Über den Export: Sie wählen in einer Liste die gewünschten Zeilen aus, laden sie als Excel- oder CSV-Datei herunter und importieren diese Datei in Ihrem CRM (Customer-Relationship-Management-System, also Ihrer Kundendatenbank). Antworten übernehmen Sie einzeln aus dem Posteingang — dafür gibt es keinen Sammelexport.
Kontakte aus einer Liste exportieren
Öffnen Sie die Liste, die Sie übertragen möchten — das funktioniert bei Personenlisten genauso wie bei Vakanzenlisten.
Haken Sie die gewünschten Zeilen über die Kontrollkästchen an. Sobald etwas ausgewählt ist, erscheint unten die Aktionsleiste.
Klicken Sie dort auf Exportieren.
Excel oder CSV wählen
Im Dialog steht, wie viele Einträge exportiert werden.
Wählen Sie das Format: Excel (.xlsx) zum Ansehen und Nachbearbeiten oder CSV (.csv) für den Import in ein anderes System. Voreingestellt ist Excel.
Mit Exportieren wird die Datei erzeugt und heruntergeladen. Von dort importieren Sie sie in Ihrem CRM oder Bewerbermanagement.
Was in der Datei steht
Welche Spalten die Datei enthält, legen Sie einmalig unter Einstellungen › Export-Einstellungen fest — getrennt für Vakanzen und für Kontakte.
Bei Kontakten stehen dort unter anderem Zielgruppe, Status, E-Mail-Status und das Datum der Aufnahme in die Liste zur Auswahl; bei Vakanzen unter anderem, wann die Stelle zur Liste hinzugefügt wurde.
Mindestens eine Spalte je Bereich muss ausgewählt bleiben.
Die Einstellung gilt ab dem nächsten Export — bereits heruntergeladene Dateien ändern sich nicht.
Antworten in Ihr CRM übernehmen
Für den Posteingang gibt es keinen Sammelexport: Antworten lassen sich nicht als Datei herunterladen.
Einzelne Antworten geben Sie über Weiterleiten im Posteingang an eine beliebige Adresse weiter — zum Beispiel an die Sammeladresse, mit der Ihr CRM eingehende Mails erfasst.
Eine Regel, die das für jede Antwort von selbst tut, gibt es nicht; jede Weiterleitung ist ein eigener Schritt.
In der Praxis reicht das meist: Die meisten Kunden pflegen nur die Kontakte ins CRM ein, die tatsächlich geantwortet haben.
Sich über positive Antworten informieren lassen
Unter Einstellungen › Benachrichtigungen steht der Schalter E-Mail bei positiven Antworten. Er ist standardmäßig eingeschaltet.
Sie bekommen dann eine E-Mail, sobald eine Antwort im Posteingang als positiv eingestuft wurde — und wissen so ohne Nachsehen, wann sich der Weg ins CRM lohnt.
Wenn etwas fehlt
Fehlt eine Spalte in der Datei, prüfen Sie zuerst die Auswahl unter Einstellungen › Export-Einstellungen.
Sind Felder leer, liegt der Wert bei Vakanzio nicht vor — etwa eine Telefonnummer, die bei der Anreicherung nicht gefunden wurde.
Brauchen Sie die Daten regelmäßig ohne manuellen Schritt, schreiben Sie uns im Chat: Es gibt eine Schnittstelle, über die ein anderes Programm die Daten selbst abholen kann.
Melden Sie sich gern im Chat — wir helfen Ihnen weiter.