Name, Funktion und Unternehmenszuordnung werden aus öffentlich zugänglichen Informationen ermittelt — beruflichen Netzwerken, Unternehmenswebsites und dem Impressum. So steht es auch in der Datenschutzerklärung auf vakanzio.de.

Die geschäftliche E-Mail-Adresse ist häufig nicht direkt öffentlich zu finden. Sie wird dann aus dem gängigen Adressmuster des Unternehmens abgeleitet — also aus der Systematik, nach der dieses Unternehmen die Adressen seiner Beschäftigten aufbaut — und anschließend technisch daraufhin geprüft, ob sie zustellbar ist. Es wird also keine private Adresse verwendet und keine Adresse aus einer Anmeldung oder einem Newsletter.

Kontaktdaten aus einer Stellenanzeige werden nur übernommen, wenn sie dort ausdrücklich angegeben sind.

Die Ermittlung läuft über spezialisierte Anbieter. Welche das sind, steht namentlich in der Datenschutzerklärung; sie arbeiten weisungsgebunden auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung).

Als Rechtsgrundlage wird das berechtigte Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO herangezogen. Betroffene können dieser Verarbeitung aus Gründen ihrer besonderen Situation jederzeit widersprechen.

Über LinkedIn öffnen in der Detailansicht des Kontakts kommen Sie direkt zum beruflichen Profil, aus dem Name, Position und Arbeitgeber stammen. Damit lässt sich am schnellsten nachvollziehen, worauf sich die Angaben stützen.

Die Detailansicht zeigt außerdem die hinterlegten Kontaktfelder, die Berufserfahrung und die zugeordnete Vakanz — also die konkrete offene Stelle, wegen der die Person in Ihrer Liste steht.

Ein grünes Häkchen neben der E-Mail-Adresse bedeutet: Die Adresse passt zur Firmen-Domain, und das berufliche Profil bestätigt denselben aktuellen Arbeitgeber. Es ist eine Plausibilitätsprüfung — es sagt nichts darüber aus, woher die Adresse stammt, und ist kein Nachweis einer Einwilligung.

Adressen, deren Domain nicht zum Unternehmen passt, werden aussortiert und Ihnen gar nicht erst angezeigt.

Sie sind gegenüber dem Empfänger der Verantwortliche. Sie entscheiden, wen Sie ansprechen; Vakanzio verarbeitet die Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihrer Weisung, auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO.

Die Datenschutzerklärung auf vakanzio.de sagt das ausdrücklich: Kontaktierte Personen sollen sich mit Anfragen zu ihren Rechten an den Kunden wenden, der sie angeschrieben hat.

Auch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen weisen die Verantwortung für die rechtskonforme Nutzung dem Kunden zu. Das ist kein Widerspruch zur Datenschutzkonformität der Plattform, sondern die übliche Rollenteilung: Der Anbieter verantwortet das Werkzeug, Sie verantworten, wen Sie damit ansprechen.

Eine an Vakanzio gerichtete Anfrage einer kontaktierten Person wird deshalb an Sie verwiesen — nicht in Ihrem Namen beantwortet.

Zeitnah und schriftlich antworten. Eine sachliche, vollständige Antwort beendet die meisten Anfragen; Schweigen eskaliert sie.

Herkunft benennen: berufliche Netzwerke, Unternehmenswebsite oder Impressum für Name, Funktion und Arbeitgeber; für die Adresse das übliche Adressmuster des Unternehmens mit anschließender technischer Zustellbarkeitsprüfung. Keine private Adresse, keine Adresse aus einer Anmeldung.

Anlass benennen: die konkrete, öffentlich ausgeschriebene Stelle, wegen der Sie geschrieben haben. Sie steht beim Kontakt in Ihrer Liste.

Rechtsgrundlage benennen: berechtigtes Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO an der Anbahnung eines Geschäftskontakts.

Auf das Widerspruchsrecht hinweisen und bestätigen, dass Sie die Person nicht erneut kontaktieren werden.

Formulieren Sie neutral und knapp. Verzichten Sie auf Rechtfertigungen und auf rechtliche Bewertungen, die Sie nicht abgestimmt haben.

Laufende Nachrichten stoppen. Antwortet ein Empfänger, werden die weiteren Nachrichten der Sequenz an diesen Kontakt automatisch angehalten. Prüfen Sie trotzdem, ob die Person nicht in einer zweiten Sequenz steht.

Auf die Sperrliste setzen. Unter Einstellungen tragen Sie die E-Mail-Adresse in die Sperrliste ein; ein LinkedIn-Profil und eine ganze Firmen-Domain lassen sich ebenso sperren. Kontakte auf der Sperrliste können in keine Kampagne mehr eingeschrieben werden — das ist der zuverlässigste Weg, einen Widerspruch dauerhaft umzusetzen.

Den Vorgang festhalten. Notieren Sie Datum, Anfrage und Ihre Antwort in Ihren eigenen Unterlagen. Vakanzio führt darüber keine Akte für Sie.

Verlangt jemand Angaben, die Sie im Produkt nicht sehen — etwa die vollständige Verarbeitungskette oder die eingesetzten Auftragsverarbeiter —, melden Sie sich im Chat. Diese Angaben werden Ihnen zugeliefert, damit Sie sie an die betroffene Person weitergeben können.

Eine aktuelle, vollständige Übersicht der Auftragsverarbeiter stellt Vakanzio auf Anfrage zur Verfügung. Die eingesetzten Anbieter sind in der Datenschutzerklärung auf vakanzio.de bereits namentlich genannt.

Wird die Anfrage zu einer Forderung — Unterlassungserklärung, Schadensersatz, Bußgeldandrohung —, ist das kein Support-, sondern ein Rechtsfall. Unterschreiben Sie nichts ungeprüft und lassen Sie das anwaltlich bewerten.