Alles, was Sie mit einer Nachricht tun können, steckt in der Werkzeugleiste über der geöffneten Nachricht und im Antwortfeld darunter: antworten, weiterleiten, in einen Ordner verschieben, als wichtig markieren, archivieren oder den Absender sperren. Ihre Antwort geht dabei über dasselbe Konto raus, über das der Kontakt Sie erreicht hat.
Schritt 1: Nachricht öffnen und den ganzen Verlauf lesen
Ein Klick auf einen Eintrag in der Liste öffnet die vollständige Unterhaltung, nicht nur die letzte Nachricht. Ihre eigenen Nachrichten stehen rechts und sind mit Gesendet gekennzeichnet, die Nachrichten des Kontakts links.
Der Text wird immer vollständig angezeigt; bei sehr langen Unterhaltungen sehen Sie die neuesten 100 Nachrichten, mit einem entsprechenden Hinweis darüber.
Angehängte Dateien stehen unter der jeweiligen Nachricht und lassen sich von dort herunterladen.
Eine geöffnete Nachricht gilt als gelesen. Über das Umschlag-Symbol setzen Sie sie wieder auf ungelesen, wenn Sie sie später noch einmal anfassen wollen.
Schritt 2: Antworten
Schreiben Sie Ihre Antwort in das Textfeld unter der Unterhaltung und klicken Sie auf Senden.
Der Empfänger ist bereits eingetragen. Sie können ihn austauschen und weitere Adressen in CC (Kopie) ergänzen.
Über das Büroklammer-Symbol hängen Sie eine PDF-Datei an, maximal 3 MB groß. Mehrere Dateien in einer Antwort sind nicht möglich.
Über die Vorlagen-Auswahl setzen Sie einen gespeicherten Text ein; persönliche Angaben des Kontakts werden dabei automatisch eingefügt.
Bei LinkedIn-Nachrichten gibt es weder Empfängerzeile noch Anhang — Sie schreiben direkt in das Textfeld.
Schritt 3: Weiterleiten
Das Weiterleiten-Symbol rechts oben in der Werkzeugleiste schaltet das Antwortfeld in den Weiterleiten-Modus.
Tragen Sie eine Adresse ein — die einer Kollegin, eines Kollegen oder Ihre eigene — schreiben Sie bei Bedarf ein paar Zeilen dazu und klicken Sie auf Weiterleiten.
Die ursprüngliche Nachricht wird mit Absender, Datum und Betreff zitiert angehängt. Die weitergeleitete Mail beginnt eine neue Unterhaltung und hängt sich nicht an den Faden mit dem Kontakt.
Weiterleiten gibt es nur bei E-Mail-Nachrichten, nicht bei LinkedIn.
Schritt 4: In einen Ordner einsortieren
Das erste Symbol links in der Werkzeugleiste öffnet Verschieben nach. Zur Auswahl stehen Posteingang, Nachfassen, Absagen, Bounce, Abwesenheit, Archiv und Papierkorb.
Nach einer Absage schieben Sie die Nachricht also nach Absagen — sie verschwindet damit aus dem Posteingang, bleibt aber auffindbar.
Was Sie später wieder anfassen wollen, gehört nach Nachfassen.
Die Ordner sind fest vorgegeben. Eigene Ordner oder Unterordner lassen sich nicht anlegen.
Schritt 5: Markieren, archivieren, sperren
Stern-Symbol: markiert die Nachricht als wichtig; sie erscheint dann zusätzlich im Ordner Wichtig.
Archiv-Symbol: nimmt die Nachricht aus dem Posteingang, ohne sie zu löschen.
Papierkorb-Symbol: verschiebt sie in den Papierkorb.
Blocklist-Symbol: sperrt den Absender. Bei E-Mail-Adressen fragt Vakanzio nach, ob nur diese eine Adresse oder gleich die ganze Domain — also das gesamte Unternehmen — gesperrt werden soll. Gesperrte Adressen werden künftig nicht mehr angeschrieben.
Geht meine Antwort wirklich raus?
Ja. Eine Antwort aus dem Posteingang wird sofort und mit höchster Priorität verschickt — sie wartet nicht auf ein Versandfenster einer Kampagne. Woran Sie es erkennen:
Nach dem Klick auf Senden erscheint eine kurze Bestätigung am Bildschirmrand.
Ihre Nachricht steht anschließend im Verlauf der Unterhaltung, gekennzeichnet als Gesendet.
Im Ordner Gesendet finden Sie sie ebenfalls wieder — dort steht alles, was von Ihren Konten rausgegangen ist.
Ein Empfangsnachweis vom Kontakt entsteht dabei nicht — den kann kein E-Mail-Programm liefern. Schicken Sie eine Antwort deshalb nicht sicherheitshalber ein zweites Mal, sondern schauen Sie in den Ordner Gesendet.
Antworten ins eigene CRM oder Outlook übernehmen
Eine automatische Übernahme der Unterhaltungen in ein anderes System gibt es nicht. In der Praxis bewährt haben sich zwei Wege:
Die betreffende Nachricht aus dem Posteingang an sich selbst oder an das eigene System weiterleiten.
Sobald ein Termin steht, die Einladung von Ihrer gewohnten Geschäftsadresse aus verschicken und ab da dort weiterkommunizieren. Der Erstkontakt bleibt in Vakanzio, das Kundengespräch läuft in Ihren gewohnten Werkzeugen.
Wenn es nicht klappt
Die Schaltfläche „Senden" bleibt grau: Es fehlt entweder der Text oder — bei E-Mail — eine gültige Empfängeradresse.
Kein Weiterleiten-Symbol zu sehen: Dann ist eine LinkedIn-Nachricht geöffnet. Weiterleiten gibt es nur bei E-Mail.
Der Anhang wird nicht angenommen: Erlaubt ist genau eine PDF-Datei bis 3 MB. Andere Dateitypen und größere Dateien lehnt das System ab.
Eine Nachricht ist verschwunden: Prüfen Sie Archiv, Papierkorb, Absagen und Sonstige — oder suchen Sie den Namen des Absenders über das Suchfeld.
Melden Sie sich gern im Chat — wir helfen Ihnen weiter.