Innerhalb eines gemeinsamen Vakanzio-Zugangs ist das gelöst: Alle Ansprachen Ihres Teams zählen als eine gemeinsame Historie, der Ausschluss bereits eingeschriebener Personen greift also auch über Kolleginnen und Kollegen hinweg. Was Sie dagegen außerhalb von Vakanzio verschicken – über Ihr eigenes CRM (Customer-Relationship-Management-System, also Ihre eigene Kontaktverwaltung) oder aus einem eigenen Postfach – kann Vakanzio nicht sehen. Dafür gibt es die Sperrliste.
Was innerhalb Ihres Vakanzio-Zugangs automatisch greift
Alle Sequenzen (feste Abfolgen von Nachrichten), Listen und Ansprachen gehören dem Zugang, nicht der einzelnen Person. Wer im selben Zugang arbeitet, teilt sich diesen Bestand.
Setzen Sie beim Speichern einer Liste Bereits eingeschrieben ausschließen, werden deshalb auch Personen aussortiert, die eine Kollegin oder ein Kollege angeschrieben hat.
Dasselbe gilt für den Schalter Nicht in einer aktiven Sequenz in einer geöffneten Personen-Liste und für den Filter Unternehmen mit laufenden Sequenzen ausschließen in der Stellensuche.
Arbeiten Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen dagegen in getrennten Vakanzio-Zugängen, findet dieser Abgleich nicht statt – die Zugänge wissen nichts voneinander.
Warum Versand außerhalb von Vakanzio unsichtbar bleibt
Der Ausschluss bereits angeschriebener Personen baut ausschließlich auf den Ansprachen auf, die in Vakanzio angelegt wurden.
Eine Mail, die Sie aus Ihrem CRM oder direkt aus Ihrem Postfach verschickt haben, hinterlässt dort keine Spur – die Person gilt in Vakanzio als unangesprochen.
Ein automatischer Abgleich mit Ihrem eigenen System besteht nicht. Ebenso wenig lässt sich prüfen, ob jemand bereits mit dem LinkedIn-Profil einer Kollegin oder eines Kollegen verbunden ist.
Bestandskontakte und Bestandskunden auf die Sperrliste laden
Öffnen Sie Einstellungen → Sperrliste und laden Sie dort Ihren Export aus dem eigenen System über CSV Import hoch (CSV ist eine einfache Tabellendatei).
Die Datei muss nicht vorbereitet sein: Laden Sie sie mit allen Spalten hoch und wählen Sie anschließend die Spalte mit den Adressen oder Domains aus.
Pro Zeile erkennt Vakanzio selbst, worum es sich handelt – mit @ als E-Mail-Adresse, mit linkedin.com als LinkedIn-Profil, sonst als Domain (der Teil hinter dem @).
Eine Domain sperrt das komplette Unternehmen dahinter. Das ist der richtige Weg für Bestandskunden, mit denen Sie ohnehin im Gespräch sind.
Die Sperre wirkt sofort und auch rückwirkend: Bereits eingeplante, noch nicht verschickte Nachrichten an diese Empfänger werden storniert.
Vakanzio hält die Liste nicht selbst aktuell – laden Sie neue Bestandskontakte in Ihrem Rhythmus nach, etwa einmal im Monat.
Die eigene Firma und die Kontakte von Kolleginnen und Kollegen
Die eigene Firma wird nicht automatisch aus den Treffern entfernt. Setzen Sie Ihre eigene Domain auf die Sperrliste, dann geht garantiert keine Nachricht an das eigene Haus.
Sollen die eigenen Leute auch in den Suchergebnissen nicht mehr auftauchen, schließen Sie das Unternehmen zusätzlich im Filterbereich Unternehmen aus – die Sperrliste wirkt auf den Versand, nicht auf die Suche.
Bestehende LinkedIn-Verbindungen einer Kollegin oder eines Kollegen lassen sich nicht abgleichen. Wo das wichtig ist, gehören die betroffenen Profile oder Domains auf die Sperrliste.
Was das für Ihren Arbeitsablauf heißt
Ein gemeinsamer Zugang fürs Team ist der einfachste Schutz vor Doppelansprache – getrennte Zugänge erzeugen getrennte Historien.
Alles, was außerhalb von Vakanzio passiert, muss in die Sperrliste. Machen Sie den Export aus Ihrem eigenen System zu einem festen Termin.
Verlassen Sie sich bei extern angeschriebenen Kontakten nicht auf den Ausschluss beim Speichern der Liste – er kennt diese Kontakte schlicht nicht.
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