In fast allen Fällen stammen kaputte Zeichen und ungewöhnlich große Abstände aus Text, der aus einem anderen Programm in den Sequenz-Editor eingefügt wurde — oder aus leeren Absätzen im Text beziehungsweise in der hinterlegten Signatur. Vakanzio baut die Mail genau so auf, wie der Text im Editor steht: Was dort an Leerzeilen und Sonderzeichen enthalten ist, geht mit.
Eingefügter Text aus Word, Outlook oder einer Webseite
Beim Einfügen übernimmt der Editor die Formatierungen, die er selbst kennt — fett, kursiv, unterstrichen, Aufzählungen, Links, Farben. Zeichen aus der Quelle wandern dagegen unverändert mit: geschützte Leerzeichen, typografische Anführungszeichen, Gedankenstriche, unsichtbare Trennzeichen.
Genau diese Zeichen fallen im Editor kaum auf, können im E-Mail-Programm des Empfängers aber als Kästchen, Fragezeichen oder seltsame Buchstabenfolgen erscheinen.
Abhilfe: Fügen Sie den Text als unformatierten Text ein (unter Windows Strg + Umschalt + V, auf dem Mac Befehl + Umschalt + V) und setzen Sie die Formatierung anschließend im Editor über die Leiste neu.
Ein früherer Fehler, der in den ersten Mails einer Sequenz kaputte Zeichen erzeugt hat, ist inzwischen behoben.
Leere Absätze im Nachrichtentext
Jede leere Zeile im Nachrichtenfeld wird zu genau einer leeren Zeile in der versendeten Mail. Zwei leere Zeilen ergeben einen doppelten Abstand.
Beim Einfügen aus einem anderen Programm entstehen solche leeren Absätze oft, ohne dass man sie bemerkt — besonders am Ende des Textes, direkt vor der Signatur.
Abhilfe: Setzen Sie den Cursor ans Ende des Textes und löschen Sie überzählige Leerzeilen mit der Rücktaste, bis nur noch die gewünschte Leerzeile bleibt.
Steht der Signatur-Platzhalter in einer eigenen Zeile, brauchen Sie darüber nur eine Leerzeile — jede weitere vergrößert den Abstand zusätzlich.
Abstände und Zeichen aus der Signatur
Die Signatur wird erst beim Versand eingesetzt — sie ist deshalb im Nachrichtentext nicht mit zu prüfen, sondern getrennt unter Einstellungen in der Kachel E-Mail & LinkedIn. Wählen Sie dort genau ein Konto zum Bearbeiten aus, sonst wird das Signatur-Feld nicht eingeblendet.
Leere Zeilen am Anfang und am Ende einer einfachen Signatur entfernt Vakanzio automatisch. Leere Zeilen innerhalb der Signatur bleiben erhalten und erscheinen in jeder Mail.
Wurde die Signatur aus Outlook oder Gmail hineinkopiert, bringt sie deren eigenen Aufbau mit — etwa unsichtbare Tabellen oder feste Abstände. Solche Signaturen werden unverändert übernommen und erzeugen die größten Abweichungen.
Abhilfe: Bauen Sie die Signatur im Feld neu auf, statt sie einzufügen. Vier bis fünf Zeilen Text mit einem Link reichen in aller Regel.
Sind einer Sequenz mehrere Postfächer zugewiesen, prüfen Sie jedes einzeln — es sendet nicht immer dasselbe.
Woran Sie erkennen, was es war
Öffnen Sie den Posteingang und wechseln Sie in der Seitenleiste auf Gesendet. Dort steht die Fassung, die der Empfänger bekommen hat.
Sitzt der große Abstand zwischen Textabsätzen, liegt es am Nachrichtentext. Sitzt er vor oder in der Signatur, liegt es an der Signatur.
Nach einer Korrektur schreiben Sie zunächst wenige Kontakte ein und sehen sich das Ergebnis erneut unter Gesendet an.
Beachten Sie: Beim Einschreiben wird der Text je Kontakt festgehalten. Eine Korrektur an der Sequenz wirkt deshalb auf neu eingeschriebene Kontakte, nicht rückwirkend auf bereits geplante Nachrichten.
Wann Sie uns schreiben sollten
Wenn im Editor und in der Signatur alles sauber aussieht, die versendete Mail unter Gesendet aber trotzdem nicht.
Wenn dieselbe Sequenz bei einem Postfach richtig und bei einem anderen falsch aussieht.
Schicken Sie uns dazu den Namen der Sequenz und den Zeitpunkt einer betroffenen Mail — damit finden wir den Fall direkt.
Melden Sie sich gern im Chat — wir helfen Ihnen weiter.