Unsere Empfehlung: Legen Sie ein Projekt je Person oder Marktbereich an, geben Sie jeder Person eigene Sequenzen mit ihrem eigenen Postfach, und filtern Sie beim Listenaufbau konsequent bereits angesprochene Kontakte heraus. Damit sehen zwar weiterhin alle alles — aber jeder arbeitet in seinem eigenen Bereich, und dieselbe Person wird nicht zweimal angeschrieben.
Warum Sie sich überhaupt in die Quere kommen können
Alle Nutzer einer Firma arbeiten im selben Arbeitsbereich. Listen, Projekte, Sequenzen, Vorlagen und der Posteingang gehören der Firma, nicht der einzelnen Person — einen getrennten Bereich pro Person gibt es nicht.
Auch die Kontingente sind gemeinsam. Eine Person kann das Guthaben für die Ansprechpartner-Suche theoretisch allein aufbrauchen.
Die Prüfung auf Doppelansprache beim Einschreiben greift innerhalb einer Sequenz: Wer dort schon einmal eingeschrieben war, kommt kein zweites Mal hinein. Über zwei verschiedene Sequenzen hinweg greift sie nicht — genau dort entsteht die Doppelansprache im Team.
Ohne Struktur landen außerdem alle Listen in einer einzigen langen Übersicht, in der niemand mehr die eigenen findet.
Ein Projekt je Person oder Marktbereich
Ein Projekt bündelt Vakanzen, Ansprechpartner und Sequenzen unter einem Dach. Legen Sie eines je Person oder je Marktbereich an, statt alles in einem Projekt zu sammeln.
In der Filterleiste über der Projektliste blenden Sie mit Owner die Projekte einer bestimmten Person ein. So sieht jeder schnell seine eigenen, und Sie als Verantwortlicher sehen auf einen Blick, wer woran arbeitet.
Bestehende Listen füllen Sie weiter, statt für jede Suche eine neue anzulegen — passende neue Stellen werden an der Liste angezeigt und lassen sich hinzufügen.
Eigene Sequenzen mit dem eigenen Postfach
Geben Sie jeder Person ihre eigenen Sequenzen (die Abfolge Ihrer Nachrichtenschritte) statt einer gemeinsamen. Nur so lässt sich sauber trennen, wer wen angeschrieben hat.
Weisen Sie jeder Sequenz über den Knopf E-Mail Accounts das Postfach der jeweiligen Person zu. Pro Sequenz ist genau ein LinkedIn-Konto vorgesehen — wer im eigenen Namen auf LinkedIn schreiben will, braucht daher eine eigene Sequenz.
Der Versand läuft danach von selbst: Sobald Kontakte eingeschrieben sind, gehen die Nachrichten nach dem hinterlegten Zeitplan hinaus. Niemand muss manuell auf Senden drücken.
Die Auswertung im Dashboard erfolgt je Sequenz für das ganze Team, nicht je Person. Getrennte Sequenzen sind deshalb zugleich Ihre Auswertung pro Person.
Doppelansprache aktiv ausschließen
In der Filter-Seitenleiste einer Personen-Liste schalten Sie Nicht in einer aktiven Sequenz ein. Damit verschwinden alle Kontakte, die gerade in einer laufenden oder pausierten Sequenz stecken — egal, wer sie eingeschrieben hat.
Beim Aufbau einer Liste setzen Sie zusätzlich Bereits eingeschrieben ausschließen auf einen Zeitraum, zum Beispiel „Letzte 6 Monate" oder „Alle (unbegrenzt)".
Beides erkennt dieselbe Person auch dann, wenn sie doppelt in Ihren Daten liegt — abgeglichen wird zusätzlich über LinkedIn-Adresse und E-Mail-Adresse.
Firmen und Adressen, die grundsätzlich niemand anschreiben soll — Bestandskunden zum Beispiel —, gehören auf die Sperrliste. Sie gilt firmenweit für alle Nutzer und alle Sequenzen.
Die Lücke, die Sie kennen sollten
Bereits eingeschrieben ausschließen zählt abgebrochene und fehlgeschlagene Ansprachen bewusst nicht mit — die Kontakte gelten wieder als verfügbar.
Das ist meistens gewollt, hat aber eine Kehrseite: Wer vor dem Abbruch schon eine Mail bekommen hat, taucht wieder als unangesprochen auf und kann von einer Kollegin erneut angeschrieben werden.
Deshalb: Brechen Sie Sequenzen nicht routinemäßig ab, um Kontakte „freizugeben". Setzen Sie Kontakte, die endgültig nicht mehr angeschrieben werden sollen, stattdessen auf die Sperrliste.
Der Schalter Nicht in einer aktiven Sequenz hat dieselbe Grenze: Er blendet nur laufende und pausierte Sequenzen aus, keine abgeschlossenen.
Was jeder für sich einstellt
Benachrichtigungen sind persönlich. Unter Einstellungen und der Kachel Benachrichtigungen entscheidet jeder selbst, ob er eine E-Mail bei einer positiv eingestuften Antwort bekommt und bei welchen Listen er über neue passende Stellen informiert wird.
Diese Einstellungen wirken sich nicht auf Kollegen aus — jeder muss sie einmal für sich setzen.
Name, E-Mail-Adresse und Passwort pflegt ebenfalls jeder selbst, unter Einstellungen und der Kachel Account. Passwörter müssen nie geteilt werden.
Wann es anders sinnvoll ist
Geht es nur ums Recherchieren — Vakanzen suchen, Listen bauen, Ansprechpartner finden —, brauchen Sie die Trennung nicht. Ein Projekt je Kunde oder Mandat ist dann oft übersichtlicher als eines je Person.
In einem kleinen Team mit klarer Branchenteilung ist der Marktbereich die bessere Klammer als die Person: Wer die Branche übernimmt, übernimmt das Projekt.
Solange nur eine Person aktiv anschreibt, reicht eine gemeinsame Struktur völlig. Die Trennung lohnt sich ab der zweiten anschreibenden Person.
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