Voorkom dat je team onderbezet raakt door verlofaanvragen automatisch te blokkeren wanneer de bezetting te laag wordt. Dit helpt je om altijd voldoende personeel beschikbaar te hebben.
Waar te vinden
Deze instelling vind je in Instellingen > Algemeen > Tab: Aanvraagregels.
Overzicht
Voorkom dat je team onderbezet raakt door verlofaanvragen automatisch te blokkeren wanneer de bezetting te laag wordt. Dit helpt je om altijd voldoende personeel beschikbaar te hebben.
Waarom dit belangrijk is: Capaciteitsplanning helpt je voorkomen dat je team onderbezet raakt. Het systeem berekent real-time de bezetting per dag en week, toont waarschuwingen bij dreigende onderbezetting en kan optioneel verlofaanvragen blokkeren als de bezetting te laag wordt. Elke team kan eigen capaciteitsregels instellen, inclusief minimum bezettingspercentage.
Impact op gebruikerservaring: Wanneer ingeschakeld, zien medewerkers direct of hun aanvraag mogelijk wordt geblokkeerd vanwege lage bezetting. Managers krijgen duidelijke waarschuwingen en kunnen per team minimum bezetting instellen.
Voordelen:
Voorkomt onderbezetting voordat het een probleem wordt
Real-time inzicht in teambezetting
Automatische waarschuwingen
Flexibele regels per team
Helpt bij strategische planning
Hoe het werkt
Wanneer een medewerker verlof aanvraagt, controleert het systeem de teambezetting voor de aangevraagde periode.
Als de bezetting onder het ingestelde minimum komt, wordt de aanvraag automatisch geblokkeerd.
De medewerker ziet een melding dat de aanvraag niet kan worden goedgekeurd vanwege lage bezetting.
Managers zien in het goedkeuringsscherm een duidelijke waarschuwing met de bezettingsinformatie.
Alleen wanneer de bezetting boven het minimum blijft, kan de aanvraag worden goedgekeurd.
In de praktijk:
Het systeem berekent de bezetting per dag en week op basis van FTE
Bij een verlofaanvraag zie je direct de impact op de bezetting
Automatische waarschuwingen bij dreigende onderbezetting
Optioneel: blokkeer goedkeuring als bezetting onder minimum komt
Per team instelbare minimum bezettingspercentage
Overzichtelijke grafieken en statistieken
Instellingen & regels
Standaardwaarde: Nee
Validatie & grenzen:
Soort: ja/nee
Afhankelijkheden:
Vereiste instellingen: Deze instelling werkt alleen wanneer de volgende instellingen zijn ingeschakeld:
Team capaciteit monitoring
Waarschuwing: - Deze instelling werkt alleen wanneer team capaciteit monitoring is ingeschakeld
Voorbeelden & tips
Gebruiksscenario's:
Strikte bezettingseisen: Voor teams waar onderbezetting niet acceptabel is (bijv. zorg, beveiliging), blokkeert deze instelling automatisch verlofaanvragen die tot onderbezetting leiden.
Piekperiodes: Tijdens drukke periodes (bijv. jaarafsluiting, seizoenspieken) kun je deze instelling tijdelijk inschakelen om te voorkomen dat te veel medewerkers tegelijk verlof opnemen.
Kritieke rollen: Voor rollen waar altijd iemand aanwezig moet zijn, voorkomt deze instelling dat alle medewerkers met dezelfde rol tegelijk verlof hebben.
Praktische voorbeelden:
Voorbeeld: Een IT support team heeft altijd minimaal 2 medewerkers nodig. Wanneer er al 1 medewerker verlof heeft en een tweede medewerker verlof aanvraagt voor dezelfde periode, wordt deze aanvraag automatisch geblokkeerd met de melding "Bezetting zou onder minimum komen".
Aanbevelingen:
Gebruik deze instelling alleen in combinatie met "team_capacity_enabled". Zonder monitoring heeft blokkering geen context.
Stel eerst monitoring in en observeer gedurende enkele weken voordat je blokkering inschakelt.
Overweeg waarschuwingen in plaats van harde blokkering - dit geeft flexibiliteit terwijl je nog steeds controle hebt.
Communiceer proactief met medewerkers over bezettingsregels om frustratie te voorkomen.
Veelvoorkomende fouten:
Blokkering inschakelen zonder eerst "team_capacity_enabled" te activeren - dit werkt niet.
Te strikte minimum bezetting waardoor medewerkers nooit verlof kunnen opnemen.
Niet communiceren over de regels, waardoor medewerkers gefrustreerd raken wanneer aanvragen worden geblokkeerd.
Probleemoplossing:
Probleem: Aanvragen worden niet geblokkeerd ondanks lage bezetting
Oplossing: Controleer of "team_capacity_enabled" is ingeschakeld en of er minimum bezettingen zijn ingesteld per team.
Probleem: Aanvragen worden ten onrechte geblokkeerd
Oplossing: Controleer de minimum bezetting instellingen per team. Mogelijk zijn deze te strikt ingesteld.
Tips:
Gebruik deze instelling alleen in combinatie met "team_capacity_enabled". Zonder monitoring heeft blokkering geen context.
Stel eerst monitoring in en observeer gedurende enkele weken voordat je blokkering inschakelt.
Overweeg waarschuwingen in plaats van harde blokkering - dit geeft flexibiliteit terwijl je nog steeds controle hebt.
Communiceer proactief met medewerkers over bezettingsregels om frustratie te voorkomen.
Gerelateerde instellingen
Team capaciteit monitoring