In den allermeisten Fällen ist es kein Fehler, sondern eine der eingebauten Bremsen: Die Sequenz ist noch nicht aktiv, es sind zu wenig Kontakte eingeschrieben, das Tageslimit ist ausgeschöpft, es ist gerade keine Sendezeit — oder ein LinkedIn-Schritt hält die ganze Abfolge auf. Die folgenden Ursachen sind nach Häufigkeit sortiert.
Die Sequenz ist noch nicht aktiv
Eine Sequenz (die Nachrichtenabfolge, in die Sie Kontakte einschreiben) verschickt erst, wenn sie auf Aktiv steht. Solange sie Entwurf ist, wird nichts geplant und nichts gesendet.
Den Status sehen Sie in der Sequenzen-Liste am farbigen Punkt links neben dem Namen und im Kopf der Sequenz als Kennzeichen Aktiv, Entwurf oder Archiviert.
Abhilfe: Schalten Sie die Sequenz in der Spalte Aktiv ein. Bis die Umstellung überall sichtbar ist, können ein paar Minuten vergehen.
Archivierte Sequenzen senden ebenfalls nicht.
Es sind keine oder zu wenige Kontakte eingeschrieben
Die häufigste Ursache für „es passiert gar nichts“: Der Sequenz wurden noch keine Kontakte hinzugefügt.
In der Sequenzen-Liste zeigt die Spalte Kontakte die Zahl der eingeschriebenen Personen. Steht dort 0, gibt es nichts zu versenden.
Auch bei zu wenigen Kontakten bleibt Ihr Tageslimit ungenutzt: Bei einer Sequenz aus zwei Nachrichten gehen im Schnitt etwa 1,9 E-Mails pro Kontakt raus. Teilen Sie Ihr Wochenvolumen durch 1,9 — so viele neue Kontakte brauchen Sie pro Woche.
Abhilfe: Kontakte aus einer Personen-Liste in die Sequenz einschreiben.
Kontakte wurden beim Einschreiben aussortiert
Nicht jeder markierte Kontakt landet auch in der Sequenz. Vakanzio prüft beim Einschreiben und nennt für jeden aussortierten Kontakt den Grund.
Keine E-Mail-Adresse — die Sequenz enthält E-Mail-Schritte, am Kontakt fehlt die Adresse.
Keine LinkedIn-URL — die Sequenz enthält LinkedIn-Schritte, am Kontakt fehlt das Profil.
Keine gültige E-Mail-Adresse oder E-Mail-Domain stimmt nicht mit Firmen-Domain überein — die Adresse gehört nicht zum Unternehmen des Kontakts.
Bereits in einer Kampagne eingeschrieben — dieselbe Person läuft schon in einer anderen Sequenz. Das verhindert die Doppelansprache.
Auf der Blockliste — die Adresse, die Domain oder das LinkedIn-Profil ist gesperrt.
Fehlende Pflichtfelder oder kein Ort der Vakanz hinterlegt — die Sequenz nutzt Platzhalter, für die am Kontakt die Daten fehlen.
Abhilfe: Die fehlenden Daten am Kontakt ergänzen und erneut einschreiben — oder die Platzhalter aus der Sequenz nehmen.
Das Tageslimit ist für heute erreicht
Unter Einstellungen → E-Mail & LinkedIn steht je Konto gesendet/Limit. Sind beide Zahlen gleich, ist für heute Schluss.
Der Zähler wird täglich um Mitternacht UTC (Koordinierte Weltzeit) zurückgesetzt — in Deutschland nachts um 1 beziehungsweise 2 Uhr. Danach läuft es weiter.
Nichts geht dabei verloren: Was heute nicht mehr hineinpasst, bekommt einen Termin an einem der nächsten Sendetage.
Teilen sich mehrere Sequenzen dasselbe Postfach, bekommt jede nur ihren Anteil am Tageslimit. Eine einzelne Sequenz sendet dann deutlich weniger, als das Konto insgesamt könnte.
Abhilfe: Tageslimit anheben, ein weiteres Postfach anbinden oder konkurrierende Sequenzen pausieren.
Es ist gerade keine Sendezeit
Jede Sequenz hat eine Karte Sendezeiten mit Zeitzone, Sendetagen sowie Startzeit und Endzeit. Voreingestellt sind Berlin, Montag bis Freitag und 9 bis 17 Uhr.
Außerhalb dieses Fensters wird nichts verschickt — an Wochenenden also gar nichts, morgens um 8 Uhr auch nicht.
Innerhalb des Fensters liegt zwischen zwei Nachrichten desselben Postfachs ein Mindestabstand (voreingestellt 5 Minuten) plus ein zufälliger Aufschlag. Ein kurzes Fenster begrenzt deshalb zusätzlich, wie viel an einem Tag überhaupt hineinpasst.
