Das Feld Bereits eingeschrieben ausschließen wirkt während des Speichervorgangs: Vakanzio vergleicht die gefundenen Personen einmal mit Ihren bisherigen Ansprachen und übernimmt nur den Rest in die Liste.

Danach wird nicht erneut geprüft. Schreiben Sie die Liste erst Tage oder Wochen später in eine Sequenz (eine feste Abfolge von Nachrichten) ein, gilt weiterhin der Stand vom Speicherzeitpunkt.

Wer in der Zwischenzeit über eine andere Sequenz angeschrieben wurde, bleibt in der Liste – und wird mit eingeschrieben.

So vermeiden Sie es: geprüfte Listen zügig einschreiben bevor eine neue generiert wird. Muss eine Liste länger liegen, schalten Sie vor dem Einschreiben in der geöffneten Liste den Schalter Nicht in einer aktiven Sequenz ein – er filtert zum aktuellen Zeitpunkt.

Die Voreinstellung ist Nicht ausschließen. Der Ausschluss ist also nicht automatisch aktiv – Sie müssen einen Zeitraum wählen.

Der Zeitraum bezieht sich darauf, wann die frühere Ansprache angelegt wurde. Bei Letzte 30 Tage rutscht jemand durch, den Sie vor fünf Monaten angeschrieben haben. Alle (unbegrenzt) schließt jede jemals angelegte Ansprache aus.

Abgebrochene und fehlgeschlagene Ansprachen zählen nicht mit. Wurde vor dem Abbruch bereits eine Nachricht verschickt, gilt die Person trotzdem als unangesprochen.

Haben Sie einzelne Zeilen von Hand markiert, wird das Feld nicht angeboten – dann wird genau das gespeichert, was Sie ausgewählt haben, ohne jeden Ausschluss.

Erkannt wird über das LinkedIn-Profil und die geschäftliche E-Mail-Adresse. Fehlt beides, lässt sich die Person keiner früheren Ansprache zuordnen.

Unmittelbar vor dem Einschreiben prüft Vakanzio noch einmal – aber nur gegen die Personen, die in dieser Sequenz schon einmal eingetragen waren. Das gilt für jeden Zustand: laufend, pausiert, abgeschlossen, abgebrochen und auch als Entwurf.

Andere Sequenzen sieht diese Prüfung nicht. Dieselbe Person kann deshalb in zwei parallelen Sequenzen stecken und zwei Nachrichten bekommen, oft sogar aus zwei verschiedenen Absenderpostfächern.

Auch eine Antwort wirkt nur in der Sequenz, in der sie eingegangen ist. Eine parallel laufende zweite Sequenz schreibt weiter.

So vermeiden Sie es: den Ausschluss beim Speichern der Liste setzen oder den Schalter Nicht in einer aktiven Sequenz nutzen – beides wirkt über alle Sequenzen hinweg.

Zwei unterschiedliche Ansprechpartner desselben Unternehmens sind für Vakanzio keine Dublette. Wie viele Personen pro Firma Sie ansprechen, entscheiden Sie.

Häufige Verwechslung: Max. Personen pro Firma in der Filterleiste begrenzt nur, wie viele Treffer pro Unternehmen angezeigt werden (bis 20).

Wie viele tatsächlich in der Liste landen, entscheidet Personen pro Firma speichern im Fenster Als Liste speichern (bis 5). Die 1 ist der klassische „ein Kontakt pro Firma".

Steht in der Filterleiste bereits eine Obergrenze, ist sie im Speichern-Fenster vorbelegt – geändert werden muss sie trotzdem dort.

Firmen werden über den Firmennamen zugeordnet. Abweichende Schreibweisen, andere Rechtsformen und Tochtergesellschaften gelten als zwei Unternehmen.

Deshalb kann trotz des Filters Unternehmen mit laufenden Sequenzen ausschließen in der Stellensuche eine Firma erscheinen, bei der schon eine Ansprache läuft.

Derselbe Effekt bei Personen: Liegt jemand mit zwei unterschiedlichen Datensätzen vor – etwa nach einem Firmenwechsel oder mit zwei E-Mail-Adressen – werden daraus zwei Personen.

So vermeiden Sie es: Bei Firmen, die auf keinen Fall doppelt angesprochen werden dürfen, die Domain (der Teil hinter dem @) auf die Sperrliste setzen. Sie greift unabhängig vom Firmennamen.

Der Ausschluss kennt nur Ansprachen, die in Vakanzio angelegt wurden. Eine Mail aus Ihrem eigenen Postfach oder aus Ihrem CRM (Customer-Relationship-Management-System, also Ihrer eigenen Kontaktverwaltung) hinterlässt dort keine Spur.

Arbeitet Ihr Team in getrennten Vakanzio-Zugängen, entstehen getrennte Historien – die Zugänge wissen nichts voneinander. Innerhalb eines gemeinsamen Zugangs zählen alle Ansprachen zusammen.

Tragen Sie solche Kontakte unter Einstellungen → Sperrliste ein: einzelne E-Mail-Adressen, ganze Firmen-Domains oder LinkedIn-Profile.

Die Sperre wirkt auf den Versand und auch rückwirkend: bereits eingeplante, noch nicht verschickte Nachrichten an diese Empfänger werden storniert.

Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Firmennamen in das Suchfeld der Sequenzen-Übersicht ein. Bleiben zwei Sequenzen übrig, steckte die Person in zwei Ansprachen – dann war es einer der ersten drei Punkte.

Bleibt nur eine Sequenz übrig, öffnen Sie die Person dort und sehen sich den Verlauf an. Zwei Nachrichten im Abstand einiger Tage sind meist der geplante Folgeschritt derselben Sequenz und keine Doppelansprache.

Stehen zwei verschiedene Namen aus derselben Firma in der Liste der Empfänger, war es kein Fehler, sondern die Einstellung, wie viele Personen pro Firma gespeichert werden.

Beim nächsten Einschreiben zeigt Vakanzio vorab an, wie viele Personen einschreibbar und wie viele nicht einschreibbar sind, samt Grund und Name der bereits bestehenden Ansprache. Diese Liste ist die schnellste Kontrolle.

Wenn beide Nachrichten aus derselben Sequenz stammen und keine geplanten Folgeschritte sind.

Wenn ein Empfänger trotz Eintrag auf der Sperrliste noch eine Nachricht bekommen hat.

Wenn eine Beschwerde oder eine anwaltliche Aufforderung eingeht: Setzen Sie die betroffene Adresse und die Domain sofort auf die Sperrliste – das storniert alles, was noch geplant ist – und melden Sie sich anschließend bei uns.

Hilfreich für uns: die E-Mail-Adresse des Empfängers, die Zeitpunkte beider Nachrichten und die Namen der beteiligten Sequenzen.