Für den Erstkontakt per E-Mail empfehlen wir Ihnen, nicht Ihre Hauptdomain zu verwenden, sondern zusätzlich eingerichtete Zweit-Domains — sogenannte Secondary-Domains. So bleibt der Ruf Ihrer Firmendomain geschützt, auch wenn eine Absenderadresse einmal als Spam eingestuft wird.
Was eine Secondary-Domain ist
Die Domain ist der Teil hinter dem @-Zeichen einer E-Mail-Adresse, also zum Beispiel ihrefirma.de in vorname@ihrefirma.de.
Eine Secondary-Domain ist eine zusätzliche Domain, die Ihrer Hauptdomain sehr ähnlich klingt — etwa ihrefirma.com oder ihrefirma-consulting.com — und ausschließlich für den Erstkontakt genutzt wird.
Auf jeder dieser Domains liegen eigene Postfächer. Ihre Empfänger sehen einen Absender, der eindeutig zu Ihrem Unternehmen passt; Ihre eigentliche Firmenadresse bleibt davon unberührt.
Warum nicht die eigene Hauptdomain
E-Mail-Anbieter wie Google und Microsoft bewerten jede Domain danach, wie Empfänger auf deren Nachrichten reagieren. Aus dieser Bewertung ergibt sich die Zustellbarkeit — also wie wahrscheinlich es ist, dass eine Nachricht im Posteingang statt im Spam-Ordner landet.
Viele Nachrichten an Empfänger, mit denen noch keine Beziehung besteht, drücken diese Bewertung. Die Anbieter sind hier in den letzten Jahren deutlich strenger geworden.
Ist der Ruf Ihrer Hauptdomain erst einmal beschädigt, trifft das auch alles andere: Angebote, Rechnungen, Bewerbungen, die tägliche Korrespondenz. Das lässt sich nur mühsam wieder geradebiegen.
Eine Secondary-Domain ist dagegen austauschbar. Bekommt eine Adresse Zustellprobleme, tauschen wir sie aus, ohne dass Ihr Tagesgeschäft betroffen ist.
Sie können den Erstkontakt trotzdem über Ihre Hauptdomain führen — das ist eine Frage des geplanten Volumens und Ihrer Risikobereitschaft. Bei kleinen Mengen ist es vertretbar, bei größeren raten wir davon ab.
Hauptdomain und Secondary-Domain im Vergleich
Hauptdomain: Ihre bestehende Firmenadresse. Sie trägt Ihr Tagesgeschäft, ist über Jahre aufgebaut und lässt sich nicht ersetzen. Deshalb sollte sie kein Zustellrisiko tragen.
Secondary-Domain: eigens für den Erstkontakt angelegt, klingt Ihrer Hauptdomain ähnlich, wird von uns eingerichtet und aufgewärmt — und ist im Problemfall ersetzbar.
Beides schließt sich nicht aus: Antwortet ein Empfänger, führen Sie das Gespräch selbstverständlich weiter, und für alles Übrige nutzen Sie wie gewohnt Ihre Hauptadresse.
Was Vakanzio für Sie einrichtet
Wir suchen gemeinsam mit Ihnen passende Domains aus, kaufen sie, legen die Postfächer an und hinterlegen die technischen Einträge, die für gute Zustellbarkeit nötig sind.
Üblich sind zwei zusätzliche Domains mit je zwei Postfächern, also vier zusätzliche Absenderadressen. Mehr als zwei Adressen pro Domain empfehlen wir nicht.
Verfügbar sind in aller Regel .com-Varianten. Sonderwünsche wie eine .de-Domain mit Bindestrich lassen sich nicht immer erfüllen — sprechen Sie uns an, wir prüfen, was möglich ist.
Wie viele Postfächer und Domains in Ihrem Paket enthalten sind und wie sich das erweitern lässt, hängt von Ihrem Tarif ab. Zusätzliche Absenderkapazität buchen Sie als Sender-Bundle; den aktuellen Stand finden Sie auf vakanzio.de/preise.
Die technischen Einträge dahinter
SPF (Sender Policy Framework, also „Regelwerk für zulässige Absender"): ein Eintrag in der Domain, der festlegt, welche Server überhaupt in ihrem Namen Nachrichten verschicken dürfen.
DKIM (DomainKeys Identified Mail, also „per Domain-Schlüssel signierte Nachrichten"): eine unsichtbare digitale Signatur an jeder Nachricht, an der der Empfänger erkennt, dass sie wirklich von dieser Domain stammt und unterwegs nicht verändert wurde.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance, also „Umgangsregel für nicht überprüfbare Nachrichten"): die Anweisung an den Empfänger, was zu tun ist, wenn SPF oder DKIM nicht stimmen — etwa die Nachricht abweisen oder in den Spam-Ordner legen.
Fehlen diese Einträge, landen Nachrichten deutlich häufiger im Spam. Bei den Domains, die wir für Sie einrichten, sind sie von Anfang an gesetzt.
Warum neue Domains erst aufgewärmt werden
Eine frisch registrierte Domain hat noch keine Historie. Verschickt sie sofort viele Nachrichten, werten die Anbieter das als verdächtig.
Beim Warm-up (dem Aufwärmen) steigt das Sendevolumen deshalb über mehrere Wochen langsam an, und die Postfächer schreiben sich im Hintergrund gegenseitig Nachrichten, die auch beantwortet werden. So entsteht eine unauffällige Historie.
Dieses Aufwärmen übernehmen wir, bevor Ihr eigentlicher Erstkontakt startet. Für Sie fällt dabei keine Arbeit an.
Auch innerhalb von Vakanzio startet jedes neu verbundene Postfach bewusst vorsichtig und darf erst nach und nach mehr Nachrichten pro Tag verschicken.
Wo Sie Ihre Absenderadressen in Vakanzio sehen
Sie finden alle verbundenen Absenderadressen in den Einstellungen auf der Seite E-Mail & LinkedIn Konten, in der Karte E-Mail-Konten.
Die Tabelle zeigt je Adresse den Anbieter, die E-Mail-Adresse, den Status (Aktiv oder Inaktiv), unter Gesendet / Limit die heute schon versendeten Nachrichten im Verhältnis zum Tageslimit sowie einen Hinweis, ob eine Signatur hinterlegt ist.
Damit sehen Sie auf einen Blick, welche Ihrer Absenderadressen aktuell senden und wie viel Kapazität für heute noch übrig ist.
Über welche einzelne Adresse eine bestimmte Nachricht hinausgegangen ist, sehen Sie am Verlauf des jeweiligen Kontakts.
Was das für Ihren Alltag heißt
Sie müssen technisch nichts selbst einrichten — Kauf, Postfächer, technische Einträge und Aufwärmen laufen über uns.
Ihr Sendevolumen verteilt sich automatisch über mehrere Adressen, statt sich auf einer zu sammeln.
Ihre Hauptdomain bleibt aus dem Erstkontakt heraus und behält damit ihre Zustellbarkeit für das Tagesgeschäft.
Fällt eine Adresse aus, ersetzen wir sie. Ihre laufenden Sequenzen (die geplanten Nachrichtenabfolgen) laufen über die verbleibenden Adressen weiter.
Melden Sie sich gern im Chat — wir helfen Ihnen weiter.