Nein — Vakanzio ersetzt kein CRM (Customer-Relationship-Management-System, also Ihre Kundendatenbank). Ein paar Bausteine daraus bringt es aber mit, um Listen strukturiert abarbeiten zu können: Notizen an einem Listeneintrag, frei benennbare Status auf einem Board und Aufgaben mit Fälligkeitsdatum aus dem Posteingang heraus.
Warum Vakanzio kein CRM ersetzt
Vakanzio ist auf einen Ausschnitt Ihrer Arbeit ausgelegt: offene Stellen finden, die richtigen Ansprechpartner dazu ermitteln und sie anschreiben.
Sobald jemand antwortet, beginnt die individuelle Betreuung — Angebote, Termine, Verhandlungen. Dafür ist Vakanzio nicht gebaut.
Es ist auch nicht als allgemeines Listenwerkzeug für Ihre eigenen, bereits warmen Kontakte gedacht.
Was Vakanzio davon mitbringt
Status je Eintrag: Jede Vakanzenliste lässt sich statt als Liste auch als Board anzeigen — mit einer Spalte je Status. Voreingestellt sind Neu, Kontaktiert, Im Austausch, Qualifiziert, Gewonnen und Verloren.
Diese Status können Sie umbenennen, einfärben, neu sortieren und um eigene ergänzen. Sie gelten für Ihr ganzes Team, damit alle dasselbe Bild sehen.
Notizen: Zu jedem Eintrag einer Vakanzenliste können Sie Notizen hinterlegen. Sie werden mit Zeitpunkt und Verfasser festgehalten, sodass Kolleginnen und Kollegen den Verlauf mitlesen können.
Aufgaben: Aus einer Antwort im Posteingang lässt sich eine Aufgabe anlegen — mit Titel, Art der Aktion, Priorität, zuständiger Person und Fälligkeitsdatum. Antworten Sie später auf denselben Verlauf, wird die zugehörige Aufgabe als erledigt vermerkt.
Bei Kontakten führt Vakanzio zusätzlich einen eigenen Status mit — von „Neu" über „Kontaktiert" bis „Meeting" oder „Abgelehnt". Dieser Status lässt sich mit exportieren.
Was Sie in Vakanzio nicht abbilden können
Es gibt keine zentrale Aufgaben- oder Wiedervorlagenübersicht, in der alle Fälligkeiten zusammenlaufen.
Es gibt keine Erinnerungen an Telefonate und keinen Vermerk „nicht erreicht" am Kontakt.
Angebote, Aufträge und Umsätze werden nicht geführt.
Der empfohlene Arbeitsablauf
Die Kontaktaufnahme über Vakanzio laufen lassen und den Fortschritt dort über Board-Status und Notizen festhalten.
Bestandskunden vorab über die Sperrliste unter Einstellungen schützen, damit sie nicht angeschrieben werden.
Sobald jemand geantwortet hat, diesen Kontakt in Ihr CRM übernehmen und dort weiterarbeiten. Für die Übergabe nutzen Sie den Export als Excel- oder CSV-Datei.
So bleibt Vakanzio bei dem, was es gut kann, und Ihr CRM bleibt die führende Quelle für alles, was nach der ersten Antwort kommt.
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