Als Absender sollte die glaubwürdigste Person Ihres Unternehmens auftreten – in aller Regel die Geschäftsführung oder eine ranghohe Person mit echtem Namen. Wer die Kampagne im Hintergrund bedient, ist davon unabhängig: Das kann jede Person im Team übernehmen.
Die kurze Antwort: die glaubwürdigste Person
Trennen Sie Gesicht und Bedienung. Das nach außen sichtbare Gesicht – Absendername, Signatur, verlinktes Profil – sollte die Person sein, bei der ein Empfänger am ehesten antwortet. Wer die Sequenz einrichtet und die Antworten bearbeitet, ist eine reine Organisationsfrage.
Warum die Geschäftsführung wirkt: Eine Nachricht von der Inhaberin oder dem Geschäftsführer signalisiert dem Empfänger, dass die Sache Priorität hat. Bei Personalberatungen mit wenigen Mitarbeitenden ist das ohnehin die bekannteste Person.
Größere Vertriebsteams: Wenn Sie mehrere Personen im Vertrieb haben, kann jede mit dem eigenen Namen schreiben. Achten Sie dann darauf, dass Rolle und Nachricht zusammenpassen – wer sich als „Geschäftsführer" vorstellt, sollte auch einer sein.
Der Absender sollte auffindbar sein. Empfänger prüfen den Namen. Ein gepflegtes Profil im Netz erhöht die Antwortwahrscheinlichkeit spürbar.
Echter Name statt Fantasie-Absender
Erfundene Absender bringen bei E-Mail nichts. Wir sehen keinen messbaren Vorteil durch einen ausgedachten Namen oder ein Kunst-Profil – anders als es für andere Kanäle gelegentlich berichtet wird.
Der Nachteil ist real. Sobald ein Empfänger den Namen nicht findet oder beim Rückruf niemanden erreicht, ist das Gespräch beendet – und Ihr Ruf im Markt beschädigt.
Unsere Kunden nutzen überwiegend echte Namen. Das ist der Weg, den wir empfehlen.
Kein Sammelpostfach als Absender. Adressen wie „info@" oder „bewerbung@" wirken unpersönlich und werden von Spamfiltern strenger behandelt.
Wo Sie den Absender festlegen
Der Absender wird an der Sequenz festgelegt, nicht an der einzelnen Nachricht. Im Account-Bereich der Sequenz sehen Sie unter „E-Mail" alle verbundenen Postfächer mit Anzeigename und Adresse.
Sie können mehrere Postfächer ankreuzen. Ein LinkedIn-Konto lässt sich dagegen nur einzeln zuordnen.
Steht dort „Keine E-Mail Accounts gefunden", verbinden Sie zuerst ein Postfach unter Einstellungen → E-Mail & LinkedIn.
Anzeigename und Signatur
Der Anzeigename kommt aus dem Postfach selbst. Vakanzio übernimmt ihn beim Verbinden von Ihrem E-Mail-Anbieter. Möchten Sie ihn ändern – etwa von „M. Schmidt" auf „Maria Schmidt" –, passen Sie ihn bei Ihrem Anbieter an und verbinden das Postfach neu.
Die Signatur hinterlegen Sie pro Postfach unter Einstellungen → E-Mail & LinkedIn im Bearbeiten-Dialog des jeweiligen Kontos. Sie wird automatisch an ausgehende E-Mails angehängt.
Halten Sie die Signatur schlicht. Name, Rolle, Unternehmen, Telefonnummer – ohne Logo, ohne Bild, mit höchstens einem Link. Grafiken in der Signatur kosten Zustellbarkeit.
Je Sequenz-Schritt lässt sich zusätzlich festlegen, ob die Signatur angehängt wird. Voreingestellt ist: ja.
Wenn mehrere Postfächer verschicken
Ein Kontakt sieht immer denselben Absender. Vakanzio merkt sich, aus welchem Postfach die erste Nachricht an eine Person ging, und verschickt auch das Follow-up von dort. Es entsteht also nie der Eindruck, mehrere Personen schrieben durcheinander.
Mehrere Postfächer verteilen die Kontakte, nicht die Nachrichten innerhalb eines Gesprächs. Das erhöht Ihr tägliches Versandvolumen, ohne ein einzelnes Postfach zu überlasten.
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