Der Anlass. Nennen Sie die konkrete offene Stelle, auf die Sie sich beziehen. Das beantwortet die wichtigste Frage des Empfängers – „Warum schreibt mir diese Person?" – im ersten Satz.

Der Nutzen, so konkret wie möglich. Am besten funktioniert ein anonymisiertes Kandidatenprofil: Berufserfahrung, Qualifikation, Verfügbarkeit, Wechselmotiv. Eine allgemeine Vorstellung Ihrer Personalberatung schneidet deutlich schlechter ab.

Ein Satz zu Ihnen. Wer Sie sind, reicht in einem Halbsatz – ausführlicher wird es erst, wenn Interesse besteht.

Die Frage. Ein einziger, konkreter nächster Schritt (siehe unten).

Kurz und konkret. Oft reicht allein der Jobtitel – etwa „Elektroniker Betriebstechnik". Das ist erfahrungsgemäß der beste Betreff überhaupt.

Keine Werbesprache. Ausrufezeichen, Rabattversprechen oder „Wichtig!" wirken wie Massenmail und schaden der Zustellbarkeit.

Beim Follow-up den Betreff leer lassen. Vakanzio übernimmt dann automatisch den Betreff der ersten Nachricht und verschickt das Follow-up als Antwort im selben E-Mail-Verlauf – der Empfänger sieht den bisherigen Austausch direkt darunter.

300 bis 700 Zeichen. In unseren Auswertungen bricht die Wirkung oberhalb von rund 700 Zeichen sichtbar ein. Das sind etwa fünf bis sieben kurze Sätze.

Siezen. In der deutschen Kaltakquise fällt ungebetenes Duzen bei vielen Empfängern negativ auf. Bleiben Sie in der Erstnachricht beim „Sie".

Schreiben Sie, wie Sie sprechen. Kurze Sätze, keine Schachtelsätze, keine Floskeln wie „ich erlaube mir".

Personalisieren Sie über die Stelle, nicht über die Person. Ein echter Bezug zur Ausschreibung wirkt stärker als ein Kompliment zum LinkedIn-Profil.

Keine Bilder, kein Logo, keine Grafiksignatur in der Erstnachricht.

So wenige Links wie möglich, idealerweise keinen. Auch ein Kalender-Link ist ein Link.

Keine Anhänge in der ersten Nachricht. Technisch sind bis zu fünf Anhänge pro Nachricht möglich (je Datei bis 3 MB) – schicken Sie das PDF aber erst, nachdem jemand geantwortet hat.

Keine angehängten Präsentationen oder Broschüren. Sie werden praktisch nie geöffnet und lösen Spamfilter aus.

Fragen Sie direkt nach einem Termin – zum Beispiel: „Sollen wir uns hierzu unverbindlich austauschen?" Eine konkrete Frage bekommt eine konkrete Antwort.

Kein Kalender-Link. Er verlangt vom Empfänger einen zusätzlichen Schritt und ist zugleich ein Link, der die Zustellbarkeit belastet.

Nur eine Frage. Zwei Fragen am Ende halbieren die Antwortquote, weil der Empfänger erst überlegen muss, worauf er antworten soll.

Keine Verabschiedungsformel mit Druck („Ich melde mich sonst nächste Woche erneut").

Beim Anlegen einer Sequenz können Sie mit „Neu erstellen" bei null anfangen, mit „Sequenz klonen" eine bestehende Sequenz kopieren oder eine der fertigen Vorlagen als Ausgangspunkt nehmen.

Die KI-Sequenz schreibt Betreff, Nachricht und Follow-up für Sie – wahlweise mit einem konkreten Kandidatenprofil oder als Angebot auf Basis Ihrer Listen-Kriterien.

Nutzen Sie beides als Rohfassung, nicht als Endergebnis. Die Texte, die am besten laufen, sind fast immer die, bei denen jemand mit Branchenkenntnis noch einmal drübergegangen ist.

Eigene Vorlagen legen Sie unter Einstellungen → Vorlagen ab.

Es geht nichts ungeprüft raus: Eine Sequenz bleibt Entwurf, bis Sie sie veröffentlichen.

In der Regel nicht. Zwischen Geschäftsführung, Personalleitung und Fachvorgesetzten sehen wir bislang keinen belastbaren Unterschied in der Wirkung derselben Nachricht.

Fassen Sie die Zielgruppen deshalb ruhig in einer Liste und einer Sequenz zusammen. Das hält Ihre Kampagnen groß genug, um die Ergebnisse überhaupt auswerten zu können.

Die Ausnahme: kleine, sehr spezifische Listen – etwa wenn Sie ein einzelnes Kandidatenprofil gezielt bei wenigen Unternehmen anbieten. Dort lohnt sich ein eigener Text.