Vakanzio leitet aus Vor- und Nachname per KI (künstliche Intelligenz) ab, ob jemand mit Herr oder Frau angesprochen wird, und setzt die Anrede beim Versand automatisch ein. Ist das Geschlecht nicht eindeutig, weicht jede Anrede-Variante auf eine passende Ersatzformulierung aus – eine offene Lücke bleibt nie stehen.
Wie Vakanzio Herr oder Frau bestimmt
Sobald ein Ansprechpartner angelegt wird, prüft die KI den Vor- und Nachnamen und ordnet männlich, weiblich oder unbekannt zu.
Akademische Titel werden vorher aus dem Namen herausgelöst, damit nicht „Dr." als Vorname behandelt wird.
Bleibt es bei unbekannt, wird kein Geschlecht geraten – stattdessen greifen die Ersatzformulierungen weiter unten.
Die zugeordnete Anrede sehen Sie in den Details des jeweiligen Ansprechpartners.
Die vier Anrede-Varianten
Herr / Frau: setzt nur das Wort ein – für Sätze, in denen Sie die Anrede selbst formulieren.
Sehr geehrter Herr Müller / Sehr geehrte Frau Schmidt: die vollständige förmliche Anrede mit Nachnamen.
Lieber Herr Müller / Liebe Frau Schmidt: die freundliche Variante, weiterhin mit Nachnamen.
Lieber Fabian / Liebe Maria: die Du-Form mit Vornamen.
Sie können pro Schritt und pro Nachricht eine andere Variante verwenden, etwa förmlich in der ersten E-Mail und freundlicher im Nachfassen.
Was passiert, wenn das Geschlecht nicht erkannt wird
Bei Herr / Frau wird die Variable ersatzlos entfernt – Ihr umgebender Satz bleibt stehen, deshalb sollte er auch ohne das Wort funktionieren.
Die förmliche Variante wird zu „Guten Tag" plus vollständigem Namen; ist gar kein Name bekannt, zu „Sehr geehrte Damen und Herren".
Die freundliche Variante wird zu „Hallo" plus Vornamen.
Die Du-Form wird zu „Liebe/r" plus Vornamen.
Akademische Titel: Dr. und Prof.
Ein erkannter Doktortitel wird der Anrede vorangestellt: „Sehr geehrter Herr Dr. Müller".
Bei einer Professur wird zusätzlich unterschieden – „Herr Professor Müller" beziehungsweise „Frau Professorin Schmidt".
Weitere Zusätze wie Diplom-Bezeichnungen, Bachelor- und Master-Kürzel oder ein im Namensfeld mitgeschriebenes „Herr" werden entfernt und tauchen in der Anrede nicht auf.
Doppelnamen, Namenszusätze und abgekürzte Namen
Namenszusätze wie „von", „van", „de" oder „zu" gehören zum Nachnamen und bleiben erhalten: „Sehr geehrte Frau von der Heide".
Bei zwei Vornamen wird der erste ausgeschriebene Vorname verwendet, abgekürzte Initialen werden übersprungen.
Ist der Nachname nur abgekürzt („Michael H."), gilt er nicht als Nachname. Die förmliche Anrede weicht dann auf „Guten Tag Michael H." aus.
Einen fertigen Filter, der solche unvollständigen Namen aussortiert, gibt es nicht. Sie können sie über eine eigene KI-Spalte prüfen lassen und danach filtern.
Die Anrede vor dem Versand prüfen und korrigieren
Beim Einschreiben in eine Sequenz (die feste Abfolge von Nachrichten) gibt es einen Vorschau-Schritt: Links wählen Sie einen Empfänger, rechts sehen Sie dessen fertige Nachricht mit eingesetzter Anrede.
Ein Klick auf einen Schritt öffnet den Editor – dort ändern Sie den Text für genau diesen Empfänger, ohne die Sequenz für alle anderen anzufassen.
Bei größeren Listen lohnt sich ein Blick auf einige Stichproben, insbesondere auf Namen mit Titel, Doppelnamen oder ausländischer Schreibweise.
Was das für die Praxis heißt
Formulieren Sie Sätze so, dass sie auch mit der Ersatzformulierung funktionieren – „Hallo Max" statt „Lieber Herr Müller" darf den Satz nicht kaputtmachen.
Wo die förmliche Anrede Pflicht ist, ist die Variante mit vollständiger Anrede die sicherste: Sie liefert in jedem Fall einen vollständigen Satz.
Die Du-Form braucht einen sauberen Vornamen – prüfen Sie hier besonders sorgfältig.
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