin, Montag bis Freitag und 9 bis 17 Uhr.
Außerhalb dieses Fensters wird nicht gesendet. Was nicht mehr hineinpasst, rutscht auf den nächsten Sendetag.
Unter den Feldern zeigt Vakanzio die daraus errechnete Kapazität in Nachrichten pro Tag und Absenderkonto an.
Wie weit zwei Nachrichten auseinanderliegen
Zwischen zwei Nachrichten desselben Postfachs liegt immer ein Mindestabstand. Den stellen Sie in derselben Karte im Feld Mindestabstand zwischen Nachrichten (Minuten) ein; voreingestellt sind 5 Minuten.
Unter 5 Minuten warnt das Produkt ausdrücklich — solche Abstände beeinträchtigen die Zustellbarkeit.
Zusätzlich verteilt Vakanzio die Sendezeitpunkte über das Fenster und legt einen zufälligen Aufschlag obendrauf. Dadurch geht nichts im starren Takt raus, sondern unregelmäßig, wie bei einem Menschen.
Jede Nachricht wird einzeln an genau einen Empfänger geschickt, mit dessen eigener Personalisierung — es ist kein Massenverteiler mit einem gemeinsamen Verteilerfeld.
Stellen Sie den Abstand so ein, dass ihr Tageslimit im Laufe des Tages ausgereizt wird.
Wie sich mehrere Sequenzen ein Postfach teilen
Laufen mehrere Sequenzen über dasselbe Postfach, teilt Vakanzio das Tageslimit auf. Die älteste Sequenz bekommt nicht alles, und es wird auch nicht streng der Reihe nach abgearbeitet.
Der Anteil richtet sich danach, wie viele aktive Kontakte eine Sequenz auf diesem Postfach hat: Wer die Hälfte der aktiven Kontakte stellt, bekommt etwa die Hälfte des Tageslimits.
Zugeteilt wird abwechselnd Sequenz für Sequenz, innerhalb einer Sequenz nach dem frühestmöglichen Termin.
Braucht eine Sequenz ihren Anteil an einem Tag nicht, dürfen die anderen ihn nutzen — freie Kapazität verfällt nicht.
Zusätzlich wird der Tag ungefähr hälftig zwischen Erstnachrichten und Follow-ups (Nachfassnachrichten) aufgeteilt, wobei auch hier die ungenutzte Hälfte der anderen Seite zufällt.
Was mit Nachrichten über dem Tageslimit passiert
Nachrichten, die heute nicht mehr hineinpassen, gehen nicht verloren. Sie bleiben in der Warteschlange und bekommen einen Termin an einem der nächsten Sendetage.
Vakanzio plant dabei bis zu 30 Tage im Voraus. Wann eine Nachricht dran ist, sehen Sie in der Lead-Liste der Sequenz in der Spalte Nächste Aktion.
Das gilt auch, wenn Sie mehrere Sequenzen gleichzeitig starten: Die Nachrichten reihen sich ein, statt abgelehnt zu werden.
Wird das Tageslimit zwischendurch erreicht, verschiebt das System die betroffene Nachricht automatisch auf den nächsten Tag nach dem Zurücksetzen des Zählers.
Wenn es schneller gehen soll
Eine einzelne, für morgen geplante Nachricht lässt sich nicht vorziehen — das würde genau die Verteilung aushebeln, die vor dem Spam-Ordner schützt.
Wirksam ist stattdessen: das Tägliche Sendelimit unter Einstellungen → E-Mail & LinkedIn anheben, sofern die Postfächer alt genug dafür sind.
Oder zusätzliche Postfächer anbinden — sie erhöhen das Tagesvolumen direkt, ohne ein einzelnes Postfach zu belasten. Zusätzliche Postfächer gibt es als Sender-Bundle; die aktuellen Konditionen finden Sie auf vakanzio.de/preise.
Und Sie können das Sendefenster verbreitern oder weitere Sendetage aktivieren — mehr Zeitfenster heißt mehr Platz für Abstände.
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