Wählen Sie beim Speichern einer neuen Personen-Liste unter „Bereits eingeschrieben ausschließen“ einen Zeitraum – dann landen Personen, die in dieser Zeit schon in einer Sequenz (einer festen Abfolge von Nachrichten) waren, gar nicht erst in der Liste. Davor und danach gibt es weitere Stellen, an denen Sie ausschließen können.
Firmen mit laufender Sequenz gar nicht erst finden
Ganz unten in der Filterleiste des Vakanzen-Explorers (der Stellensuche) sitzt das Kontrollkästchen Unternehmen mit laufenden Sequenzen ausschließen.
Damit verschwinden alle Stellen von Unternehmen aus den Treffern, bei denen mindestens eine Ihrer Ansprachen gerade läuft oder pausiert ist.
Abgeschlossene und abgebrochene Ansprachen zählen hier nicht mit – die Firma taucht also wieder auf, sobald nichts mehr läuft.
Zugeordnet wird über den Firmennamen des angeschriebenen Ansprechpartners. Schreibt sich dieselbe Firma an zwei Stellen unterschiedlich, kann sie trotzdem erscheinen.
Bereits eingeschriebene Personen beim Speichern der Liste ausschließen
Wenn Sie im Ansprechpartner-Explorer auf Als Liste speichern klicken, finden Sie im Fenster das Feld Bereits eingeschrieben ausschließen.
Zur Auswahl stehen: Nicht ausschließen (die Voreinstellung), Letzte 30 Tage, Letzte 3 Monate, Letzte 6 Monate, Letztes Jahr und Alle (unbegrenzt).
Als eingeschrieben gilt jemand, sobald für ihn im gewählten Zeitraum eine Ansprache angelegt wurde – auch wenn sie nur ein Entwurf ist und auch, wenn sie längst abgeschlossen ist. Nicht mitgezählt werden abgebrochene und fehlgeschlagene.
Der Abgleich läuft über das LinkedIn-Profil und die geschäftliche E-Mail-Adresse. Er gilt für Ihren gesamten Zugang, also auch für Ansprachen von Kolleginnen und Kollegen im selben Account.
Ausgeschlossen wird, bevor entschieden wird, wen Vakanzio pro Firma speichert: Ist die naheliegendste Person schon eingeschrieben, rückt die nächste passende Person derselben Firma nach.
Haben Sie einzelne Zeilen von Hand markiert, wird das Feld nicht angeboten – dann wird genau das gespeichert, was Sie ausgewählt haben.
In einer gespeicherten Liste nachträglich ausschließen
Öffnen Sie die Liste und schalten Sie in der Filterleiste Nicht in einer aktiven Sequenz ein.
Das blendet alle Personen aus, die gerade in einer laufenden oder pausierten Sequenz stecken. Personen aus abgeschlossenen Sequenzen und aus Entwürfen bleiben sichtbar.
Der Schalter wirkt nicht nur auf die Tabelle, sondern auch auf „alle auswählen“ und auf das anschließende Einschreiben – Sie schreiben also nur das ein, was Sie sehen.
Erkannt wird auch hier über LinkedIn-Profil und E-Mail-Adresse. Liegt dieselbe Person doppelt in Ihren Daten, werden beide Einträge erfasst.
Was beim Einschreiben in die Sequenz zusätzlich geprüft wird
Vor dem Einschreiben prüft Vakanzio jede Person und zeigt Ihnen, wie viele einschreibbar und wie viele nicht einschreibbar sind – mit den Gründen für den Ausschluss.
Blockiert wird, wer in derselben Sequenz schon einmal eingetragen war, unabhängig davon, ob diese Ansprache noch läuft, abgeschlossen oder abgebrochen ist.
Abgeglichen wird über den Kontakteintrag, das LinkedIn-Profil, die E-Mail-Adresse und den Namen. Auch Personen, die innerhalb derselben Auswahl doppelt vorkommen, werden nur einmal übernommen.
Diese Prüfung bezieht sich immer auf die eine Sequenz. Wer in einer anderen Sequenz steckt, wird hier nicht automatisch aussortiert – dafür sind die Schritte weiter oben da.
Kontakte ausschließen, von denen Vakanzio nichts weiß
Personen, die Sie außerhalb von Vakanzio angeschrieben haben, kann das System nicht kennen. Tragen Sie diese unter Einstellungen → Sperrliste ein.
Möglich sind einzelne E-Mail-Adressen, ganze Firmen-Domains (der Teil hinter dem @) und LinkedIn-Profile – einzeln, gesammelt oder als CSV-Datei (eine einfache Tabellendatei).
Das ist auch der richtige Ort für Bestandskunden, die nie kalt angeschrieben werden sollen.
Die Sperre wirkt auf den Versand und greift auch rückwirkend: Bereits eingeplante, noch nicht verschickte Nachrichten an diesen Empfänger werden storniert.
Wenn es nicht klappt
Jemand rutscht trotzdem durch: Der Ausschluss wird beim Erstellen der Liste ausgewertet, nicht noch einmal unmittelbar vor dem Versand. Schreiben Sie geprüfte Listen deshalb zügig ein, statt sie wochenlang liegen zu lassen.
„Alles Duplikate“ beim Zuspielen zu einer bestehenden Sequenz: Dann waren die Personen in genau dieser Sequenz schon einmal eingetragen. Legen Sie die neuen Kontakte in einer eigenen Sequenz an.
Dieselbe Firma taucht doppelt auf: Unterschiedliche Schreibweisen, abweichende Rechtsformen oder Tochtergesellschaften werden als zwei Firmen behandelt. Setzen Sie die betroffenen Domains auf die Sperrliste.
Eine Person wird nicht erkannt: Ohne LinkedIn-Profil und ohne bekannte E-Mail-Adresse lässt sie sich keiner früheren Ansprache zuordnen.
Melden Sie sich gern im Chat – wir helfen Ihnen weiter.