Notieren Sie das Eingangsdatum und die im Schreiben genannte Frist. Fristen in solchen Schreiben sind meist kurz, und Schweigen ist die schlechteste aller Reaktionen.

Trennen Sie, was genau verlangt wird: eine Unterlassungserklärung, die Erstattung von Anwaltskosten, eine Auskunft — oft mehreres gleichzeitig, mit unterschiedlichen Konsequenzen.

Halten Sie fest, wer schreibt: die angeschriebene Person selbst, deren Arbeitgeber oder eine Kanzlei in deren Auftrag.

Geben Sie das Schreiben umgehend an Ihre Rechtsberatung weiter. Der Zeitpuffer ist das Einzige, was Sie in dieser Phase verlieren können.

Eine beigelegte Unterlassungserklärung ist ein Vertragsangebot der Gegenseite — sie ist in deren Interesse formuliert, nicht in Ihrem.

Solche Erklärungen sind häufig sehr weit gefasst und können mehr abdecken, als der konkrete Vorfall hergibt — etwa auch verbundene Unternehmen oder Kanäle, um die es gar nicht ging.

Eine unterschriebene Unterlassungserklärung bindet Sie in aller Regel dauerhaft, und jeder spätere Verstoß kann teuer werden. Genau deshalb gehört sie vor die Unterschrift auf den Tisch einer Anwältin oder eines Anwalts.

Ob eine angepasste Erklärung, eine Zahlung oder eine Zurückweisung der bessere Weg ist, hängt vom Einzelfall ab. Diese Abwägung treffen Sie mit Ihrer Rechtsberatung, nicht mit uns.

Halten Sie fest, was tatsächlich versendet wurde: welche Nachrichten an welche Adresse gingen, mit welchem Text und zu welchem Zeitpunkt. Den Verlauf zu einem Kontakt sehen Sie in der Lead-Ansicht der Sequenz, die versendeten Nachrichten selbst im Ordner Gesendet des Posteingangs.

Sichern Sie woher die Adresse stammt und warum Sie geschrieben haben — also die konkrete, öffentlich ausgeschriebene Stelle, die beim Kontakt hinterlegt ist. Wie Sie das nachvollziehen, steht im Artikel zur Herkunft einer E-Mail-Adresse.

Machen Sie Bildschirmfotos oder Ausdrucke, bevor Sie etwas löschen oder umsortieren. Löschen Sie den Kontakt nicht vorschnell — Sie brauchen die Angaben womöglich noch.

Notieren Sie, ob die Person zuvor schon einmal widersprochen hat. Das ist der Umstand, der einen Fall deutlich verschärft.

Tragen Sie die betroffene Adresse unter Einstellungen in die Sperrliste (Blocklist) ein. Wer dort steht, kann in keine Kampagne mehr eingeschrieben werden.

Sperren Sie im Zweifel die ganze Firmen-Domain, nicht nur die einzelne Adresse — dann ist auch kein Kollege desselben Unternehmens mehr erreichbar. Zusätzlich lässt sich ein LinkedIn-Profil sperren.

Die Sperrliste wirkt beim Einschreiben, nicht rückwirkend: Prüfen Sie deshalb, ob zu diesem Unternehmen noch Kontakte in einer laufenden Sequenz stehen, und stoppen Sie diese von Hand.

Eine weitere Nachricht nach einer Abmahnung ist der Fehler, der aus einem lösbaren Vorgang einen teuren macht. Diesen Schritt also nicht aufschieben.

Eine anbieterweite Liste, über die abmahnende Unternehmen für alle Kunden gesperrt wären, gibt es nicht — die Sperrliste gilt für Ihren Account.

Wir liefern Ihnen Angaben zum Sachverhalt: woher eine Adresse stammt, wie sie ermittelt und geprüft wurde, welche Verarbeitungsschritte dahinterstehen und welche Auftragsverarbeiter beteiligt sind. Melden Sie sich dafür im Chat.

Wir helfen beim Nachvollziehen des Versands, wenn Sie im Produkt nicht finden, was Sie brauchen.

Keine rechtliche Bewertung. Wir sagen Ihnen nicht, ob die Abmahnung berechtigt ist, ob Sie unterschreiben oder zahlen sollten — das dürfen und können wir nicht.

Keine Übernahme von Kosten oder Verfahren. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen weisen die Verantwortung für die rechtskonforme Nutzung ausdrücklich dem Kunden zu und schließen eine Haftung für Abmahnungen, Bußgelder und Schadensersatzforderungen aus. Die Software ist das Werkzeug; über Art und Umfang der Ansprache entscheiden Sie.

Kein Auftreten gegenüber der Gegenseite. Eine an uns gerichtete Anfrage einer kontaktierten Person leiten wir an Sie weiter — beantwortet wird sie nicht in Ihrem Namen.

Abmahnungen wegen Kaltakquise per E-Mail kommen vor, aber selten. Die meisten Empfänger reagieren gar nicht oder antworten kurz mit einer Absage.

Das Risiko hängt am Kanal, nicht am Werkzeug: Es besteht bei jeder Kaltakquise per E-Mail — mit einem anderen Anbieter oder dem eigenen Postfach genauso.

Viele Personalberatungen kalkulieren dieses Restrisiko bewusst als Teil ihrer Akquisekosten ein; andere entscheiden sich gegen den E-Mail-Kanal und setzen auf LinkedIn oder das Telefon. Beides sind legitime Entscheidungen — treffen Sie sie einmal bewusst, gemeinsam mit Ihrer Rechtsberatung.

Was das Risiko praktisch senkt: sichtbarer Bezug zur ausgeschriebenen Stelle, vollständige Absenderangaben, kein Versand an Personen, die bereits widersprochen haben.

Wenn Sie Angaben zur Herkunft einer Adresse oder zur Verarbeitungskette brauchen, die Sie im Produkt nicht sehen.

Wenn Sie nicht nachvollziehen können, welche Nachrichten an eine bestimmte Adresse gegangen sind.

Wenn Sie die Übersicht der Auftragsverarbeiter oder einen Auftragsverarbeitungsvertrag benötigen — beides gibt es auf Anfrage.

Wenn Sie Kontakte aus laufenden Sequenzen nehmen wollen und unsicher sind, ob wirklich alles gestoppt ist.

Nicht schreiben sollten Sie uns für die Bewertung des Falls, für eine Einschätzung der Erfolgsaussichten oder für eine Formulierungshilfe zur Unterlassungserklärung. Das gehört zu Ihrer Rechtsberatung.