Öffnen Sie in der Seitenleiste Einstellungen und dort die Kachel E-Mail & LinkedIn.

Die Karte E-Mail-Konten listet alle verbundenen Postfächer mit Anbieter, Adresse, Status, dem heutigen Stand unter Gesendet / Limit und der hinterlegten Signatur.

Unter der Liste stehen drei Knöpfe: Gmail verbinden, Outlook verbinden und Andere E-Mail (IMAP).

LinkedIn-Konten verbinden Sie auf derselben Seite, in der Karte darunter.

Klicken Sie auf Gmail verbinden oder Outlook verbinden. Sie werden zur Anmeldeseite von Google beziehungsweise Microsoft weitergeleitet.

Sie melden sich dort mit Ihren gewohnten Zugangsdaten an und erteilen die Freigabe. Ihr Passwort geben Sie nur beim Anbieter ein, nie in Vakanzio — wir speichern es nicht.

Danach landen Sie automatisch wieder in Vakanzio, und das Postfach erscheint in der Liste.

Die Freigabe lässt sich jederzeit auch beim Anbieter selbst wieder entziehen.

Für alle übrigen Anbieter — eigene Firmendomain, Hoster, Exchange-Postfach — nutzen Sie Andere E-Mail (IMAP).

Im Dialog tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort / App-Passwort ein, darunter unter Server-Einstellungen den IMAP-Server samt Port (Vorgabe 993) und den SMTP-Server samt Port (Vorgabe 587).

Bei bekannten Anbietern werden die Serverfelder automatisch ausgefüllt, sobald Sie die Adresse eingetragen haben. Sonst finden Sie die Angaben in der Hilfe Ihres Anbieters.

Nutzen Sie ein App-Passwort, wenn Ihr Anbieter das anbietet. Bei aktiver Zwei-Faktor-Anmeldung ist das meist ohnehin Pflicht.

Die Verbindung wird sofort geprüft. Stimmt etwas nicht, bleibt der Dialog offen und zeigt die Meldung des Anbieters an.

Ihr Kontingent ergibt sich aus der Zahl Ihrer Lizenzen: pro Lizenz eine feste Zahl an Postfächern. Der aktuelle Stand steht in der Überschrift der Karte, zum Beispiel (3/8 verbunden).

Ist das Kontingent ausgeschöpft, sind die drei Verbinden-Knöpfe ausgegraut und darunter erscheint der Hinweis E-Mail-Kontolimit erreicht.

Wenn Sie mehr Postfächer brauchen, melden Sie sich bei uns — zusätzliche Postfächer hängen an der Zahl der Lizenzen.

Trennen Sie ein Postfach wieder, wird der Platz sofort frei.

Absender ist immer die verbundene Adresse selbst — es gibt keine allgemeine Vakanzio-Absenderadresse.

Weil der Versand über Ihr Postfach läuft, liegen die Nachrichten anschließend auch im Gesendet-Ordner Ihres Postfachs.

Sind mehrere Postfächer verbunden, wählt Vakanzio pro Nachricht selbst eines aus: bevorzugt das, das an diesem Tag am wenigsten gesendet hat, danach das mit der besseren Antwort- und Bounce-Quote.

Wie viele Nachrichten ein Postfach pro Tag verschicken darf, legen Sie je Konto unter Tägliches Sendelimit fest; ebenso lässt sich je Konto eine E-Mail-Signatur hinterlegen.

Antworten laufen in den Posteingang in Vakanzio. Dort können Sie über die Kontoauswahl zwischen allen Konten und einem einzelnen Postfach wechseln.

Technisch funktioniert beides gleich gut. Der Unterschied liegt im Risiko für Ihre Hauptdomain: Wird bei hohem Versandvolumen eine Adresse als Spam markiert, trifft das die Domain, unter der sie läuft.

Deshalb empfehlen wir für die Erstansprache eigene Absender-Domains, die Ihrer Hauptdomain ähneln. Kauf, Einrichtung und das schrittweise Aufwärmen übernehmen wir.

Verbinden Sie Ihr eigenes Postfach, übernehmen Sie das Aufwärmen und die Pflege selbst. Ein frisches Postfach sollte das Volumen langsam steigern, sonst stufen Google und Microsoft es schnell als Spam ein.

Ihr eigenes Postfach zusätzlich zu verbinden, ist trotzdem sinnvoll — etwa für Nachfassnachrichten an Kontakte, die Sie schon kennen.

Meldet Google beim Verbinden, dass die Anwendung blockiert sei, kommt diese Meldung von Google und nicht von uns: Die Freigabe wird durch die Sicherheitseinstellungen Ihres Google-Kontos verhindert. Bei einem Firmenkonto muss Ihre IT-Administration sie erlauben.

Scheitert eine IMAP-Verbindung, liegt es meist am Passwort (dann ein App-Passwort verwenden) oder an einem falschen Server oder Port.

Steht ein Postfach später auf einem anderen Status als verbunden, verbinden Sie es auf derselben Seite einfach neu.

Kommen Sie nicht weiter, schreiben Sie uns im Chat — bitte mit der betroffenen Adresse und dem Wortlaut der Fehlermeldung.