Sie haben drei Wege, an Ihre Nachrichtentexte zu kommen: selbst schreiben, die KI (Künstliche Intelligenz) einen Entwurf erstellen lassen oder eine gespeicherte Vorlage einsetzen. Sie schließen sich nicht aus – die meisten guten Sequenzen entstehen aus einer Mischung.
Unsere Empfehlung für den Start: lassen Sie die KI einen Entwurf machen und überarbeiten Sie ihn. Nachrichten, die nach Ihnen klingen, erzeugen mehr Verkaufschancen als generische. Vorlagen kommen dann dazu, wenn sich Formulierungen bewährt haben und Sie sie wiederverwenden wollen.
Schritt 1: Ihre Sequenzen öffnen
Alle Texte leben in Sequenzen. Den Menüpunkt „Sequenzen" finden Sie in der linken Seitenleiste. Eine Sequenz ist die Abfolge der Nachrichten, die ein Kontakt bekommt – Erstnachricht, Wartezeit, Follow-up.
Schritt 2: Den Text im Sequenz-Editor schreiben
Jeder Schritt der Sequenz hat ein eigenes kleines Formular:
Schrittname – nur für Sie zur Orientierung, etwa „Follow-up E-Mail".
Vorlage auswählen (optional) – übernimmt Betreff und Text aus einer gespeicherten Vorlage in dieses Feld. Danach können Sie frei weiterschreiben.
Betreff und Nachricht – Ihr eigentlicher Text. Ein Zeichenzähler unter dem Textfeld hilft, kurz zu bleiben.
Wartezeit – der Abstand zum nächsten Schritt, wahlweise in Minuten, Stunden oder Werktagen.
Neue Schritte fügen Sie über das Schritt-Menü hinzu; zur Auswahl stehen E-Mail, LinkedIn Kontaktanfrage, LinkedIn Nachricht und LinkedIn InMail.
Schritt 3: Variablen einsetzen statt Namen tippen
Direkt über dem Nachrichtenfeld liegt die Variablen-Leiste: Platzhalter, die Sie per Klick in Betreff und Text einsetzen und die beim Versand automatisch für jeden Empfänger gefüllt werden. Sie sind nach Kontakt, Firma, Vakanz, Anrede und Recruiter gruppiert. Verfügbar sind unter anderem:
Vorname, Nachname, Position des Ansprechpartners
Firma – wahlweise bereinigt oder mit Rechtsform
Stellentitel und Ort der Vakanz sowie die Plattform, auf der die Anzeige lief
fertige Anreden – von „Sehr geehrter Herr Müller" bis zur Du-Form
Ihre Signatur
So schreiben Sie einen Text und verschicken trotzdem individuelle Nachrichten. Der konkrete Bezug auf die offene Stelle ist erfahrungsgemäß der wichtigste Baustein – deutlich wirksamer als eine allgemeine Vorstellung Ihres Unternehmens.
Schritt 4: Vorlagen anlegen, was sich bewährt hat
Vorlagen sind Ihre eigenen wiederverwendbaren Texte. Sie liegen unter Einstellungen → „Vorlagen" und werden in zwei Typen unterschieden:
Antwort – kurze Bausteine für die schnelle Reaktion im Posteingang.
Sequenz – Texte, die Sie in Sequenzschritten weiterverwenden.
Über „Neu" legen Sie eine Vorlage mit Name, Typ, Betreff und Nachricht an – inklusive Variablen. Die Seite zeigt außerdem, wie oft eine Vorlage schon verwendet wurde.
Die KI-Sequenz: ein Entwurf in wenigen Minuten
Statt vor einem leeren Feld zu sitzen, können Sie die Sequenz von der KI schreiben lassen. Sie starten das aus einer Kontaktliste heraus über „KI-Sequenz erstellen". Der Assistent fragt der Reihe nach ab:
Kanal und Absenderkonten – eine KI-Sequenz läuft über genau einen Kanal, also E-Mail oder LinkedIn.
Ansprache – Sie oder Du.
Mit oder ohne Kandidatenprofil. Laden Sie einen Lebenslauf hoch, zieht der Assistent daraus ein Profil und die Sequenz pitcht genau dieses Profil. Das ist die Variante, die erfahrungsgemäß am besten funktioniert – ein konkretes, anonymisiertes Profil schlägt die allgemeine Vorstellung deutlich.
Ein freies Textfeld für Zusatzkontext – etwa Anforderungen des Kandidaten oder besondere Leistungen Ihres Angebots. Hier können Sie auch steuern, worauf sich die Nachricht nicht beziehen soll, zum Beispiel wenn Sie positionsübergreifend ansprechen wollen.
Nach „Sequenz generieren" landen Sie im Schritt „Sequenz bearbeiten": Der Entwurf ist vollständig editierbar, Sie können jeden Satz ändern, kürzen oder ersetzen. Danach folgen Sendezeiten und Name, erst dann wird veröffentlicht.
Die Textmuster hinter der KI stammen nicht aus dem Nichts: Sie beruhen auf der Auswertung, welche Nachrichten bei unseren Kunden tatsächlich die meisten positiven Antworten erzeugen.
Das Follow-up: zwei Nachrichten sind das Optimum
Planen Sie eine Erstnachricht und ein Follow-up, typischerweise nach vier bis sechs Werktagen. Das Follow-up erreicht in unseren Auswertungen fast dieselbe Antwortquote wie die Erstnachricht.
Eine dritte Nachricht fällt um rund die Hälfte ab. Die Zeit ist meist besser investiert, wenn Sie neue Kontakte anschreiben. Von Abschluss-Nachrichten im Stil „letzte Chance" raten wir ab.
Das Follow-up geht nur an Kontakte, die nicht geantwortet haben. Sobald jemand antwortet, stoppt die Sequenz für diese Person automatisch, auch auf dem anderen Kanal.
Lassen Sie den Betreff des Follow-ups leer, wenn es im selben E-Mail-Verlauf ankommen soll: Vakanzio übernimmt dann den Betreff der Erstnachricht und hängt die Nachricht an denselben Verlauf an.
Halten Sie die erste Mail kurz und ohne Bilder, Links oder Anhänge – das schützt die Zustellbarkeit.
Nichts geht ungeprüft raus
Zwischen Ihrem Text und dem ersten Versand liegt immer eine Freigabe. Wenn Sie Kontakte in eine Sequenz einschreiben, führt Sie ein Assistent durch vier Schritte: Sequenz auswählen, Prüfung der Einschreibbarkeit, Vorschau der fertig personalisierten Nachrichten – hier können Sie einzelne noch anpassen – und erst dann Bestätigen. Sie sehen also die echte Nachricht mit gefüllten Variablen, bevor sie jemand bekommt.
Wenn es nicht klappt
Der KI-Text bezieht sich auf die falsche Stelle. Nutzen Sie das freie Textfeld vor der Generierung, um den Rahmen vorzugeben – und überarbeiten Sie den Entwurf anschließend im Schritt „Sequenz bearbeiten".
Der Text wirkt generisch. Meist fehlt der konkrete Bezug: die offene Stelle beim Namen nennen, ein konkretes Profil anbieten, alles Allgemeine streichen.
Die Antwortrate bleibt niedrig. Bevor Sie am Text weiterfeilen, prüfen Sie die Zielgruppe – die falsche Person erreicht auch der beste Text nicht.
Sie kommen nicht weiter. Im Onboarding und in der Strategie-Session gehen wir Ihre Texte gemeinsam durch. Melden Sie sich einfach im Chat.