Stel een minimum aantal dagen vooraf in voor verlofaanvragen. Dit helpt bij het plannen en voorkomt last-minute aanvragen.
Waar te vinden
Deze instelling vind je in Instellingen > Algemeen > Tab: Aanvraagregels.
Overzicht
Stel een minimum aantal dagen vooraf in voor verlofaanvragen. Dit helpt bij het plannen en voorkomt last-minute aanvragen.
Waarom dit belangrijk is: Aanvraagregels bepalen wanneer en hoe verlof aangevraagd kan worden. Stel een minimum opzegtermijn in (bijvoorbeeld 3 dagen van tevoren) en een minimale opname-eenheid (hele dag, halve dag, of aangepast). Het systeem controleert automatisch of aanvragen voldoen aan deze regels en kan aanvragen blokkeren die niet voldoen. Optioneel kan capaciteitsbewaking worden ingeschakeld om aanvragen te blokkeren bij te lage teambezetting.
Impact op gebruikerservaring: Medewerkers kunnen alleen verlof aanvragen als ze voldoende dagen van tevoren aanvragen. Het systeem toont direct of een aanvraag voldoet aan deze regel.
Voordelen:
Voorkomt last-minute aanvragen
Zorgt voor consistente processen
Automatische validatie
Flexibele regels
Helpt bij planning
Hoe het werkt
Bij het aanvragen van verlof controleert het systeem of er voldoende dagen tussen de aanvraag en de startdatum zitten.
Als de minimum termijn niet wordt gehaald, kan de aanvraag niet worden ingediend.
Het systeem toont direct hoeveel dagen er nog nodig zijn voordat een aanvraag mogelijk is.
Managers kunnen deze regel per geval overrulen indien nodig.
In de praktijk:
Stel minimum opzegtermijn in (bijv. 3 dagen van tevoren)
Configureer minimale opname-eenheid (dag, halve dag, aangepast)
Optioneel: blokkeer bij onderbezetting
Automatische validatie bij elke aanvraag
Duidelijke foutmeldingen bij niet-conforme aanvragen
Flexibele instellingen per organisatie
Instellingen & regels
Standaardwaarde: 0
Validatie & grenzen:
Informatie:Verplicht veld: Deze instelling is verplicht en moet worden ingesteld.
Soort: geheel getal
Waardebereik: 0 - 365
Voorbeelden & tips
Gebruiksscenario's:
Planning en voorbereiding: Voor teams waar planning belangrijk is (bijv. productie, projecten), helpt een minimum termijn om voldoende tijd te hebben voor herverdeling van werk.
Last-minute aanvragen voorkomen: Om te voorkomen dat medewerkers op het laatste moment verlof aanvragen, stel je een minimum termijn in (bijv. 3 of 7 dagen).
Flexibele organisaties: Voor flexibele organisaties waar last-minute verlof acceptabel is, stel je deze instelling op 0 dagen.
Praktische voorbeelden:
Voorbeeld: Bij een minimum van 7 dagen kunnen medewerkers alleen verlof aanvragen als er minimaal 7 dagen tussen de aanvraagdatum en de startdatum zitten. Een aanvraag op maandag 1 januari voor verlof op dinsdag 2 januari wordt geblokkeerd. Een aanvraag op maandag 1 januari voor verlof op maandag 8 januari is wel mogelijk.
Aanbevelingen:
Start met een lage waarde (bijv. 0 of 1 dag) en verhoog indien nodig. Te strikte regels leiden tot frustratie.
Overweeg verschillende regels voor verschillende verlofsoorten (bijv. vakantie 7 dagen, calamiteit 0 dagen).
Communiceer duidelijk met medewerkers over de minimum termijn en waarom deze is ingesteld.
Veelvoorkomende fouten:
Te strikte minimum termijn instellen (bijv. 30 dagen) waardoor medewerkers geen flexibiliteit hebben.
Niet communiceren over de regel, waardoor medewerkers verrast zijn wanneer aanvragen worden geblokkeerd.
Geen uitzonderingen mogelijk maken voor noodsituaties.
Probleemoplossing:
Probleem: Aanvragen worden geblokkeerd ondanks voldoende dagen vooraf
Oplossing: Controleer of de berekening correct is. Het systeem telt vanaf de aanvraagdatum tot de startdatum van het verlof.
Probleem: Medewerkers kunnen geen last-minute verlof aanvragen
Oplossing: Dit is het beoogde gedrag. Overweeg om de minimum termijn te verlagen of uitzonderingen toe te staan voor managers.
Tips:
Start met een lage waarde (bijv. 0 of 1 dag) en verhoog indien nodig. Te strikte regels leiden tot frustratie.
Overweeg verschillende regels voor verschillende verlofsoorten (bijv. vakantie 7 dagen, calamiteit 0 dagen).
Communiceer duidelijk met medewerkers over de minimum termijn en waarom deze is ingesteld.
Kies een waarde die realistisch is voor jouw organisatie
Overweeg de impact op gebruikers voordat je een strikte limiet instelt
Deze instelling is verplicht en moet worden ingesteld voordat het systeem correct werkt
Per rol
Voor Beheerders:
Stel een minimum aantal dagen vooraf in om planning te verbeteren en last-minute aanvragen te voorkomen.
Stappen:
Ga naar Instellingen > Verlofregels
Stel het minimum aantal dagen in (bijvoorbeeld 7 of 14 dagen)
Bepaal of managers deze regel kunnen overrulen
Test met een proefaanvraag
Tips:
Start met een redelijk aantal dagen (7-14) en pas aan op basis van feedback
Overweeg verschillende regels voor verschillende verlofsoorten
Voor Managers:
Je ziet direct of een aanvraag voldoet aan de minimum termijn. Je kunt deze regel per geval overrulen indien nodig.
Stappen:
Bij goedkeuring zie je of de aanvraag voldoet aan de minimum termijn
Je kunt de regel overrulen voor uitzonderlijke gevallen
Gebruik deze informatie bij het plannen van teamverlof
Voor Medewerkers:
Je kunt alleen verlof aanvragen als je voldoende dagen van tevoren aanvraagt. Het systeem toont direct of je aanvraag mogelijk is.
Stappen:
Bekijk je verlofsaldo
Kies een startdatum die voldoet aan de minimum termijn
Het systeem waarschuwt je als de termijn niet wordt gehaald
Gerelateerde instellingen
Minimum verlof eenheid
Leave Administration Unit