In den allermeisten Fällen ist die Antwort da, steht aber nicht im Posteingang: Vakanzio sortiert eingehende Nachrichten beim Eintreffen automatisch in Ordner ein, und ein gesetzter Filter blendet den Rest aus. Nur wenn eine Nachricht gar keinen Bezug zu Ihrer Kontaktaufnahme hat, wird sie erst gar nicht übernommen.
Zuerst die Ordnerleiste durchgehen
Drei Ordner füllt Vakanzio selbstständig, ohne dass Sie etwas tun. Dort liegt eine vermisste Nachricht am häufigsten:
Sonstige — eingegangene Mails, die zwar zu einem angeschriebenen Unternehmen gehören, sich aber keinem laufenden Gesprächsverlauf und keinem Ihrer Kontakte zuordnen lassen. Zum Beispiel, wenn jemand aus derselben Firma in einer neuen Mail antwortet.
Bounce — Unzustellbarkeitsmeldungen.
Abwesenheit — automatische Abwesenheitsnotizen.
Für die Einordnung nach Bounce und Abwesenheit schaut Vakanzio nur auf Absenderadresse, Absendername und Betreff, nie auf den Text der Nachricht. Eine echte Antwort, in der das Wort „Abwesenheit“ vorkommt, bleibt deshalb eine echte Antwort.
Wichtig, Nachfassen, Absagen, Archiv und Papierkorb füllen sich dagegen nie von selbst. Dort liegt eine Nachricht nur, wenn jemand aus Ihrem Team sie dorthin verschoben oder mit dem Stern markiert hat — das lohnt sich zu prüfen, wenn mehrere Personen mit demselben Posteingang arbeiten.
Die Zahl neben einem Ordner zählt die ungelesenen Nachrichten darin. Steht dort nichts, kann der Ordner trotzdem gelesene Nachrichten enthalten.
Filter und Suche zurücksetzen
Mehrere Einstellungen schränken gleichzeitig ein, was die Liste zeigt. Setzen Sie sie der Reihe nach zurück:
Kontoauswahl oben: Steht dort ein einzelnes Konto statt „Alle Konten“, sehen Sie nur dessen Nachrichten.
Kanal: Unten in der Ordnerleiste lassen sich E-Mail und LinkedIn getrennt anzeigen.
Reiter „Ungelesen“: Eine bereits geöffnete Antwort taucht hier nicht mehr auf. Wechseln Sie auf „Alle“.
Antwortkategorie: Der Filter zeigt nur Nachrichten, die die künstliche Intelligenz (KI) bereits eingeordnet hat. Eine gerade eingegangene Antwort kann deshalb kurzzeitig fehlen, solange sie noch nicht bewertet ist. Auf „Alle“ stellen.
Suche: Ein noch stehender Suchbegriff filtert weiter mit. Umgekehrt ist die Suche das schnellste Mittel, eine Nachricht wiederzufinden — sie durchsucht Absendername, Absenderadresse, Betreff und den Nachrichtentext über alle Ordner hinweg.
Einen Filter nach Sequenz (der Abfolge Ihrer Nachrichten) gibt es im Posteingang nicht. Wenn Sie nur die Antworten einer bestimmten Sequenz sehen möchten, gehen Sie über die Sequenz selbst.
Welche Nachrichten überhaupt in Vakanzio landen
Vakanzio übernimmt nicht jede Mail, die in Ihrem Versandpostfach eintrifft, sondern nur solche mit Bezug zu Ihrer Kontaktaufnahme. Eine eingehende Mail wird gespeichert, wenn eine dieser Bedingungen zutrifft:
Der Absender ist ein Kontakt, den Sie über Vakanzio angeschrieben haben.
An genau diese Adresse ist eine Nachricht von Ihnen herausgegangen.
Der Gesprächsverlauf enthält eine Ihrer verschickten Nachrichten. So kommen auch Antworten von Kolleginnen und Kollegen des Angeschriebenen an, die selbst nie in einer Liste standen.
Als letzte Stufe: Die Absender-Domain (der Teil der Adresse hinter dem @) wurde von Ihnen bereits angeschrieben. Solche Nachrichten landen in Sonstige.
