Öffnen Sie in der Sequenz (der festen Abfolge von Nachrichten) einen Schritt. Über dem Nachrichtenfeld liegt eine Leiste mit einem Knopf je Variable, gruppiert nach Kontakt, Firma, Vakanz, Anrede und Recruiter.

Ein Klick fügt die Variable an der Stelle ein, an der der Cursor steht. Im Text erscheint sie als Platzhalter in doppelten geschweiften Klammern; erst beim Versand wird daraus der echte Wert.

Die Leiste gibt es sowohl bei E-Mail-Schritten als auch bei LinkedIn-Schritten. Bei LinkedIn fehlt die Signatur, weil es dort keine gibt.

Welche Variablen angeboten werden, hängt von der Art der Sequenz ab: In einer Kandidaten-Sequenz entfallen alle Angaben zur Vakanz, dafür gibt es die aktuelle beziehungsweise letzte Position und Firma des Kandidaten.

Kontakt: Vorname, Nachname, Position (Ansprechpartner), E-Mail und LinkedIn-Adresse.

Firma: zwei Varianten – Firma ohne Rechtsform (also „Mustermann" statt „Mustermann GmbH & Co. KG") und Firma (mit Rechtsform) mit der vollständigen Firmierung.

Für den Fließtext ist die Variante ohne Rechtsform in aller Regel die natürlichere Wahl.

Stellentitel ist die bereinigte Fassung: Geschlechtszusätze wie „(m/w/d)", „(all genders)", „(gn)" und Endungen wie „/in" werden entfernt.

Alles andere bleibt stehen – Zusätze wie „Senior", Ortsangaben oder Klammern mit Fachbereich werden nicht gekürzt.

Stellentitel (Original) übernimmt den Titel genau so, wie er in der Anzeige steht. Sinnvoll, wenn Sie sich erkennbar auf die konkrete Ausschreibung beziehen wollen.

Dazu kommen Ort (der Ort der Stelle) und Plattform, also die Jobbörse, auf der die Anzeige gefunden wurde – etwa Indeed, LinkedIn oder StepStone.

Beide Titel-Varianten lassen sich kombinieren, zum Beispiel die kurze im Betreff und die originale im Text.

Vier Anrede-Varianten stehen bereit: nur Herr / Frau, die förmliche Fassung („Sehr geehrter Herr Müller"), die freundliche Fassung („Lieber Herr Müller") und die Du-Form mit Vornamen („Lieber Max").

Herr oder Frau wird aus den hinterlegten Angaben zur Person abgeleitet. Ist das Geschlecht unklar, greifen die im nächsten Abschnitt beschriebenen Ersatzregeln.

Die Signatur wird erst beim Versand eingesetzt, wenn feststeht, aus welchem Postfach die Nachricht rausgeht. In der Vorschau im Editor sehen Sie deshalb noch den Platzhalter.

Der Betreff akzeptiert dieselben Variablen wie der Nachrichtentext – auch der Stellentitel lässt sich dort einsetzen.

Klicken Sie zuerst in das Feld Betreff und dann auf die gewünschte Variable: Sie landet im Betreff statt im Text. Ohne diesen Klick geht jede Variable in den Nachrichtentext.

Ein Betreff-Feld gibt es bei E-Mail-Schritten und bei LinkedIn-InMails, nicht bei Kontaktanfragen und normalen LinkedIn-Nachrichten.

Fehlt der Firmenname, leitet Vakanzio ihn aus der E-Mail-Adresse ab; gelingt auch das nicht, steht dort „Ihr Unternehmen".

Fehlt Vor- oder Nachname, werden sie aus dem vollständigen Namen oder aus der E-Mail-Adresse abgeleitet.

Lässt sich Herr oder Frau nicht bestimmen, wird die Anrede-Variable ersatzlos entfernt – ebenso Ort und Plattform, wenn dazu nichts bekannt ist. Es bleibt also keine offensichtliche Lücke im Text.

Gibt es für eine Variable keinen Ersatz, bleibt der Platzhalter in eckigen Klammern sichtbar. Prüfen Sie die Nachrichten deshalb vor dem Start in der Vorschau.

Die Auswahl in der Leiste ist fest – eigene Variablen lassen sich nicht anlegen.

Werte aus KI-Spalten (KI = künstliche Intelligenz) stehen nicht als Variable zur Verfügung.

Auch die Stellenbeschreibung selbst und dauerhaft hinterlegte Angaben zu Ihrem Unternehmen gehören nicht dazu. Solche Inhalte schreiben Sie direkt in den Text der jeweiligen Sequenz.

Wollen Sie stärker individualisieren, lassen Sie die Nachrichten je Liste von der KI erstellen und passen sie vor dem Versand pro Empfänger an.