Vor dem Einordnen schaut Vakanzio, welche Kanäle die Sequenz überhaupt verwendet. Enthält sie mindestens einen E-Mail-Schritt, gilt eine E-Mail-Adresse als Pflicht; enthält sie mindestens einen LinkedIn-Schritt, gilt ein LinkedIn-Profil als Pflicht. Bei einer gemischten Sequenz sind das beide Bedingungen gleichzeitig.

Der Grund ist der Ablauf selbst: Eine Sequenz ist eine feste Kette. Fehlt einem Kontakt der Kanal für einen Schritt mittendrin, gäbe es keinen definierten Weiterweg – die Ansprache würde an dieser Stelle einfach abbrechen.

Die Prüfung greift beim Einordnen, nicht beim Versand. Ein Kontakt ohne den nötigen Kanal wird also gar nicht erst Teil der Sequenz.

Im Einschreibe-Assistenten zeigt der Schritt Prüfung zwei Zahlen: wie viele Kontakte einschreibbar sind und wie viele nicht einschreibbar.

Darunter stehen die Gründe mit ihrer Häufigkeit, unter anderem Keine E-Mail-Adresse (Sequenz enthält E-Mail-Schritte) und Keine LinkedIn-URL (Sequenz enthält LinkedIn-Schritte).

Nicht einschreibbare Kontakte lassen sich nicht auswählen – sie bleiben in der Liste stehen und Sie können sie danach gezielt weiterverarbeiten.

Öffnen Sie eine gespeicherte Personen-Liste. In der Filterleiste gibt es den Abschnitt E-Mail mit den drei Schaltflächen Alle, Vorhanden und Fehlt — und daneben denselben Abschnitt für Telefon.

Damit trennen Sie die Liste in zwei Gruppen: Kontakte mit E-Mail-Adresse und Kontakte ohne. Einen Filter nach LinkedIn-Profil gibt es in der Leiste nicht — wer nur über LinkedIn erreichbar ist, lässt sich also nicht direkt herausziehen.

Jede Gruppe ordnen Sie anschließend in die passende Sequenz ein – das ist der eine Handgriff, der die Arbeit macht.

Diese Filter gibt es in gespeicherten Listen. Im Explorer, also während der Suche, stehen sie noch nicht zur Verfügung – speichern Sie die Treffer zuerst als Liste.

Nur E-Mail – für alle Kontakte mit E-Mail-Adresse. Das ist in der Praxis die größte Gruppe.

Nur LinkedIn – für Kontakte ohne E-Mail-Adresse, typischerweise eine kurze Sequenz aus Kontaktanfrage und, nach Annahme, einer Nachricht.

Multi-Channel – optional für die Kontakte, bei denen beide Kanäle vorliegen, LinkedIn dann als hinterste Nachricht.

Sie müssen dafür nichts doppelt schreiben: Legen Sie eine Sequenz an und nutzen Sie beim Erstellen der nächsten Sequenz klonen. Danach löschen Sie in der Kopie die Schritte des nicht benötigten Kanals.

Alle Sequenzen können nebeneinander laufen; Sie ordnen jeder Sequenz einfach die passende Gruppe zu.

Möglich ist auch, dieselben Personen erst per E-Mail und später zusätzlich über LinkedIn anzuschreiben – dafür ordnen Sie sie nacheinander in zwei Sequenzen ein.

Eine automatische Übergabe von einer abgeschlossenen Sequenz in die nächste gibt es nicht; das zweite Einordnen machen Sie von Hand.

Bedenken Sie dabei: Die Antwort-Erkennung, die weitere Nachrichten stoppt, wirkt innerhalb einer Sequenz. Wer auf die E-Mail bereits abgesagt hat, bekommt trotzdem die LinkedIn-Ansprache, wenn Sie ihn dort ebenfalls einordnen.

Auf der Blockliste – die Adresse, die Firmen-Domain oder das LinkedIn-Profil ist gesperrt.

Bereits in dieser Sequenz – jemand kann pro Sequenz nur einmal eingetragen werden.

Fehlende Pflichtfelder – Vor- und Nachname müssen vorhanden sein.

E-Mail-Domain passt nicht zur Firma oder es liegt nur eine private Adresse vor – für E-Mail-Schritte wird eine geschäftliche Adresse verlangt.

Kein Ort der Vakanz hinterlegt – nur, wenn die Sequenz den Ort als Platzhalter im Text verwendet.