Diese letzte Stufe greift bewusst nicht bei Absendern und Betreffzeilen, die eindeutig maschinell sind — etwa Adressen mit „no-reply“, automatische Eingangsbestätigungen, Zu- und Absagen zu Kalendereinladungen oder technische Zustellberichte. Sonst wäre der Ordner „Sonstige“ voll mit Systemmeldungen jedes angeschriebenen Unternehmens.
Mail ohne jeden Bezug — unbekannter Absender, unbekannte Domain, kein gemeinsamer Verlauf — wird nicht nach Vakanzio übernommen. Sie liegt weiterhin in Ihrem eigenen Postfach, lässt sich in Vakanzio aber auch nachträglich nicht sichtbar machen. Bei LinkedIn gilt dasselbe: Nachrichten von Personen, die Sie nie über Vakanzio kontaktiert haben, erscheinen nicht im Posteingang.
Antworten, die Sie selbst außerhalb von Vakanzio schreiben
Was Sie direkt in Outlook, Gmail oder in der LinkedIn-App schreiben — auch vom Smartphone —, erscheint nicht in Vakanzio. Vakanzio erkennt diese Nachrichten als eigene ausgehende Post und übernimmt sie bewusst nicht.
Antworten Sie unterwegs, arbeiten Sie den Verlauf also in Ihrem gewohnten Postfach weiter — oder antworten Sie stattdessen aus Vakanzio heraus, dann steht alles an einem Ort.
Einen Knopf zum manuellen Abgleich gibt es nicht und er wird auch nicht gebraucht: Neue eingehende Nachrichten erscheinen laufend von selbst, ohne die Seite neu zu laden.
Den Gelesen-Status übernimmt Vakanzio aus Ihrem Postfach. Was Sie in Outlook oder Gmail schon gelesen haben, taucht hier nicht noch einmal als ungelesen auf — es ist aber weiterhin da.
Gesendete Nachrichten liegen unter „Gesendet“
Ihre eigenen verschickten E-Mails und LinkedIn-Nachrichten stehen ausschließlich im Ordner Gesendet, nie im Posteingang. Das ist so gewollt und kein Fehler.
Suche und Kontoauswahl wirken auch dort; die Auswahl der Antwortkategorie wird in diesem Ordner ausgeblendet, weil sie nur für eingegangene Nachrichten gilt.
Prüfen, ob das Postfach noch verbunden ist
Die Liste in den Einstellungen zeigt nur Konten, die aktuell verbunden sind. Fehlt eine Adresse dort, ist sie nicht mehr angebunden — dann kommen über sie auch keine neuen Nachrichten mehr an.
Läuft die Anmeldung eines Postfachs ab oder wird der Zugriff beim Anbieter widerrufen, schaltet Vakanzio das Konto selbstständig ab und bricht dessen laufende Kampagnen ab.
Verbinden Sie dieselbe Adresse erneut, ist das Konto wieder aktiv, und die deswegen pausierten Kampagnen laufen weiter.
Woran Sie erkennen, dass die Antwort angekommen ist
Die Sequenz stoppt. Sobald Vakanzio eine echte Antwort erkennt, werden die offenen Schritte für diesen Kontakt abgebrochen — auf beiden Kanälen. Läuft die Sequenz weiter, wurde die Antwort nicht erkannt. Bounce- und Abwesenheitsmeldungen stoppen bewusst nichts.
Die Kontaktpunkte steigen. In der Leiste „Lead-Details“ rechts neben der geöffneten Nachricht zählt Vakanzio alle Nachrichten mit dieser Person — gesendete und empfangene, E-Mail und LinkedIn, und die Ihrer Kolleginnen und Kollegen mit. Deshalb können dort drei Kontaktpunkte stehen, obwohl Sie selbst erst zwei Nachrichten geschickt haben.
Wenn nichts davon passt
Sie finden die Nachricht in keinem Ordner, auch nicht über die Suche, und das Postfach ist verbunden: Dann melden Sie sich bitte im Chat — am besten mit Absenderadresse, Betreff und ungefährem Zeitpunkt.
Nachrichten, die vor dem Verbinden eines Postfachs ausgetauscht wurden, holt Vakanzio nicht nachträglich in den Posteingang.
Melden Sie sich gern im Chat — wir helfen Ihnen weiter.