Ein Tag mit einer Lücke im Aktivitätsverlauf ist also oft nur ein Tag, an dem das Fenster noch nicht begonnen hatte.
Abhilfe: Sendefenster verbreitern oder weitere Sendetage aktivieren.
Ein LinkedIn-Schritt bremst die ganze Sequenz
Das ist die häufigste Ursache für „die Sequenz hängt seit Tagen“.
LinkedIn-Konten haben eigene, viel niedrigere Tageslimits: voreingestellt 25 Kontaktanfragen und 30 Nachrichten pro Tag, mehr als 30 lässt das Produkt nicht zu. E-Mail-Postfächer schaffen ein Vielfaches davon.
Folgt in einer kombinierten Sequenz auf die erste E-Mail ein LinkedIn-Schritt, staut sich dort alles: Die nachfolgenden E-Mail-Schritte kommen erst dran, wenn der LinkedIn-Schritt durch ist.
Anfragen und Nachrichten haben dabei getrennte Kontingente — beide werden unabhängig voneinander ausgeschöpft.
Abhilfe: E-Mail- und LinkedIn-Sequenzen trennen, statt beide Kanäle in eine Abfolge zu mischen.
Das Postfach ist inaktiv oder frisch verbunden
Steht ein Konto in der Kontenliste auf Inaktiv, wird darüber nichts geplant und nichts gesendet. Meist ist die Verbindung zum Anbieter abgelaufen und muss erneuert werden.
Ist der Sequenz gar kein aktives Konto zugeordnet, meldet Vakanzio beim Einschreiben Keine aktiven E-Mail-Konten mit Sendelimit verfügbar beziehungsweise Keine E-Mail-Konten konfiguriert.
Frisch verbundene Postfächer starten bewusst niedrig — je nach Anbieter mit 5 bis 15 E-Mails pro Tag — und werden ab Tag 7, 14 und 28 automatisch angehoben. In der ersten Woche ist wenig Volumen also normal.
Abhilfe: Verbindung erneuern, ein Konto zuordnen oder das Warm-up abwarten.
Einzelne Kontakte sind pausiert, gestoppt oder haben geantwortet
In der Lead-Liste der Sequenz filtern Sie nach Alle, Aktiv, Pausiert, Abgeschlossen, Fehlgeschlagen und Gestoppt. Nur aktive Kontakte bekommen weitere Nachrichten.
Antwortet jemand, wird die Sequenz für diese Person beendet und alle noch geplanten Nachrichten an sie werden verworfen. Über den Filter Hat geantwortet finden Sie diese Kontakte.
Landet ein Kontakt nachträglich auf der Blockliste, werden seine geplanten Nachrichten ebenfalls verworfen.
Ein Kontakt kann auch schlicht auf den nächsten Schritt warten. Die Spalte Nächste Aktion zeigt dann das geplante Datum, die Spalte Fortschritt, wie weit er in der Abfolge ist.
Abhilfe: Pausierte oder fehlgeschlagene Kontakte auswählen und über Fortsetzen wieder einplanen.
Woran Sie erkennen, dass es das war
Öffnen Sie die Lead-Liste der betroffenen Sequenz und schauen Sie in die Spalte Nächste Aktion: Stehen dort Termine, ist die Sequenz eingeplant und arbeitet — sie ist nur langsamer, als Sie erwartet haben.
Verteilen sich diese Termine über viele Tage, ist es die Kapazität: Tageslimit, geteiltes Postfach oder das Sendefenster.
Steht dort gar nichts und sind alle Kontakte auf Aktiv, prüfen Sie den Status der Sequenz und ob ein aktives Konto zugeordnet ist.
Vergleichen Sie außerdem gesendet/Limit in der Kontenliste mit Ihrer Erwartung. Steht der Zähler am Limit, ist alles ausgeschöpft, was heute möglich war.
Ein Blick auf die Sequenz-Schritte hilft ebenfalls: Sitzt ein LinkedIn-Schritt vor den restlichen E-Mails, ist er sehr wahrscheinlich der Engpass.
Wann Sie uns schreiben sollten
Die Sequenz steht auf Aktiv, es sind Kontakte eingeschrieben, das Tageslimit ist nicht ausgeschöpft — und trotzdem steht in der Spalte Nächste Aktion über mehrere Tage hinweg nichts.
Kontakte stehen dauerhaft auf Fehlgeschlagen, obwohl Sie sie fortgesetzt haben.
Ein Postfach springt immer wieder auf Inaktiv, obwohl Sie die Verbindung erneuert haben.
Die Zahlen in der Sequenz passen offensichtlich nicht zu dem, was tatsächlich im Postfach liegt.
Melden Sie sich gern im Chat — wir helfen Ihnen weiter.