Eine automatische Abwesenheitsmeldung stoppt und pausiert die Sequenz nicht. Sie zählt auch nicht als Antwort in Ihren Auswertungen.

Das geplante Follow-up geht zum ursprünglich geplanten Zeitpunkt raus. Es verschiebt sich nicht um die Dauer der Abwesenheit, und ein im Text genanntes Rückkehrdatum wird nicht ausgewertet.

Das ist so gewollt: Ein automatischer Wegwerfsatz soll eine Sequenz nicht beenden — die Person hat sich ja inhaltlich nicht geäußert.

Antwortet dieselbe Person nach ihrer Rückkehr wirklich, greift der normale Stopp bei Antwort.

Soll jemand während der Abwesenheit nichts mehr bekommen, nehmen Sie ihn selbst über Stoppen aus der Sequenz.

Meldet der Mailserver der Gegenseite, dass die Nachricht endgültig nicht zustellbar ist, wird die Sequenz für diesen Kontakt beendet und alle offenen Schritte auf beiden Kanälen werden abgebrochen.

Der Kontakt steht danach in der Lead-Liste auf Fehlgeschlagen — nicht auf „Abgeschlossen“, denn es liegt keine Antwort vor.

Zusätzlich wird die Adresse als ungültig gekennzeichnet, damit sie nicht in eine weitere Kampagne gerät.

Verzögerungsmeldungen sind kein Bounce in diesem Sinn. Meldet der Server nur, dass die Zustellung sich verzögert oder seit einigen Stunden nicht klappt, bleibt die Sequenz bewusst aktiv — die Nachricht kann noch ankommen.

Solche Verzögerungsmeldungen liegen trotzdem im Ordner Bounce. Ein Eintrag dort bedeutet also nicht zwingend, dass die Sequenz gestoppt wurde.

Ausgewertet werden ausschließlich Absenderadresse, Absendername und Betreff — nie der Text der Nachricht.

Als Unzustellbarkeit gelten Absender wie mailer-daemon oder postmaster sowie Betreffzeilen, die mit Formulierungen wie „Unzustellbar“, „Nicht zustellbar“, „Delivery Status Notification“ oder „Mail delivery failed“ beginnen.

Als Abwesenheit gelten Betreffzeilen, die mit „Automatische Antwort“, „Abwesenheitsnotiz“, „Abwesenheit“, „Automatic reply“ oder „Auto“ beginnen, sowie alles mit „Out of Office“ im Betreff.

Der Grund für diese Zurückhaltung: Eine echte Antwort, in der jemand seine Abwesenheit erwähnt („Ich bin nächste Woche im Urlaub, melden Sie sich danach“), soll nicht fälschlich als Automatik weggeräumt werden. Ein „AW:“ oder „Re:“ im Betreff wird deshalb nie als Abwesenheitsnotiz gewertet.

Die Kehrseite: Eine ungewöhnlich betitelte Abwesenheitsnotiz kann als normale Antwort durchgehen — und stoppt dann die Sequenz.

Unzustellbarkeitsmeldungen gehen in den Ordner Bounce, Abwesenheitsnotizen in Abwesenheit. Beide füllen sich automatisch beim Eingang.

Beide Ordner werden nicht als ungelesen gezählt. Sie erzeugen also keine Zähler im Menü, die Sie abarbeiten müssten.

Aus dem Posteingang heraus werden diese Nachrichten herausgehalten — dort stehen nur Antworten von Menschen.

Zum Vergleich: Wichtig, Nachfassen und Absagen füllen sich nicht von selbst; dorthin verschieben Sie eine Nachricht von Hand.

Sehen Sie regelmäßig in den Ordner Bounce. Häufen sich dort Meldungen, ist das ein Hinweis auf die Qualität der Adressen oder auf ein Zustellproblem Ihrer Versand-Postfächer.

Steht ein Kontakt nach einer Unzustellbarkeit noch auf „Aktiv“, obwohl die Adresse offensichtlich tot ist, stoppen Sie ihn selbst und melden Sie sich bei uns.

Bei einer Abwesenheitsnotiz mit klarem Rückkehrdatum lohnt es sich, den Kontakt zu stoppen und nach der Rückkehr manuell anzuschreiben — automatisch verschiebt sich nichts.

Sagt die Abwesenheitsnotiz, dass die Person das Unternehmen verlassen hat, gehört die Adresse auf die Sperrliste unter Einstellungen.