Unsere Empfehlung: zwei Nachrichten pro Ansprechpartner – die Erstnachricht und genau ein Follow-up rund vier bis sechs Werktage später. Das Follow-up geht automatisch nur an die Personen, die noch nicht geantwortet haben. Wer stattdessen eine dritte Nachricht plant, investiert dieselbe Zeit besser in neue Ansprechpartner.
Warum zwei Nachrichten meist die richtige Zahl sind
Wir werten die Ergebnisse über alle Kunden hinweg aus. Das Bild ist über Monate stabil:
Nachricht 1 und Nachricht 2 liegen bzgl. Antwortrate fast gleichauf. Das Follow-up erzeugt praktisch genauso viele Verkaufschancen – also positive Antworten, aus denen ein Gespräch entstehen kann – wie die Erstnachricht. Beide liegen bei knapp unter einem Prozent der versendeten Nachrichten.
Nachricht 3 fällt auf etwa die Hälfte. Der Rückgang ist deutlich und tritt zuverlässig auf, nicht nur bei einzelnen Kampagnen.
Rechnen Sie in Kontakten, nicht in Nachrichten. Bei gleichem Versandvolumen bringt es mehr, einen neuen Ansprechpartner mit zwei Nachrichten anzuschreiben, als einem bekannten eine dritte zu schicken.
Von Abschluss-Mails („letzte Chance", „ich schließe die Akte") raten wir ab. Sie kosten Zustellbarkeit und bringen in unseren Auswertungen keinen zusätzlichen Ertrag.
Ein zweites Anschreiben wirkt übrigens nicht aufdringlich: Die Antwortqualität bleibt gleich, negative Reaktionen nehmen nicht messbar zu.
Wie das Follow-up ausgelöst wird
Nur an Nicht-Antworter. Ein Folgeschritt ist von Haus aus so eingestellt, dass er nur verschickt wird, wenn auf die vorherige Nachricht keine Antwort kam.
Jede Antwort stoppt die Sequenz. Sobald jemand antwortet, wird der Kontakt aus der Sequenz genommen und alle bereits eingeplanten Nachrichten werden storniert. Das gilt für jede Antwort, nicht nur für zusagende – und ebenso für Antworten über LinkedIn.
Der Lesestatus spielt keine Rolle. Ob jemand die erste Nachricht geöffnet hat, wird nicht ausgewertet und ist für das Follow-up ohne Bedeutung. Maßgeblich ist allein, ob eine Antwort da ist.
Nichts geht ungeprüft raus. Eine Sequenz bleibt zunächst Entwurf und verschickt erst nach dem Veröffentlichen. Sie sehen also jede Nachricht, bevor die erste den Posteingang eines Empfängers erreicht.
So stellen Sie den Abstand zwischen den Nachrichten ein
Zwischen zwei Schritten sitzt ein Warte-Feld. Tragen Sie dort die Zahl ein und wählen Sie daneben die Einheit – für Follow-ups ist „Werktage" die richtige Wahl.
Wir empfehlen vier bis sechs Werktage. Kürzer wirkt hektisch, länger verliert den Bezug zur ersten Nachricht.
Mehr als 15 Werktage sind nicht möglich; höhere Werte werden automatisch auf 15 gesetzt.
Lassen Sie den Betreff des Follow-ups leer. Dann übernimmt Vakanzio den Betreff der ersten Nachricht und verschickt das Follow-up als Antwort im selben E-Mail-Verlauf – der Empfänger sieht den bisherigen Austausch direkt darunter. Voraussetzung ist, dass dasselbe Postfach beide Nachrichten verschickt.
Was in die zweite Nachricht gehört
Nicht dasselbe noch einmal. Wiederholen Sie die Erstnachricht nicht, sondern ergänzen Sie eine neue Information – ein weiteres passendes Kandidatenprofil, eine konkrete Verfügbarkeit, ein Detail zur ausgeschriebenen Stelle.
Kurz halten. Das Follow-up darf deutlich kürzer sein als die Erstnachricht; zwei bis drei Sätze reichen oft.
Ein klarer nächster Schritt. Stellen Sie eine konkrete Frage statt einer allgemeinen Einladung – zum Beispiel einen Terminvorschlag.
Wann eine dritte Nachricht doch sinnvoll ist
Wenn Ihre Zielgruppe klein ist. Wer nur wenige hundert passende Ansprechpartner hat, kann den Rückgang bei Nachricht 3 in Kauf nehmen – die Alternative wären gar keine weiteren Kontakte.
Wenn Sie wirklich etwas Neues zu sagen haben. Ein konkretes, frisch verfügbares Profil rechtfertigt eine dritte Nachricht eher als eine allgemeine Erinnerung.
Nicht als Dauerlösung. Sobald Sie Ihre Zielgruppe verbreitern können, ist der Wechsel zurück auf zwei Nachrichten pro Kontakt der ertragreichere Weg.
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